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随着世界一体化进程的加快,各国政治、经济、文化、社会、习俗的日益相互交融,政府、企事业单位、社会团体间的对外交往、交流、合作以及考察访问等国际交际活动更加频繁,涉外事务工作愈发显得重要,其工作内容和范围在逐步增加和拓宽,涉外事务管理蓬勃兴起.

涉外事务管理学是一门新兴学科,是将外交学、行政学、管理学、经济学等多种学科相交叉的一门综合性边缘学科.

我国涉外事务管理工作伴随着改革开放30年来的发展及对外交往的不断深化,特别是网络信息的进步,涉外事务管理由原来的临时性、小范围、后台服务性工作,发展成为现在的设有常设机构、专职人员的专业性工作；由语言翻译、迎来送往、礼宾服务等局部事项,发展到协助处理、直接参与涉外事务的全过程,参与项目的设想、设计、可行性研究、立项、谈判、协商、签订合同,项目的组织、指挥、实施等,涉外事务管理者已成为领导决策的重要参谋、核心幕僚,甚或亲自指挥.外事人员工作由简单的服务性工作拓展为全方位全过程的管理工作,由后台走到了前台,涉外事务工作范围更加宽广,涉及到国家间、政府间的外交事务；对外经济、贸易等交往事务；国际间的企业购并、合作、合资、独资事务；对外科技、文化、宣传等交流事务；国际大型活动的承办事务；这就要求涉外从业人员在具备了一定的外语交际能力的条件下,需要掌握涉外事务的办理流程,基本的涉外事务管理知识和相关的法律、规程,懂得基本的公关交际技能,交往技巧,具有过硬的心理素质,成为领导不可或缺的得力助手和优秀高层管理者.

一、涉外一般指国外、境外

涉外事务是指国家、地方、部门涉及与国外、境外政府、组织和个人跨国跨境交往、交流事务的总称.涉外事务有狭义和广义两层含义.狭义的涉外事务通常是指国家间的外交事务、对外联络；单位组织间的对外交流、交往.广义的涉外事务则指国家机关、企事业单位、社会团体与外国政府、组织、机构、外国企业、团体、外宾、华侨所进行的政治、经济、文化、法律、军事、旅游等一切交涉、交际、交流交换等活动.

涉外事务管理工作的内容包括：人员、动植物、货物、资金的跨境通关事务的管理；国际企业境内外设立及管理；国际文化交流、对外宣传、国际赛事、国际会展、国际会议等大型涉外活动的申办、承办等事务的管理；档案、礼宾、谈判、文书、翻译等行政管理内容.

涉外事务管理主体分为两个层面.其一是国家管理层面,包括国家政府及各级机关、职能部门代表国家利益进行的涉外事务管理.如公安部、外交部、海关、边防检查、外汇管理局、商品动植物检验检疫局、商务委、文化部对相关的组织、个人等的涉外事务活动所进行的管理.其二是单位组织层面,包括各类组织单位对自身涉外事务进行的管理.如外宾来访、内宾出访的出入境手续办理、接待、翻译、行程安排；会晤、会议、谈判的举行等行政、礼宾等.

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涉外事务管理特征：1、涉及面广泛；2、政策性强；3、事态的多变性和不可确定性；4、从业人员素质要求高.

二、涉外事务管理职能：

1、服务职能.国家政府服务于涉外相关事务的单位组织；单位组织及涉外管理人员服务于部门、领导和人员.

2、组织协调职能.涉外事务是一项综合性事务,需要上下协调、内外协调.如协助办理出入境事项,组织安排接待外事活动.

三、涉外事务管理的基本原则

1、统一领导原则.涉外事务活动必须服从国家的统一领导,对外表态口径要统一.不论哪个单位的涉外事务工作,都是国家外交事务的一个组成部门,都是国家外交政策、外交关系的体现.因此,各单位处理涉外事务工作时,必须按照国家有关部门统一的方针、政策、规定、标准、要求开展工作,办理有关涉外事务业务,完成各项涉外事务任务.绝不允许各行其是,各搞一套.对没有把握的事,要及时向涉外管理部门请示、报告,以免出现差错.

2、弹性灵活原则.在对外交流、交往中,可能会随时出现各种各样意想不到的事件发生,需要冷静而灵活的处理方式和富有弹性的政策把握,来应对突发事件,使之与我国对外开放的政策、环境相适应.

3、平等相待原则.在涉外事务工作中,应体现我国在国际交往中大小国家一律平等的原则,尊重各国的风俗习惯,不强加于人.既要反对卑躬屈膝,又要反对任何大国

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4、内外有别原则.在涉外事务活动中,礼仪和生活照料应尽量热情周到,但也不要过分讲排场,铺张浪费.要充分做好调查研究,做好礼宾安排,跨境通关服务等,对外该说的话就说,不该说的就不说,内外有别,重礼仪,重实效.

四、组织机构设置及职责

随着涉外事务活动空前活跃,各单位组织纷纷在内部建立了对外交流专职部门,如：涉外事务办公室、涉外事务处、外事处,涉外事务科、国际交流部、企业国际事务部等专职管理机构,成为开展国际交流与合作,实行多层次、多渠道、全方位对外开放的重要职能部门.

作为企事业单位的涉外事务办公室（处、科）的基本职责：

1、代表本单位维护其主权、安全和利益,办理外交事务,承办单位高层领导与外国高层领导的外交往来事务,贯彻执行本单位外交方针政策和有关法律法规.

2、负责调查研究国际形势和国际关系中与本单位有关的全局性、战略性问题,研究分析与本单位有关的国际商务伙伴和竞争对手的基本状况和发展情况,及时做出报告,为制定发展战略和方针政策提出建议.负责礼宾方面的具体工作,提示领导应注意的诸如习俗、禁忌、爱好、喜好,外宾的个人背景等.

3、按照本单位总体外事项目布局,负责组织协调与其他部门的工作.

4、负责本单位对外交往活动中有关合同、协议的谈判工作,协助筹备洽谈事务的文件起草、撰写、整理、归档等行政工作.

5、负责协助办理本单位与涉外司法、法律有关的案件事项,负责相关法律方面的知识准备等.

6、负责本单位对外礼仪、典礼事务、礼宾事宜,组织迎来送往的礼宾工作：包括外宾的吃、住、行等日程行程安排；统筹安排会晤、会议、参观等活动的举行时间、地点、参加人员等.

7、负责协调办理人员、货物、资金、商品、动植物等进出境的手续办理.

8、负责协调本单位驻中国外国人员或外国组织工作的衔接等事宜.

9、负责衔接对外的宣传报道等事项.

10、负责本单位重要涉外事务活动、外交文件和文书翻译工作.

11、承办本单位交办的其他事项.

总之,随着我国国际地位的加强,涉外事务工作将更加具有专业性和综合性,涉外事务管理将肩负起重要职责.

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