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1　加强正确认识.电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性,是现代信息社会的优质战略资源.在电子政务建设过程中,真实、可靠、安全的电子信息,是政府管理的基础、决策的前提和服务社会的依据；而确保电子信息真实、可靠、安全的前提是对其进行科学有效的管理.因此,电子文件管理工作开展的好坏是决定政府电子政务建设顺利与否的关键,也是数字档案馆建设的目标,是档案信息化建设的归宿.对此,广东省各级政府和档案部门的领导应该有十分明确的认识,在今后的管理工作中,把电子文件管理工作作为信息化建设的中心,协调好电子文件管理与电子政务建设、档案信息化建设和数字档案馆建设之间的关系,以取得事半功倍的管理成效.

2　强化统筹领导.电子文件管理工作是一项系统性强、周期长、协调难度大、投人多而持久的系统工程,需要各方积极参与,群策群力,共同推进.因此,有必要成立全省性的电子文件管理机构,统筹协调全省电子信息的管理工作,实施标准化战略,按照国家电子文件部际联席会议的统一部署,统一和强力、强制做好电子文件的科学管理、方针政策引导、标准规范执行、业务咨询服务、系统研制推广多方投资合作和电子文件利用理念培育等工作,寻找出一条适应全省省电子文件管理工作变由下而上转型为由上而下规范推进的科学发展之路.

3　推进电子文件中心建设.整合电子信息资源,发挥整体服务优势,把电子文件中心建设做强、做精、做到位,使电子文件中心的管理模式成为展示广东电子文件管理工作取得实效的示范.一是出台全省性的电子文件中心建设统一标准及相关业务规范,以保证各地新建电子文件中心的建设水平的同时,为已建成的电子文件中心的规范管理和系统功能改造和完善提供依据.二是采取措施扩大电子文件中心的覆盖面,提升电子信息整合的规模效应.对电子文件中心建设工作走在前面的地区给政策、压担子,促使其更好地发展；对制约因素较多、电子文件中心建设工作发展相对滞后的地区多帮扶、勤指导,加快电子文件中心建设,缩小差距；三是建立全省统一的信息服务平台,为实现信息资源的互联互通、信息共享奠定基础.四是要积极做好信息服务工作.强化以人为本、换位思考意识,改变以我为主的服务观念,通过改善馆藏结构、加强馆藏告知宣传、打造“档案精品”活动、实行首查负责制、服务“一站式”等形式,培养和增强社会大众的需求意识；通过营造具有一定文化和历史品味的服务氛围,打造人性化、休闲化与公益性、文化性相结合的服务风格,满足和引导社会大众的需求习惯,切实发挥出综合信息服务中心的作用.

4　建立风险机制.随着电子文件管理工作的深入发展,电子文件管理中心数量会不断增多,不同层次的网络信息平台将逐步建成,广东省面临的电子信息安全管理问题也会越来越迫切.我们必须要引入电子信息安全风险管理机制,处理好电子文件在保管与利用、安全与保密中的安全风险、安全成本与安全效率的平衡关系.出台电子信息安全风险管理标准,对全省电子文件管理的每一个环节进行评估,寻找在现有条件下我们能够接受的成本,风险和效益的动态平衡指数,进而科学决定将要采取的档案安全保管对策.目前,根据广东省电子信息互联互通程度较低、自上而下的管理还没有到位、出台风险管理标准条件还不成熟等情况,各地档案部门选择成本低、安全性高的电子资源离线异地备份的方式.这种离线异地备份既可以避免突发的灾害,又可以实现证据保全,实现最可靠的电子信息安全保障.全省有条件的地方应该积极争取,以项目形式建设电子文件保全备份中心,为区域内电子文件的证据保全、安全保障和资源整合提供新的途径.

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