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“档案还有用吗?”这几乎成了在北京工作的王津(化名)和同事们最近反复讨论的话题.
6年前,王津从辽宁省一家事业单位辞职,来北京一家单位上班.9月,王津和同事们被要求将各自的档案转到单位上级主管部门的人才交流中心,否则职称评定甚至升职都会受到影响.
月余过后,王津单位的40多名员工中,只有不到10人如期转了档案.“我的档案本放在原籍的人才交流中心,这次转了出来,但却因为10年前某次工作调动时,工作人员交接不清造成了内容缺失,以致档案被现在单位主管部门的人才交流中心拒绝接收,何去何从还真成了一个问题.”王津说：“更让我烦恼的是我因此不能评定职称.”
“其他同事,不是像我这样档案缺失内容,就是大学毕业后不知道自己档案在哪里,或者毕业后就没有建立过档案的.”王津说,这让久不关心自己档案的同事们着实郁闷了一把.
那么,像王津这样的档案烦恼还有哪些?档案“挡”住了什么?
全国至少有60万份“死档”
又是一年求职时.尽管很多高校都向毕业生强调了档案的重要性,可是一些高校每年仍各有几十份本科生和几百份研究生的档案,因为没有找好工作,或者有些工作无法解决户口或是出国等原因,无法投递出去而只能由学校保管；有的甚至远远超过教育部门规定的两年保管期限,给高校造成了一定的管理压力.
“我们的一些毕业生只有等到用档案的时候才回来找.这些年我们已经保存了千余份无人认领的档案了.”天津某高校宣传部门的人士说.
不重视档案的,当然不只是高校毕业生.
据黑龙江省人才服务局党委书记于关键介绍,黑龙江省人才服务局现保存档案13万余份,粗略统计,仅失去联系,即欠费10年以上的,大约就有3000份.
“失去联系的原因很多,一是档案所有人出国了,多年未回国；二是上世纪90年代末,人才流动到外省,由于原单位不放人或委培的索要培养费等原因,档案所有人在外地人事部门又重新建立了档案；三是一些高校毕业生没有找到签约单位,学校便将学生派回原籍,档案大都由学生带在身上,而学生不愿回原籍,便四处打工,时间长了便成了所谓的‘死档’.”于关键介绍说.
根据人力资源和社会保障部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计,全国各级人才流动中心代为管理保存的三四百万份人事档案中,至少有60多万份与档案所有人失去联系.2007年起,北京市人才网每月公布一次北京市各区失去联系超过5年的流动人员人事档案名单,每个月都涉及几百人.
没有档案领不了养老金
“其实,依中国的现行体制,档案还是很重要的.”于关键告诉记者,档案的用途并不仅限于职称评定,“报考公务员、公务出差、婚育证明、落户、退休认定等都需要用到档案.”
黑龙江省人才服务局每年开具存档证明最多的是用于社保要求、律师执照年度审核、落户需求、婚育证明、政审证明、存档证明、边境证明、接管转党团组织关系、申报有关奖惩事宜、补充档案材料等.
因为每年的就业率高达98%且毕业生都有干部身份,天津大学就业指导中心主任张蕾告诉记者,每年他们都会向毕业生强调档案的重要性,他们学校毕业生的档案也是通过机要局投递,每年都要花费10万元的费用.
“我们经常给毕业生讲实例,比如虽然学校可以为毕业生保留两年档案,但是像预备党员的转正资格、准生证明等我们学校都没有资格开具,学生档案里有干部任职表,如果你不理会档案,将来的定级都会受到影响.”张蕾说：“档案是要放在固定部门的,有的学校把档案交到毕业学生手里,有的学生几年都不理档案.”
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王津在办理档案转移过程中得知,退休可能是自己档案重要性的另一个体现了.
“按照目前国家的相关政策规定,没有档案无法办理退休,也领不了养老金.”北京某人才交流中心的工作人员告诉记者,曾经有人退休时才发现自己的档案资料不全,但因为时间久远无法证实某一时段是否在工作,结果只能选择放弃该段工龄,影响了退休金的足额领取.“死档、个人携带档案等往往因为无法将自己的工龄持续计算,也会影响退休金的足额发放.”
记者获悉,在职工到达法定退休年龄,单位到社保有关部门办理退休审批手续时,需要提交职工档案.在办理社保过程中,遇到一些需要查实的个人情况,也需要通过个人档案来进行核实.也就是说,劳动保障机构首先要确定退休人员的档案是否移交市、区社保局,确定后,由隶属于各城区人事劳动和社会保障局以及劳动保障管理服务中心的劳动事务保障所工作人员查阅退休者档案,核对退休人员的出生年月、参加工作的时间、缴费年限,退休时间将以《退休人员待遇审批表》为准.”
未来档案管理可分为三个体系
王津对于档案和退休的关系表示了疑惑：“社保是1998年开始交的,1998年以前参加工作的一些人,没有交社保,但是有工龄,档案里记载了工龄,就必须要档案.可1998年以后参加工作的,应该就没有工龄折算社保年限的说法了.”
据记者了解,目前办理参保事宜时并不需要查看本人档案,但是否意味着退休时也不需要档案呢?北京的一位业内人士则告诉记者,由于社保要连续交够15年方可在退休年龄办理,由于目前没有从1998年开始交够15年养老保险的参保人员出现,所以到时候是否需要档案还未可知,目前也没有相关细则出来.而外地人在北京交够15年保险是否可以在北京退休也还未可知,“目前的办法是退休回到户口所在地”.
针对越来越多流动就业人员越来越不重视自己档案的现状,中国人民大学劳动人事学院副院长刘尔铎在接受采访时表示,从发展趋势来说,“如果不是公务员,档案对普通人而言作用不大.尤其是二级劳动市场的工人,基本没有升迁的机会,还有下海的、自谋职业的人员等体制外的人员,档案基本没有什么用处.”
人事档案学术论文的撰写
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据了解,在美国,人事档案管理因雇员任职机构的所有制形式不同可分为联邦政府雇员和私人部门雇员两大块.美国联邦政府和其他公立组织的现职雇员,其人事档案大多由政府机构的人事部门统一保管.在私立系统,如在大型企业或私人公司工作的雇员,其个人档案由本单位的人事部门保管,辞职、死亡或工作调动,其档案仍留在供职单位,不向文件中心移交,到新的单位则建立新的人事档案.
“目前我们的档案管理还没有新的政策出来,虽然关于未来的改革已经多次在讨论了,但是我还没有看到立项.”刘尔铎说.在他看来,未来的档案管理可以分成三个体系：一是公务员体系,统一
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摘自《中国经济周刊》
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