计算机管理方面硕士毕业论文,与档案管理基础工作对推进档案现代化管理的重要作用相关论文范文文献

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一、档案管理基础工作存在的主要问题

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用.

2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍.

3.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷.

4.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多.

5.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现.

6.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的.

二、提高档案管理基础工作水平的对策

1.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷.重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起.在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范.重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率.

2.全面普查案卷,去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作.因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况.

3.规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作.1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据.但是由于各个档案室条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案室应该以《规则》为依据,并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则.

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要.为了确保检索的完整性在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则.另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误.并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理.

计算机管理本科毕业论文这么写
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5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率.但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名.规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生.结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整.如果题名要素不完整.则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词.还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率.所以规定&#