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随着信息技术迅速发展,档案管理也步入信息化时代,许多档案馆已经研发出档案联合目录管理系统,不仅发挥了重要作用,同时也积累了大量数据库信息资源.但由于各个数据库系统之间不兼容,各个系统具有不同的运行平台和数据库平台,无法实现数据库共享.为此,笔者提出建立国家档案在线联合目录的构想.
建立国家档案在线联合目录的必要性
国家档案在线联合目录是一个基于广域网,能够整合各档案馆资源,提供档案信息检索的服务系统,具有如下优越性：
全面性.这一系统可以为各类档案利用者提供跨地域、跨行业、跨部门的档案信息,提供所需档案的数量、所在地、利用方法、条件和以及其他档案等相关信息,发挥档案利用的索引导航作用,从而向多层次、广地域的公众档案利用者提供指引.让档案信息更加贴近普通公民,贴近需求者,实现档案信息资源的社会化.
互补性.每个档案馆的馆藏内容都有自己特点,通过档案在线联合目录,便于互通有无,形成全国性协作网络,满足多方面的要求.
共享性.联合目录贵在“联合”,不仅有利于档案利用者对档案的查询,而且有利于各档案馆对档案的管理和馆际之间的交流,实现档案资源共享,顺应信息化时代要求.
建立国家档案在线联合目录的可行性
(一)档案联合目录是建立国家档案在线联合目录的先决条件
档案联合目录是指一种联合两家以上同盟档案馆馆藏目录的数据库,使用者可以从单一窗口网站检索到国内多家档案馆馆藏.
联合目录的编制是把一个地区、一个省甚至全国的档案馆中某一类或某一专题的档案馆信息著录下来,从目录上可以了解有关档案馆馆藏信息,扩大档案资源的利用面,能使一馆的档案信息越过地域限制,提供给一个地区乃至全国的利用者使用,从而实现资源共享.当档案联合目录与网络相结合,形成档案在线联合目录时,其优势会更显得淋漓尽致.
(二)档案目录中心的建成是建立国家档案在线联合目录的必要基础
档案目录中心是国家档案目录信息网络的基础组织形式之一.按照一定的原则与方法,逐步组织全国统一的、分层次分专业的档案目录中心网络,通过各个档案馆之间广泛的目录交流和合作,实行档案信息的集中统一管理,达到信息资源共享.这让广大利用者能准确、及时、全面地获得档案信息,是我国档案目录信息网络建设中一项基础性、开创性的工作,是档案工作由封闭、半封闭型向开放型转变的重要途径,是提高档案信息资源经济效益和社会效益的重要环节.
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目前,我国已经建立了全国明清档案资料目录中心、全国民国档案目录中心和全国革命历史档案资料目录中心三个国家级历史档案目录中心.一些省市也建立了自己的历史档案资料目录中心,取得了不错效果.我们应该发挥我国的档案管理体制优势,建立各类目录中心,为国家档案在线联合目录的建立提供更坚实的基础,以实现更多档案信息资源的整合和共享.
(三)数字档案馆是建立国家档案在线联合目录的有力推动
数字档案馆是用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案群体,应用计算机、通讯和多媒体技术提供电子网络检索和服务的档案信息系统,它是一个有序的信息空间,一个开放的信息环境.它具有采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化和服务人性化的优点,目前,很多档案馆都在实施这项建设工程.
建设国家在线联合目录是为了促进档案信息的利用,促进档案机构间的信息共享和信息交流,从全局对档案信息进行管理.它与数字档案馆的概念应该是一致的,只不过这个目标更为具体和实际些.而且档案在线联合目录
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(四)异构数据库技术是建立国家档案在线联合目录的可靠保证
档案在线联合目录可采用档案异构数据库,可以实现数据的共享和透明访问,各个档案数据库系统在加入异构数据库系统之前本身就拥有自己的DMBS.也就是说,异构数据库的各个组成部分具有自身的自治性,在实现数据共享的同时,每个数据库系统仍保有自己的应用特性、完整性控制和安全性控制.档案异构数据库系统的目标在于实现不同数据库之间的数据信息资源、硬件设备资源和人力资源的合并和共享.其中关键的一点就是以局部数据库模式为基础,建立全局的数据模式或全局外视图.
建立国家档案在线联合目录的制约因素
(一)档案信息资源特殊性的制约
档案资源的本源性和不可再生性的特点使其具有重要的凭证价值和参考作用.档案用户中绝大部分对档案的需求在于其凭证价值,而对于数字化的档案而言,其原始性和真实性则无从考证,不能完全地再现档案原件的原貌,存在失真的可能性.所以,对于需要利用档案凭证价值的用户来说,国家档案在线联合目录只能给他们指明所需档案的馆藏地,而无法远程解决他们的根本需求.这将会成为国家档案在线联合目录发展、壮大的致命弱点.
(二)建立国家档案在线联合目录观念上的误区
很多人认为档案信息受到保密时效以及安全问题的限制,所以也理所当然地认为国家档案在线联合目录会使档案的保密性和安全受到威胁.其实不然,档案实体存在着信息的泄密问题,而国家档案在线联合目录只是公布目录,若想进一步查询,网站就会设置访问权限,这就解决了档案信息安全和泄密的隐患.
众所周知,图书在线联合目录建设很成功.目前全球最大的线上联合目录为OCLC所提供的“WorldCat”数据库,国内最大的线上联合目录为“全国图书书目资讯网”,它是由参与合作图书馆和国家图书馆所共同合作编目和维护的书目数据库.鉴于此,很多档案学者试图将图书联合目录“移植”于国家档案在线联合目录的建设中.但档案与图书之间有种种差异,档案的原始记录性、保密性、不可再生性等属性,决定了我们要针对档案本身特点和属性,建立国家档案在线联合目录.
(三)档案人员信息技术业务素质的缺乏
随着科学技术的迅猛发展及在档案领域的广泛运用,档案工作科技含量越来越高.而建立国家档案在线联合目录需要众多档案馆(室)积极参与,更要求所有档案工作者具备较好的计算机业务素质,但目前却尚未能达到,导致档案工作者开发软件时提不出自己的需求,这势必会对国家档案在线联合目录的建立带来不利的影响.
(四)档案异构数据库带来的隐患
在目前科学技术水平下,国家档案在线联合目录可采用档案异构数据库,这也会不可避免地产生一些不便和安全隐患.档案异构数据库带来的不便隐患体现在：首先,档案信息重复存放在多个档案数据库中,浪费档案存储空间；其次,不同的数据库中数据不一致,存在着数据名称、数据单位、数据值的不一致,在一定程度上会阻碍系统中信息的交流和沟通.安全隐患体现在：第一,档案异构数据库信息资源的整合是基于网络的,因此整合过程中信息的网络传输存在一定风险；第二,由于各个档案异构数据库的节点存在自治性、档案数据库中的数据的独立性,使各个平台之间数据的操作存在很大的安全隐患；第三,在整合的过程中,各个异构的档案数据库要突破原有的信息孤岛,借助开放的网络环境进行各个数据库间数据传输与互访,需要跨越不同硬件和软件平台进行通信的特性,使得数据库安全问题在异构环境下变得更加复杂.
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