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【摘 要 】现阶段,随着科学技术的飞速发展,计算机信息技术也获得了巨大的突破及广泛应用,现代档案管理中以计算机技术为契机,促进了档案信息管理的科学性和时效性.信息资源成为目前知识经济时代最宝贵的资源,所以,档案电子化是信息时代档案工作发展的必然趋势,本文简单分析了计算机技术在现代档案管理工作中的作用.
【关 键 词 】计算机,现代档案管理,应用
1.前言
利用计算机技术进行对档案的管理,跟传统手工管理模式相比,具备许多无法比拟的优势.比如说,电子版档案提高了检索速度,使资料查找更加方便,大大增加了存储容量,增强了档案资料的保密性,延长了档案资料的寿命,降低了档案管理工作的成本,以上优势大大促进了档案管理工作的效率提高和工作利用水平.
2.计算机在档案管理工作中的应用情况和发展历程
现阶段,计算机技术飞速发展并被广泛应用于社会经济的各个领域,这为档案管理工作实现信息化和科技化提供了契机.现阶段,信息已经成为网络时代最宝贵的资源,档案工作的电子化是信息时代档案工作面临的必要转型,这点已经被人们广泛接受并在具体的档案工作实践中取得了良好的成绩.具体的说档案工作的信息化包括：档案文件资料的信息化,档案管理工作流程的信息化,档案工作管理模式的信息化,这就是以计算机技术为基础的档案工作的数字化.在计算机网络技术的支持下,用现代化的科技成果对传统档案管理工作的模式和工具等进行革新,从而实现档案管理工作的信息化.例如,利用计算机技术、网络技术和管理软件实现对档案管理工作的信息化管理,这样不但进一步发挥了计算机技术在档案工作宏观管理上的作用,同时促进了计算机技术和档案管理工作的融合,对于提高档案工作人员现代化管理能力及推动档案工作的信息化建设具有重大的积极意义.
21世纪是一个知识大爆炸、科技高度发达的新世纪,我们每天工作在高科技环境中,学习在高科技环境中,生活在高科技环境中,并在这个高科技的环境中求得生存、谋得发展.高科技不但向世人展示了它无比强大的能量及发展势头,同时也向世人提出了一个新的命题：要想成为时代的弄潮,不但要有掌握高科技的知识和技能,同时也要有对高科技的应用能力和创造能力,用发展创新的眼光顺应新时代的要求.
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3.现阶段计算机在我国档案管理工作中存在的缺陷
3.1 在实际的档案管理工作中,存在着档案信息发布及网络基础建设各行其道的现象,导致了网络的层次不一、缺乏通用性、档案信息发布及网络建设不能有效结合,所以,需要进一步加强档案工作的标准化流程和规范化操作.将计算机技术引入到档案工作是以统一的工作规范和操作标准为前提的,在传统模式的档案管理工作中,存在着档案文件的质量良莠不齐、档案著录的标准不统一等现象,这对档案管理工作的信息化进程有着很大的阻碍作用.
3.2 电子档案信息的安全隐患.在全球化、信息化和网络化的发展时代,因特网具有的开放性、共享性和动态性等特征,导致所有人可以自由出入Inter,这样造成了严重的电子档案信息的安全隐患.目前很多的政府公文都是通过政府电子政务系统直接在Interner上面发布和流转的,在用网络进行电子档案的传输时容易遭到窃听、泄密和篡改等破坏.另外,电子版的档案在传输、保存和归档的过程中存在着容易被病毒入侵的危险.瑞星公司发布的《2006年度中国大陆地区电脑病毒疫情互联网安全报告》证明：仅2006年被瑞星公司截获的病毒就有231211个.建立在计算机网络技术基础上的档案工作信息化面临着这样恶劣的网络环境,一个小小的疏忽就很可能给档案工作带来不可挽回的损失.每日强行进入互联网的非法访问数量多到不计其数,我国既有的防火墙技术很难控制黑客中的高手,这严重威胁到了我国电子档案资料的安全.
4.如何充分发挥计算机技术在档案管理工作中的作用
4.1 加速计算机技术在档案管理工作中的普及
要想真正实现档案管理的现代化,使人们更加方便的检索、利用档案信息资源,就需要尽快的、最大程度的实现档案管理工作的信息化,这就要充分发挥计算技术在档案管理中的作用.档案管理工作中引入计算机技术,可以很好的实现档案编目及检索的自动化、档案自动存储和电子文档管理等操作.所以尽快实现计算机技术在档案工作中的推广普及是各档案部门面临的重要课题.
4.2 档案工作人员应提高档案意识和业务素质
在现代这个信息化时代,档案作为一种宝贵的信息资源,已经被广泛关注及重视,各单位档案管理工作人员应该顺应时代要求努力提高自身素质,提高业务素质和工作能力
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4.3 建立健全相应的法律法规
建立健全相应法律法规,赋予电子版档案信息具有法律效力,使电子版档案信息和传统纸质档案具有同样的证明能力,在既有法律（如《档案法》）的基础上,进一步强调电子版档案的法律地位,同时颁布符合《档案法》主旨的配套可行的电子档案管理的法规和操作细则,以确保电子版档案的互联性、真实性和凭证作用.
大学档案管理工作本科毕业论文怎么写
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5.结束语
现阶段,虽然我国档案管理工广泛采用了计算机技术,计算机技术的引入也确实对我国的档案管理工作起到了巨大的推动作用.但是就现今状况看来,档案工作中计算机的普及程度仍显不够,多数科研院校和金融行业完全实现了档案管理的电子化和信息化,其他多数行业中档案工作还处于传统的人工管理或者部分计算机管理的状态,这种情况阻碍了计算机技术在档案管理工作中优势的的充分发挥.所以,下一步要继续在档案管理工作中进行计算机技术的推广和普及,最终实现我国档案管理工作的信息化和科技化.
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参考文献
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