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摘要：随着高校档案信息化建设的脚步加快,高校数字档案馆的建设也如火如荼的展开.高校历史档案作为一个学校历史的写照,具有极强的数字化保护价值,本文将就高校历史档案的数字化必要性和数字化发展现状和存在的问题进行分析和探讨,并归纳总结高校历史档案数字化信息保存过程中需要注意的问题和改进的策略.

高校本科论文的写作方法
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关键词：高校历史档案；数字化；实践；发展

随着社会发展,当代社会已经各行各业逐步实现信息化,档案作为社会生活中一种的重要信息交流途径,近年来受到人们越来越多的关注.高校的历史档案,是一个有着历史传承的学校的历史写照,是一个学校展现自身特色办学传统和优良学风传承与发扬的重要载体,特别是保存历史较久远的珍贵档案,作为研究我国高等教育从起源、发展到改革的第一手资料,有着重要史学价值.

一、高校历史档案数字化的发展方向及其原因

高校历史档案数字化,具体说来,指的是利用计算机信息技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库存储技术等手段,将多种载体的高校历史档案转化为数字化档案信息的过程,通过计算机网络系统将数字化的历史档案以网络结构连结,并构建一个可以实现资源共享的数据库,提供多种查询及整理的应用,是当今社会信息化建设的重要组成部分.高校历史档案数字化工作主要包括两个层次：档案目录数字化和档案全文数字化.［1］当今高校档案管理在实现档案目录数字化方面取得了一定的成就,但长远来来,档案目录的数字化管理无法满足历史档案全面系统的利用、研究及保存,因此逐步档案全文的数字化是未来高校历史档案数字化管理的基本方向.其原因主要有两点：

首先,档案全文数字化处理在保护历史档案原件和资源交流共享方面具有极大的优势.高校现存的纸质历史档案随着多次的翻阅,甚至还有战争、自然灾害等因素,变得极为脆弱.档案信息的数字化可以一次性将历史档案全文进行处理,最大程度的减小了档案整理、使用过程中对历史原件的破坏.另一方面,档案全文的数字化极大地方便了信息的存储、查阅、共享,特别是在系统的研究历史事件或制作专题的过程中,档案全文数字化极为便捷.［2］

其次,实践工作表明,档案数字化管理如果分目录和全文两步走,大量设施和人力投入,无论资金还是人力方面都是不必要的损失与浪费.特别是数字化中作对计算机软硬件的投入要求较大,相应经费也较多,这是因为在信息处理过程中为了更好的满足使用需求,历史档案大多处理为像素和分辨率较高的图片格式,这就对计算机配置要求较高,经费的充分保障使得档案历史全文数字化是必然趋势,但也需要一个逐步实现的过程与阶段.

三、高校历史档案数字化实践中存在的问题和应对策略

(一)档案数字化实践操作

1.馆藏历史档案数字化前期准备工作

将资料按照一定的时间顺序对档案进行逐步的数字化处理,首先确定数字化的档案案卷顺序,并将卷片、封面等信息进行复印和编号,对于装订较厚或较深,导致不易扫描的文本,可以拆卷处理,并标注好没有页码的文卷,避免操作过程中发生混乱.

2.扫描历史档案信息的技术参数和文件格式

3.数字化档案的分类与存储、备份.

4.数字化处理后档案原件的事物保存

(二)关于档案数字化的若干问题

1.档案工作受重视程度不足

许多高校由于对档案工作的重视程度不足,在具体的档案工作中表现为对档案工作的敷衍和可有可无的态度.比如学校院处的老师往往忽略档案的保存管理意识,在具体需要使用的时候才意识到其重要性,如会议记录和其他相关文件的查询等等.这就为档案数字化的深入开展带来了许多问题,如高校历史档案数字化所需的设备和资金供应不足等,软硬件设施和人力资源是高校档案数字化建设的基础和支撑,没有这些高校档案数字化工作只能是纸上谈兵.因此,在购置数字化所需的扫描仪、服务器、档案管理系统等具体操作中,往往存在的审批难、购置难的问题.

2.档案工作人员素质有待提高

档案工作人员在高校历史档案数字化进程中扮演着举足轻重的作用,但是高校的现状中大部分档案管理者均为对计算机信息技术不熟悉的年龄较大的管理人员,在认识上认为纸质文件只要转化为电子文档就完全实现了高校档案信息的数字化,或者由于年龄问题对计算机操作等通讯技术较难适应.

3.档案数字化标准的制定

其实档案数字化的标准就是没有明确的标准,必须在实践中根据高校的实际情况判断档案信息管理的具体策略.从实际出发,综合管理人员的工作效率和软件硬件设备的利用效率,合理配置现有情况下的人力资源和软硬件资源,不断的摸索与思考中创新,才能走出一条独具本单位特色的高校历史档案数字化道路.

(三)档案信息数字化管理策略

1.加强重视,顺应数字化潮流的新形势