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自20世纪80年代起,世界范围内以计算机技术为核心的现代化信息技术的发展以及应用,给档案管理带

关于计算机论文范文参考文献来了前所未有的冲击.计算机作为高科技的产物,其优越性已在许多领域得到了充分的展示：极大的贮存量便是一大突出的特点,一张小小的软盘便可存储近70余万个汉字；高速的运算速度使得随时调阅其中的任何内容都游刃有余；灵敏的识别判断能力使检索查阅变得方便至极.

1.应用计算机技术进行档案管理的必要性

1.1是档案管理现代化发展的要求

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整理、编目、检索、统计及借阅等业务职能.其一,用计算机编制档案检索工具,以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二,用计算机进行档案检索,按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率、档案调阅和归还等进行登记与统计.因此,为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,必须加强档案管理综合应用计算机技术的研究,购买文档管理一体化系统软件,实行综合化管理.尤其是电子档案的出现使党政机关和企事业单位的办公、管理以及运营活动的方式都发生了质的变化,而电子政务以及电子商务这种形式的办公方式崭露头角,并逐渐代替了以纸张为媒介传递信息的很为传统的办公模式,人们利用计算机以及网络来进行信息的写书、传递、储存、查看、检索以及利用,而信息的存在方式却是由原来的看得见的、摸得着的固态形式转变为看不见的、摸不着的数字代码形式.随着电子文件的逐渐增加,对于电子档案的一些超前的控制、及时的收集、有效的管理开发利用、数字化技术的推广、服务范围的扩展、管理手段的不断革新等,都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步.因此,档案管理人员要树立适应新形势要求的全新的服务理念,把现代化的计算机技术和我们所累积的工作经验、档案利用的典型案例同档案史料、编研材料结合起来,创新管理手段,改进工作方法,增强服务的意识,改善服务的环境,使档案信息能得到更好的利用,从而顺应时展的要求.

1.2是档案管理人员素质提升的要求

实现档案管理信息化的首要前提是其管理人员必须具备信息意识且综合素质达到现代化管理的要求,能够通过计算机应用技术来分析、解决问题,使计算机成为其劳动中的一种重要工具或者手段.目前,由于工作对象在不断扩展以及工作手段在不断更新,档案部门工作人员的信息意识比较薄弱,时代紧迫感不强,现行的管理手段仍停留在传统手工管理阶段,导致工作效率较低,没有时间以及精力进行信息的有效开发,追根溯源,除了机制和经费等因素,最重要的因素就是有些档案工作人员对计算机应用于档案管理之中的作用缺少足够的认识,整个档案队伍的现代科技理论与管理技能层次较低,知识结构不够合理,进而导致档案管理的水平难有实质性的提高.因此,在信息化时代,强化档案管理人员的现代化意识、科学化意识和信息化意识,在加快档案管理由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中至关重要,而这些意识的形成,不仅需要有一个过程,还需要以多种途径或方式逐步实现.

2.应用计算机技术进行档案管理的优越性

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从目前计算机所具备的功能来看,利用计算机进行档案管理至少可从以下几个方面显示其优越性：

2.1提供自动检索,节省查阅时间

检索是计算机最简单的功能,一方面可以节约时间,另一方面也可以进行多内容检索.如我院业务档案在利用时,原来只能根据时间和姓氏笔划对案卷逐一调阅查找,而利用计算机检索,则可根据利用者提供的时间、姓名、案由、档号、字号等进行检索,查阅者只要知道其中的若干几项,便可迅速地调阅所需案卷.

2.2有利于特殊载体档案的保管及利用

由于照片档案的特殊性,在过去用传统手法从事照片档案的收集、整理、保管、利用工作的过程中,一直存在着某些难题.比如,人们在查阅利用照片档案时,往往并非按内容需要一对一地调用照片.关于同一事件、同一主题有时会有很多照片,选用照片除了考虑照片的主题内容外,还要考虑照片的具体画面、艺术水平,经常需要调用不同的照片以供挑选.这在手工操作条件下就比较麻烦,而运用计算机技术将照片档案扫描录入计算机或刻入光盘,再复制相纸照片,以此取代传统的翻拍、洗印照片,不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量精度不受影响,避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦,还能长年不褪色,便于检索、调阅.

2.3有利于延长档案寿命

由于计算机作为检索工具,使得查找案卷变逐一查找为单一查找,减少了人与案卷的接触,从而减缓了物理、化学、生物因素对案卷的侵蚀,延长了案卷寿命,减少了案卷修复工作量.如果对案卷内容缩微保管,则可在计算机上直接调阅、打印,从根本上避免了人与档案的接触.

2.4有利于资源共享

档案作为一种信息资源,其价值已逐渐为人们所重视,但原始、封闭的管理模式,使得该资源的利用受到制约,而利用计算机进行档案管理,则能够使档案信息资源在经济、文化等领域的利用更广泛、更方便.

3.应用计算机技术进行档案管理的发展策略

3.1狠抓源头管理问题

要实现档案的计算机管理,就必须加强档案基础工作,加强文件管理的质量,控制低质量的文件产生,要逐步取缔不规范与低质量管理软件.同时,还要强化全民的档案意识与现代化的管理意识,进而提高档案人员与文秘人员的业务素质与管理水平.

计算机技术在档案管理中的应用参考属性评定

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3.2狠抓文档分离问题

文档分离一直以来都是一个难题,必须得到解决才行.采用的方法就是在单位之中推行文档一体化,克制以往在工作程序和环节中的重复雷同,把档案和文件作为统一系统的工程.只有这样,才能加强文件的管理控制,确保档案质量,进而发挥档案作用.

3.3狠抓计算机安全问题

伴随着网络的发展,档案信息进行上网管理确实存在安全和可靠的问题,这些问题如不及得到时解决,必将对档案的信息化管理产生极大的障碍.因此,必须狠抓计算机安全,采用选购安装防火墙、杀毒软件等方式进行防范,确保计算机工作的网络环境安全.

3.4狠抓人员素质问题

目前,有不少单位因专业人才匮乏的原因把整个档案管理的计算机应用工作,从系统设计到系统实现,从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办理,其结果很可能是档案与计算机衔接松弛,系统缺乏实用性.因此,必须做好档案部门计算机专业人才的培养工作.首先,应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员,进行计算机原理及应用软件方面的培训,使其学会计算机高级语言,能够把应用系统与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接.其次,应选择有一定语言文字能力的档案工作人员,学习和研究档案主题标引的方法和原则,使其懂得主题标引的基本原理,了解主题词的性质和选词原则,学会使用汉语主题词表,学会依据档案主题标引规则,正确分析主题内容,正确选择主题词标识,学会如何进行主题词的组配以及特殊情况的处理等,以胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作. [科]

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【参考文献】

[1]李文娟.计算机在档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技,2008.8.

[2]杨帆.信息技术的应用给企业档案管理工作带来了活力[J].管理科学,2009.5.

[3]李亚芳.管理计算机技术在档案管理中应用问题的探讨[J].消费导刊,2008.8.

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