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是职务相分离、职权不相容原则.电算化后,这一原则的重要性将下降甚至得不到遵循.由于系统操作的高度集中,许多岗位、手续可以合并到计算机统一进行,会计工作人员将大大减少,从而使一些不相容的职务得不到分离,降低了相互牵制的效力,增加了在未批准的情况下对数据进行修改的可能性,从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁,增大了作假的可能性.
4.2会计电算化系统下差错的重复性和蔓延性
会计电算化系统数据处理集中化、自动化,数据可以转入、拷贝,因此一个业务的数据错误往往会重复出现几次,从一个环节蔓延至其他环节,导致整个系统数据失真,错误的严重性加大.例如:录入的错误数据会再次用到会计科目汇总的过程中,导致科目汇总数据错误,而在进行经济指标分析时,又可能再次使用错误的科目汇总数据.从而,因一个数据的错误而导致一连串系统的错误,影响到整个会计信息系统的数据失真.
4.3会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
由于计算机硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其它非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行.数据处理的准确和高效主要依赖于财务软件的质量和性能,一旦软件质量出现问题就会影响到数据处理的准确和速度.程序中出现病毒,将会严重危害系统安全,扩大损害,致使数据丢失,给会计电算化系统造成严重损失,影响企业的会计工作.磁性介质以磁信号存储信息,往往也会被人恶意利用.
4.4网络环境下会计电算化系统的内部控制出现新的问题
网络环境是一个开放的环境,在这个环境下任何信息在理论上都有可能被访问到.会计电算化系统下,会计信息通过物理通信线路传输存在着很大的安全隐患.例如,网络信息很有可能在传输过程中被非法拦截或者人为篡改,网络中存在的病毒和网络的侵袭都可能给网络环境下的会计电算化系统带来危害.
5强化企业会计电算化系统的内部控制的对策
5.1加强会计信息系统的安全性、保密性
网络会计由手工分散操作变为计算机集中处理,数据处理形式发生了质的变化.会计软件必须从服务器等设施上的数据安全和在传输过程中的信息安全两个方面入手,增强网络安全防范能力,着重考虑内部控制的安全性问题,建立健全内部控制制度,建立数据保护机构,加强数据的保密和安全.
5.2强化会计数据处理操作过程的控制,设计开发优秀的会计软件
电算化会计系统数据加工的方法和流程与手工方式截然不同,因而检查和纠正错误的方法也不同.手工方式下,可随时对凭证、账簿和报表的数据进行审核并纠正发现的错误,而在电算化方式中,一旦输入系统的是错误数据,将导致整个会计过程的错误.因而,对电算化会计系统实行处理操作控制,是保证电算化系统能够正确处理数据的一项重要措施.
所谓处理操作的控制,是指对电子计算机设备所执行的特定处理作业所作的控制,包括输入制度、处理控制和输出控制等.与其他内部控制方法不同,虽然有些处理操作控制是通过人工干预实现,但大部分是通过软件来完成的.所以,一个良好的电算化会计系统,它的软件部分应该具有处理操作控制的功能,在研制的早期阶段即系统分析、系统设计中,就须考虑这种控制措施.设计处理操作控制时,应注意成本、效益问题.过多的、过于复杂的控制方法将会降低系统的工作效率,从而影响企业的经济效益.在设计控制方法时,应该反复考虑和权衡成本和效益这两个方面.一般来说,对于影响会计核算正确性方面的错误,应全力加以防范,甚至采用多种方法予以多次拦截.
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5.3会计电算化会计资料的保存
注意对会计核算资料的保护,尤其是病毒防范与控制.防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度.具体包括软件、软盘及计算机系统的采购和更新,要通过病毒检测后才可使用,建立软盘管理制度,安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒,采用网络防火墙技术等.
同时,为了确保计算机会计系统产生的数据和信息已被储存,便于调用、更新和检索,企业对于输出的磁性介质的会计资料应及时贴上外部标签,妥善保管、存档或上报使用.文件的修改、更新等操作都应附有相关书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记.计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查.
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