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[摘 要]文章就当前电力企业会计档案管理过程存在的若干问题进行探讨,在分析这些问题的基本表现和产生原因的基础上,相应地提出了合理利用电力企业会计档案的对策和措施.

[关 键 词]电力企业；会计档案；会计档案利用

[作者简介]钱菊,广西送变电建设公司档案管理员,馆员,广西南宁530031

[中图分类号]G275.9　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2007)06－0072－04

电力工业是关系国计民生的重要基础产业和公用事业,电力企业作为公用事业,其建设资金绝大多数来源于国家财政,实行的是微利原则,有利润也是应用于公用事业.2004年,全国净增发电装机容量4929万千瓦,发电设备总容量达到44070万千瓦,比上年增长12.6％.另外,全国共投产220千伏及以上输电线路22912公里、变电容量10625万千伏安.区域电网和省级电网网架得到加强,全国联网格局基本形成.2005年,新增发电装机容量约7000千瓦.电网建设投产220千伏及以上输电线路25000公里左右,变电容量约14000万千伏安.电网建设将对电网保护与控制设备、输变电设备、电力计量设备等行业内企业产生直接影响.新增发电装机容量创下峰值年,电网建设滞后于电源建设的局面将有所改变.

2005年是电力装备制造业供货任务最繁重的一年,特别是国家投资336.2亿元对县城电网建设与改造工程全面启动,输变电设备的需求缺口加大,输变电设备生产虽然受到原材料上涨的冲击,仍然有一定的利润空间,但是以目前电网企业的赢利能力,还达不到能够正常发展的水平.要解决这一问题,电力企业除了努力消化成本增支挖潜降耗外,还应加强企业内部管理,利用现有资源――文书档案,寻求新的闪光点.本文提到的文书档案侧重于会计档案.

一、会计档案的定义

作为文书档案的一种,会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据.会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员.会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成,而会计核算是会计的基本环节,会计档案则是这个环节的集中反映和副产品.会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,是登记账簿的重要依据.会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种.会计账簿是以会计凭证为依据,全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍.会计报表是用统一的货币计量单位,总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件.会计报表分为月报、季报和年报.会计档案应由财会部门按照归档的要求,负责装订成册或整理立卷,按要求移交归档.

二、会计档案的特点和功能

(一)会计档案的特点

1、专业性.会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物,与会计工作活动密切相关.

2、广泛性.从形成会计档案的部门与单位来看,凡是具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案.

3、严密性.会计档案形成过程具有严密性,一环扣一环,联系紧密,在反映经济活动与财务收支方面缺一不可.

(二)会计档案的功能

1、为国家经济建设进行决策及对宏观经济进行监督管理,提供真实可靠的信息.

2、小范围能为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据,大范围能为保护国家财产和打击经济领域不法行为提供有力证据.

3、为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料.

三、电力企业会计档案利用的现状

随着市场经济的逐步发展,电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体,电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势.首先,国家宏观调控政策影响逐步显现,经济增长速度放缓,用电市场开拓难度加大.其次,受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响,高能耗企业的用电需求将进一步萎缩,市场形势更加严峻,并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生.此外,枯水期需购入计划外电量填补缺口,将增加购电成本2亿元.

会计档案是企业经济发展的重要资料,充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益.可惜的是,电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上.受传统计划经济体制的影响,多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用,而对会计档案资源利用却没有引起足够重视,很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动,在一定程度造成了会计档案资源的浪费.同时,由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题,对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制,导致一批现实的会计档案用户被拒之门外,潜在的会计档案用户得不到转化,会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥.

四、电力企业会计档案利用的意义

从各类权威电力投资信息分析材料得知,随着国民经济的快速发展,我国电力市场进人了新一轮景气循环,城市化和重工业化的高速发展带动了电力需求的强劲增长.2005～2007年,我国将新增电力1.80亿千瓦,到2010年我国电力装机容量将达6亿千瓦,2020年将达到10亿千瓦.从2004年到2020年,我国电力将翻一番.我国特高压电网工程的建设给输变电行业带来新商机.据预计到2020年,全国特高压及跨区电网的输送容量约为2.1亿千瓦,其中800千伏直流约为5600万千瓦,另外约1.5亿千瓦由交流构成.从投资角度看,2020年,特高压交流加直流的市场约为4060亿元,其中交流2560亿元,直流1500亿元.

在输配电设备行业,虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要,但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段.电力企业档案记载企业的历史,信息连着企业的未来.充分利用会计档案,可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算,自身可支配资金的动态,整体资金状态的参考分析,以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持,以便更好地把握企业的发展方向.

我们知道,所谓预算管理,就是用货币来计量,将决策目标所涉及的经济资源配置,以计划的形式具体地、系统地反映出来.简言之,就是决策目标的具体化.“预则立,不预则废.”这句古语早已确切地道出了预算的重要性,因此做好电力企业全面预算管理是非常重要的,这又正是会计档案所能提供的.会计档案所记录的是投入价值中的历史成本,而历史成本的可靠性是不言而喻的.

我们知道,资产的定义是预期能够流入企业未来经济利益的资源.我们可以看出会计档案资源和物资资源都符合此定义,即两者都有为企业带来经济效益的能力.会计信息的需求者最关心的是档案数据为企业创造的价值大小,期望会计档案信息能帮助他们预测企业未来的现金流量,对档案价值的需求相对而言要小些.也就是说,利益关系人并不太在乎企业档案本身的价值大小,他们更关注企业取得和利用会计档案的成本和档案信息给企业带来的效益.总的来说,充分利用会计档案,可以实现以下管理效果：

(一)掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询,实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况,包括账户基本情况、交易记录、余额信息,提高分析和驾驭市场的能力.从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点,研究制定出多种营销策略组合.

(二)监控资金动态.防范风险、堵塞漏洞

利用会计档案可方便地随时监测异动,加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理,为企业减少风险；同时,可方便随时摸“家底”,查问题,找原因；对症下药,堵塞漏洞,完善各项管理制度和内控制度,提高管理水平,为企业的改革和发展奠定坚实的基础.

(三)提高资金的使用效益

利用会计档案,实时掌握企业可支配的资金总量,可以向商业银行争取较高的协议存款利率,可以在公司内部调剂余缺,可以

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