电算化会计下科目性质设置对编制会计分录和报表的影响(1)

编制会计分录是会计的日常工作，会计分录编制的正确、规范与否直接影响该帐户业务发生的真实情况，最终影响会计信息的质量。手工方式下，会计人员可以编制各种会计分录，虽然有些不符合规范，但记账人员可以根据会计分录分析后再登记账簿，期末根据各帐户的余额分析编制报表，而电算化方式下，会计分录怎么做它就怎么记，机器不会象手工方式那样先分析后记账，因此会计分录编制的质量高低在很大程度上影响报表的编制，尤其是损益类科目会计分录的编制。但会计分录要根据科目的属性来编制，这样才能做到既满足编制报表的需要，又符合会计制度规定和会计处理规范，所以在做一些重要业务的会计分录时，首先要设置好所涉及科目的属性，然后再根据业务内容编制会计分录，下面就以费用和收入的业务处理为例来说明科目属性的设置对编制分录和报表的影响。

电算化方式下会计分录的编制方式与手工编制大部分是相同的，但有部分会计分录的编制与手工方式存在一定的差异，需要对以前手工编制方式进行一定的修改才能满足电算化的需要。例如：人事部李某退回差旅费800元，手工会计分录如下：

借：现金800
贷：管理费用—差旅费800

手工方式下，期间费用类帐户一般是借方分析式多栏账，平时发生的各项业务登记到借方，只有到月底时从总账贷方转出，出现贷方发生额，明细账仍然用红字从借方转出。对于上面这笔业务，记账人员在记账时就会用红字（但分录金额本身是贷方蓝字）登记到“管理费用-差旅费”账户的借方，从而造成账证不一致，但不影响会计报表的编制，而会计电算化方式下仍然这样编制的话，软件在记账时会直接登记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就影响报表从“管理费用”账户的取数，因为报表取数一般是从期间费用类账户的借方取数，如果等到月底所有损益类科目结平并记账以后，这时仍然从借方取数的话，很显然就不正确了。如果在手工账和电算化并行期间，手工账仍然将此笔业务用红字记到“管理费用-差旅费”的借方，而机内账将这笔业务记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就会造成“管理费用-差旅费”手工账的借贷方发生额与机内账不一致。因此，电算化下对此类业务的处理仍然象手工那样的话，会严重影响会计报表的编制和电算化的运用效率。为了不影响报表的编制，适应电算化的会计处理的特点，会计人员要改变这类业务的处理方法，就不会出现以上问题，下面就上面的例子先介绍几种普通处理方法：

第一种、借贷红字法：

借：管理费用—差旅费800（红字）
贷：现金800（红字）

这种方法旨在将费用类平时发生的贷方发生额用借方红字编写，这与手工方式方下登记费用贷方发生额时用红字登记的方向一致。这样编制虽然满足了报表对费用的取数要求，但不能反应“现金”账户的真实业务情况，且该种做法的前提是该单位采用的记账凭证格式是通用记账凭证格式。如果该单位的记账凭证分为收、付、转三类，这笔业务本身就是是收款业务，但这张凭证填写的却是付款业务，这就让人费解。如果该单位是先做手工凭证，然后再按照电算化要求将手工凭证输入机内，手工编制仍然按照正常方式编制，电算化凭证按照上面第一种方法编制，这样就会造成手工凭证与机内凭证不一致，再说该单位实行电算化以后，出于对货币资金的重视，仍然要求出纳人员每天手工登记现金和银行存款明细账，是根据手工凭证是用蓝字登记到借方，还是根据机内凭证用红字登记到贷方呢？如果用蓝字登记到借方，就会导致现金手工账与机内账不一致，如果用红字登记到贷方，表示现金的减少，红字就更让人难以理解。因此，电算化方式下此类凭证的编制方法仍然有不妥之处。

第二种、借方红字法

用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金增加数，处理如下：