档案方面有关论文的目录怎么写,关于对综合档案馆全宗排列问题的相关毕业论文模板

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随着时间的推移,档案馆馆藏档案、资料的数量逐年递增.近年来,各综合档案馆还面临着接收大量破产、转制企业档案问题.2009年国家档案馆会议提出,各级综合档案馆接收档案范从一级立档单位扩大到二级、三级立档单位.这说明,越来越多的档案将被接收进各级国家综合档案馆.馆藏档案、资料数量激增,档案全宗数量增多,对档案的排列提出了新的要求.传统的全宗排列方法暴露出了很多弊端,科学的符合现代管理需要的全宗排列方法亟待研究,因为全宗排列是否科学,直接关系到档案馆库房空间利用率的高低,也直接体现了档案馆的档案管理水平.

一、当前各档案馆档案全宗排列的现状及问题

目前,绝大多数综合档案馆的全宗排列,都是每个全宗自成体系,在全宗内按门类、目录排列,每个门类、目录后面都要预留出―定的空位,为以后接收进馆的档案做好“位置”准备.这种做法,在馆藏档案及后续接收的档案数量和门类都比较少的情况下是可以的,但随着进馆档案数量和门类的不断增多,就产生了以下几个方面的问题.

1.“预留空位”给库房空间资源造成巨大浪费.如果每个全宗平均有5个目录,每个目录后有1延长米的空位待用,那么,200个全宗就将有1000延长米的空位不能存放档案.这些空位若能充分利用,可存放1厘米厚度档案10万卷.实际上,每个目录后面留有的空位都远远超过1延长米.所以,每个综合档案馆的每个库房内都存在惊人的“空位”,这些空间资源处在被动的等待被填充状态,何时使用是不确定的,有的空着几年甚至s十几年.应该说是一种严重的浪费.

2.“预留空位”给库房档案管理造成不确定性.这种“预留空位”的做法往往是通过经验的判断来决定预留的长度.一个“立档单位”的档案无论从门类、数量还是特征上都会随着时代的变化而变化,但“预留空位”却是不变的,因此造成了管理工作的不确定性.譬如,当预留空位不足时,一种解决方法是重新选择新的地方进行“倒架”,所有的标志都要重新做,造成大量的资源浪费和重复劳动.并且稍有疏忽就会漏标或标错.另一种解决方法是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案,“硬着头皮往里挤”,这样就会使档案的存放显得拥挤不堪,调阅档案相当不方便.导致有的全宗还有没用上的大量“预留空位”,有的全宗已是空位不够,后续档案的存放又成问题,最终还是要“倒架”.

3.“预留露空位”不利于档案实体的保护.由于“预留空位”的做法使档案存放永远存在“倒架”问题,就避免不了档案要“经常搬动”,无形中增加了对档案的磨损,不利于档案的保护,而且也会破坏原有格局,不利于档案的提供利用.

二、解决办法及对策

以上这些问题,造成了库房档案管理上的被动与无奈,致使档案管理工作始终围着“预留空位”转.那么,怎样才能避免或减少这些问题,更科学地做好档案馆全宗的排列工作呢

1.要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题.“全宗理论”是我国档案管理的根本依据,认识这个问题是解决全宗排列问题的关键.多年来,在档案的管理工作中坚持全宗理论原则,往往存在一定的误区,就是将收集工作中的“全宗不可分散性”,与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来,认为一个全宗档案的排列是不可分割的,必须集中排列到一起.其实这一观点,从长远的角度看是不可能做到的.在档案工作中贯彻全宗理论时要避免犯“绝对主义”的错误.正确的做法是坚持“绝对与相对的统一”,即“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是“绝对”的,对管理档案来说是“相对”的.所谓的“绝对”就是要切实保证“一个立档单位形成的档案只能向一个档案馆移交”,要确保“完整不分散”.通俗地说,就是明确“放在谁家”的问题.所谓“相对”就是一个全宗的档案可以按门类、目录或时期分开存放,并非必须存放在一起.通俗地说,就是档案进馆后管理者如何存放便于管理和保护、利用的问题.

2.要进行充分的调查研究.对“立档单位”档案情况进行充分调查研究是科学做好进馆档案排列工作的前提.档案馆应从本馆的性质以及职责范围出发,调研本馆应“接收范围”内的所有国家机构、人民团体、企业事业单位所形成档案的内容、种类、价值,以及现存档案的数量、整理及保管等情况,科学地编制全宗进馆的时间顺序,以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量,为全宗档案的科学存放奠定基础.

对馆藏全宗保管状况及全宗来源状况进行充分的调研.馆藏全宗保管状况就是所说的馆内的库房条件,包括库房装具的数量和质量、库房面积及其他保管条件等,以及将来的发展趋势,比如设备的增添,面积的扩建等,为档案科学排列做好“硬件”规划；全宗来源状况就是确定哪些是破产、改制及撤并单位的全宗,哪些是现行单位的全宗,这样就可以明确哪些全宗是“活”的,哪些全宗是“死”的,从而为馆藏全宗科学布局调整奠定基础.

大学生如何写档案论文
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3.要充分考虑和利用信息时代数字化管理的新特点.社会信息化进程的加快及数字化的高速发展和推广应用给档案工作带来了新的契机,也给现有的档案管理模式带来了新的挑战和机遇,档案管理者应该科学探索信息时代档案工作的新模式.随着各级各类档案馆数字化工作的不断深入,计算机管理已成大势,建立馆藏档案计算机管理“寻址系统”,对档案、资料存放位置进行自动化检索已成当务之急,它能使档案资料的存放位置及库房的状况一目了然,从根本上改善档案馆库房的管理手段,进而提高档案馆的整体服务水平.这是最终解决档案馆全宗排列问题的最好办法.

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原广西自治区主席覃应机档案资料落户自治区档案馆

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