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招投标档案是企业招投标活动的客观记录,是每个招投标项目的重要法律依据.认真研究我国企业的招投标档案的管理所面临的问题,深人分析相关问题产生的原因,明确解决问题的对策和基本思路,对进一步规范招投标档案的管理工作,维护利益相关者的合法权益等,都具有非常重要的现实意义.

一、招投标档案管理面临的实际问题

我们通过实际调查发现,目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题.

问题一：招投标档案的数量庞大,给企业造成严重的管理负担.目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料,存档备查,并至少保存十五年”之要求,来确定本企业的招投标档案的保管期限.由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多,尤其是那些未中标单位的标书数量很多,加之缺乏细化的保管期限划分,已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力.如果不能及时地解决这一问题,必然会给企业带来沉重的管理负担,增加企业的档案管理成本,影响企业的经营效益.

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问题二：招投标档案的完整性不够.一般来说,招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录,是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系.但是,从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看,不完整的问题还是比较严重的.

问题三：招投标档案的管理模式落后,管理手段的信息化水平不高.据笔者的调查发现,一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式,缺乏必要的检索工具,随意存放现象严重.所以,在查找利用时,只能凭管理人员的记忆,在库房里翻找.

问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全.从调查的企业情况来看,招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循,管理人员一般只是凭经验在管理.这种情形的存在,在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”,亟待清理和完善.

二、招投标档案管理问题的成因分析

1　法规制度规定的模糊性和粗放性

我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》,但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊,甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样.这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的.《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后,应当签收保存,不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录,并存档备查”.《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况,由接收人签字并存档备查”,在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料,存档备查,并至少保存十五年”.这样的规定,只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架,并且存在着较大的主观随意性.

企业招投标档案管理的问题与参考属性评定
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企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值,所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料,否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”,大大增加企业的档案管理成本,降低企业档案管理的效益.按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定,企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用,十五年以上的保管期限的规定,也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题.同时,数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量,招投标档案的信息化管理水平的提高,更会变得举步维艰.因此,这种粗放式的法律法规规定,是必须加以改变的现实,否则将会给有关企业造成更为严重的问题.

2　招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清

就目前而言,一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题,就是因为它们没有明确的全程管理思想,没有把握住招投标过程中的关键性“节点”,缺乏必要的流程控制,致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”,并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果.另外,一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定,也是造成招投标档案完整性受损的重要原因.如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点,如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”,注意做好相关文件资料的备案管理,确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标,还是可以顺利实现的.

3　招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导

在目前的档案学应用理论研究成果中,我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章,而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果,很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用.有鉴于此,我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了.缺乏科学档案管理理论指导的实践,包括法律法规、标准制度的建设,都会是相对盲目的.为此,强化档案管理理论的建设,充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容,是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题.

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4　缺乏成本控制意识,信息化管理水平低

成本／收益比,是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题.如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式,就无疑会给企业造成较大的管理压力,如若长期持续下去,也会造成有关企业管理积极性的下降,粗会最终损害国家利益、企业利益.但是,目前的“一竿子插到底”的管理规定,以及落后的文档管理理念和制度要求,不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降,而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响.

基于上述认识,笔者认为目前必须采取切实的改进策略,积极行动起来,才能真正找到解决问题的出路.各有关企业与其采取消极观望的态