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,构建电子文件管理体制这是电子文件管理咨询存在的原因和发展的动力,是其最基本、最重要的内容.首先,电子文件管理咨询机构根据企业特点配备所需的智力团队,深入企业内部进行深度调研,了解企业各部门的情况,明确需求,找出构建电子文件管理体制的难点与重点.其次,根据实际情况,结合相关的法律、法规、政策和标准,制定出电子文件管理解决方案.再次,将制定出的解决方案反馈给企业,让企业各部门了解新的方案会给他们带来怎样的变化,征求意见和建议.最后,根据电子文件解决方案,为企业建立电子文件管理体制,即根据需要重组业务流程,建立电子文件管理系统,配备相应人员,让企业电子文件管理按新的方式运行.
2 电子文件管理日常指导
当新的体制平稳运行以后,指派人员对企业相关工作人员进行指导,并对新的体制进行监查和控制,保证电子文件管理的质量.
3 电子文件审计
电子文件审计,是指由电子文件管理咨询机构对电子文件的真实性、完整性和可靠性进行审计.基于电子文件可复制、易传输、修改后无痕迹、删除后无法复原等特点,电子文件管理存在无法保证其真实性、完整性、可靠性的风险.而电子文件作为业务活动的记录,又具有相当强的凭证价值.完整、真实、可靠的电子文件可以反映企业真实的经营状况.对电子文件进行审计,可以了解企业活动是否合法合规,是政府、公众等对企业活动进行监督的有利手段.随着上市公司的增多,以及美国安然公司丑闻等文件造假和销毁事件,电子文件审计将成为一项非常重要并备受关注的任务.它将成为电子文件管理咨询的重要内容.
此外,电子文件管理咨询还应该为企业提供档案政策法律咨询、信息咨询和知识咨询等,为企业提供档案增值服务.
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