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【摘 要】现代社会,对于计算机技术的应用越来越广泛,计算机技术在档案管理中的作用也日渐明显.本文主要阐述了计算机技术在档案管理中的具体应用,对计算机技术在档案管理工作中的主要作用展开分析.
【关 键 词 】计算机技术；档案管理；作用
在档案管理工作中应用计算机技术可以大大提高档案管理者的工作效率,使得档案管理向着现代化、科学化、信息化的方向发展.计算机技术在档案管理中的合理运用,具有非常重要的意义,能够推动档案管理工作不断向前发展.
一、计算机技术在档案管理工作中的具体应用
(一)建库工作
建立档案数据库就是将各种信息录入数据库中,形成一个庞大的系统,尤其是在乡镇的档案管理中,主要服务对象是乡镇机关各办,村居、学校等,其档案数量大,内容杂,如果单一的管理起来并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的找到.如果建立一个统一的数据库进行档案的管理就会相对比较方便.建立数据库是一项周期很长的工程,需要不断的完善与改进,这样才能适应信息的不断变化.
(二)档案归档管理
档案的归档管理是收集待归档的收发文件、科研项目成果、计划总结方案等文件.在机关事业单位,主要以日常工作形成的往来文件为主要的待归档文件；在农村,主要以土地管理、户籍管理、计生服务、股份分配等工作形成的文件为重点的待归档文件；在学校,主要是以教师研究项目成果、学生获奖作品为特色的待归档文件.总体来说,档案归档的及时性要求越来越高,计算机技术在档案归档管理中将扮演着越来越重要的角色.
(三)档案整编
档案已经迎来信息化时代,未来很可能会走上无纸化时代.计算机技术在档案整编过程中为档案管理人员提供了很大的便利.在计算机系统中,将档案分类,由档案管理人员设置一定的操作权限,将档案进行保存管理,一般该系统不容许其他人随便进入,以防档案信息泄露.计算机技术在档案整编中为档案管理人员提供了一个很好的操作平台,档案管理人员对档案的整编工作只需要通过计算机进行整理操作,无需进行纷繁的纸质化的档案整理,减少了工作量.
(四)档案查阅管理
计算机为档案查询提供了很多的方式,比如模糊查询、条件查询、关 键 词 查询等.对于各种信息都能够根据所输入的内容进行快速的检索,使得档案管理人员能够迅速找到要调用的资料,方便快捷.通过计算机技术查询出来的档案信息,可以清楚的观看到档案的案卷以及之前被借阅的情况.
二、计算机技术在档案管理工作中的主要作用
(一)应用计算机技术可以保管大量的信息
现代社会,档案的数量越来越多,而计算机技术的应用,使得各种信息都能够录入系统,大大减少了纸质档案所带来的空间以及存储成本问题的出现,仅仅使用一张光盘或一个硬盘就能存储大量的信息.乡镇在进行档案管理时,需要将各种业务文档、人事信息
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