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（青海大学医学院）

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摘要：近年来,随着高校扩招政策的实施,大学生数量猛增,就业出现多样化,同时就业形势也日趋严峻.在就业过程中,档案资料发挥着重要作用,它能充分体现大学生的在校生活、学习及各种活动.然而,当前大学生档案管理中存在诸多问题,严重影响档案管理的质量.因此,本文将深入探讨档案管理的就业服务中的功能,要求高校档案管理员重视大学生档案管理的作用,强化大学生档案管理工作,促进就业.

关键词：档案管理；大学生；就业；服务功能；策略

目前,我国高等教育已经步入普及阶段,每年的大学生数量都呈上升趋势,从而引起了一系列的就业问题,一举成为学校、社会共同关注的热门话题.现阶段,我国的就业机制采取“市场导向、政府调控、学校推荐、自主择业”的市场化形式,即单位与学生进行双向选择,而绝大多数用人单位以档案作为选拔、录用、考核大学生资质的重要依据,再加上学生档案又是一种宝贵且不可再生资源,能够真实反映大学生在校学习、生活等个人经历.可见,只有创建完整有效的学生档案,强化学生档案管理,增强管理的实效性,才能适应严峻的就业形势,才能为用人单位输送急需的人力资源,这对于促进大学生就业,规范大学生就业服务市场,具有十分重要的现实意义.

一、目前学生档案管理的存在问题

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1.学生档案意识薄弱

据了解,当前大学生的档案意识相当薄弱,一部分学生几乎不晓得个人档案有什么东西,未能及时将材料上交归档,从而缺失了许多有价值的档案材料,甚至有学生天真地以为一张《毕业生推荐表》、自荐信就可以展示自己,仅凭这个就能为自己带来满意的工作.敦不知,这种意识将会严重影响大学生的职业生涯.

2.归档范围相对狭窄

在当前就业形势的影响下,培养综合素质的复合型人才已成为高校人才的培养目标,这样才能满足社会需求.然而,现有档案管理的归档范围比较狭窄,思路方法落后,档案材料仅停留在多年不变的内容上,不但缺乏个性,而且缺乏特性.比如心理测试成绩、技能培养、各种资格证书等等,诸如此类能够反映大学生综合素质的档案材料都没有纳入归档范围.

3.档案的利用滞后

许多学生档案还因循守旧,普遍坚持“档随人走”原则,即毕业生和个人档案同时离校.目前,在社会的不断发展过程中,用人单位纷纷采用“双向选择”的用人方式,常常会通过在校招聘会进行录用,时间确定往往是在毕业前的一个学期.但是,在用人单位开始招聘的时候,大多数高校却提供不出完整的学生档案,只能用《毕业生推荐表和自荐材料》来替代.这种现象表明：当前学生档案的利用非常滞后,管理方式落后,没有与时俱进,跟不上时展的需要,从而影响就业质量.

二、档案管理在大学生就业服务中的功能

1.“名片”功能

学生档案涉及学生在校期间的许多内容,包括学习与成长经历、政治表现、身心健康、技能水平、奖惩状况、学校鉴定,甚至包括学生特长、诚信、就业反馈信息等一系列内容,这些都能为用人单位录用人才提供重要依据.通过查看大学生的档案,用人单位可以掌握学生的基本信息,进一步了解高校毕业生的综合素质,即档案管理在大学生就业服务中发挥着“名片”功能.

2.“评价”功能

一般情况下,真实、完整的学生档案能够充分反映大学生的综合素质和整体形象,从而再现大学生德、智、体、美、劳各方面的综合能力.另外,在学生步入社会以后,档案管理在择业定岗、定职、晋职,甚至出国留学中都起着至关重要的凭证作用.所以,档案管理是用人单位评价学生的主要依

大学生相关论文范文据,在大学生就业服务中起着“评价“功能.

3.“发展”功能

在大学档案建立的过程中,集中体现着学生成长与发展的整个缩影,它能够培养学生“记录自己发展过程的所有者”和“档案制作者”的主体意识,有利于学生进行自我反省、自我评价和自我完善,从而实现自我,即档案管理在大学生就业服务中起着“发展”功能.

4.“保障”功能

做好档案管理工作,在一定程度上有助于保障大学生就业的合法权益.随着我国人事制度改革的不断深入,用人单位的人事管理工作也日益规范,比如：毕业生参加工作后,其落户、保险办理、转正定级、职称评审、学历教育查询等相关问题都需参照人事档案,甚至毕业生进行深造、报考公务员同样需要人事档案,即档案管理在大学生就业服务中起着“保障”功能.

三、增强档案管理就业服务功能的策略

1.以用户需求为导向

档案管理必须坚持以用户需求为导向,针对用人单位需要的人才培养模式,科学地收集归档资料.收集学生的档案材料,不单单包括大学生的个人资料,还要看重收集所能反映的专业技能、解决问题的能力等,可以体现学生特性的材料.比如：职业资格证、社会实践活动记录、社团活动、重大比赛等等,促使用人单位能够全面了解毕业生.因此,档案管理人员要有针对性地收集用人单位颇感兴趣的相关材料,以便辅导员、班委在评语时,能够在某些方面给予学生以客观、全面的评价,要求反映出大学生鲜明的个性品质,真正使档案管理起到就业服务的功能,从而提高档案管理的实际利用价值.

2.实现档案管理信息化

信息化时代,要想让档案管理更好地为就业服务,必须使档案管理向数字化、信息化方向发展,实现资源共享.由于网络手段可以加速学生信息的传播和处理,拓宽大学生档案的应用范围,还能使用人单位快捷地进行网上查询.建立大学生电子档案,它具有速度快、数据准、存贮量大、便于检索等优势.建立人才信息库,能够为用人单位、相关部门提供比较完整、高效的学生成长数据,缓解档案管理与利用间的矛盾.所以,各大高校需要实施档案信息化建设,向用人单位展示学生资源,同时也树立高校的良好形象,构建了科学合理的大学生档案信息管理体系.

3.坚持“以人为本”理念

档案管理员要树立“以人为本”的服务理念,一要有良好的职业道德,增强责任心,及时收集并整理学生的档案材料,确保大学生档案的真实性和时效性；二要深入了解单位的招聘意图,获取单位对档案材料的最新要求,不断建立人才业绩档案和诚信档案,肩负起对大学生、用人单位负责的双重责任.此外,还要充分发挥档案管理员的主观能动性,积极探讨档案管理业务,通过岗位培训、在职进修等方式,不断学习新知识,掌握新技能,与时俱进,从而更好地做好大学生的就业服务工作.

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4.增强师生档案意识

加强档案管理,需要增强师生的档案意识.档案部门可以定期对师生进行档案知识的培训,大力宣传《档案法》,让师生正确地认识档案管理工作的意义,以及大学生档案对学生今后职业生涯的重要作用.利用广播、版报、网站等有效形式,结合学校素质教育,不断普及档案知识.在档案管理过程中,档案管理员要密切配合学生管理部,相互沟通,相互了解,提高学生的档案意识,使大学生正确认识档案、明确归档材料,为充分就业打下坚实基础.