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我国现有在校大学生二千多万,每年毕业数百万.高校学生档案检索工作不容小视,它不仅直接反映一个学校的管理水平和培育质量,也关系学生今后的发展.因此,客观分析我国高校学生档案检索工作现状,就一些普遍存在的问题提出有针对性的解决思路,是一件颇有意义的事情.
一、高校学生档案检索工作的现状分析
高校学生档案检索分为电子检索和手工检索两种方式.电子档案采取的是电子检索,纸质档案则一般采取手工检索.目前,高校学生档案检索工作虽然整体上是平稳、协调的,基本能满足高校、学生和社会的需要,但也存在诸多不足,主要表现在以下几个方面:
1.电子检索方面.电子
档案多用盘带目录,每个软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号,编写标题简要说明各自存储的内容或年代跨度.盘带标题按序号汇集起来,编成盘带目录.首先,就电子档案硬件而言:电子档案系统服务器无法同时为大量用户服务,档案信息难以适应社会档案信息利用需求[1].高校学生众多,信息量大