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近年来,随着政府法制化建设和行政审批制度改革的不断推进,档案行政执法逐步成为各级档案行政管理部门履行两种职能的基本手段之一.当前和今后一个时期,能否明确档案行政执法效能评估的主要内容,逐步建立健全科学的评估指标体系,不断总结和改进评估方法,正确评估档案行政执法的效能,对于各级档案行政管理部门和管理服务对象客观评估其行政执法行为的社会效能,推进档案法治建设进程具有非常重要的意义.
一、档案行政执法效能评估及其内容
档案行政执法效能是指档案行政管理部门的具体行政执法行为对行政相对人产生的影响,这种影响包括积极影响与消极影响.评估档案行政执法效能是对档案行政管理部门和行政相对人之间行政法律关系的综合考评.一般来讲,效能好说明两者之间的关系比较协调,国家和地方各级档案行政管理部门能够低成本地实现管理职能；反之,则说明两者的关系相对紧张,行政管理成本较高.档案行政执法的效能应该是双向的,即具体档案行政执法行为所产生的效能既会对档案行政管理部门自身产生影响,也会对管理服务对象产生影响.
档案行政执法效能评估的内容：
一是评估的主体.档案行政执法效能的评估主体应当是档案行政管理部门的管理对象和服务对象,包括各级政府机关、企事业单位、社会团体和自然人.传统的考核和评估主要是上级对下级单向进行,其评估结果很大程度上带有上级机关的主观性.档案行政执法关系到管理服务对象有关档案事务的权利和义务,这些具体行政行为是否具有正面效能、效能如何,显然应当主要由行政相对人来评估.事实上,某些行政机关如监察部门也具备了对档案行政执法行为效能进行评估的制度条件.
二是评估的对象.评估对象应当都是行政主体,即能够以自己的名义实施国家档案行政管理职能并承担法律责任的各级档案行政管理部门.档案行政执法效能评估主要就是针对这些具有行政执法权和裁量权的部门进行的,而不是针对具体档案人员的评估.当然,具体档案人员由于代表档案行政管理部门行使职权,其个人行为如果给评估者造成不良印象,有可能强化、抵消、掩盖甚至扭曲对该部门的整体评估,造成评估误差.为此,评估主体必须达到一定的数量和代表性,并尽可能消除偶然的评估误差.
三是评估的标准.对档案行政执法效能的评估标准主要是规范档案行政执法行为的各项法律法规与政策,如《档案法》及其《实施办法》和各级各类档案行政法规和规章.
四是评估的重点.评估重点应当是具体的档案行政执法行为.主要考察其合法性、合理性.对档案行政执法效能的评估不仅仅是对具体档案行政执法行为是否合乎法规要求的评估,还应当包括合理性的评估,否则就不会有行政执法行为的改进.
五是评估的指标.档案行政执法效能评估指标就是一套量化档案行政行为效能的标准.评估指标选取、设置的科学与否将直接决定评估工作本身的效能,这也正是开展档案行政执法效能评估工作最难把握的内容.本文试选取管理和服务对象作为参照系来探讨档案行政执法效能评估指标体系构建.从组织行为学角度看,行政执法效能可以认为是管理服务对象对具体行政执法行为的心理反应,是反映管理服务对象对各级档案行政管理部门开展档案行政执法工作认知状况的综合考评.从心理学角度来看,行政执法效能则应当包括管理服务对象对档案法律法规的了解程度、对档案行政执法的认可程度以及对具体档案行政执法行为的满意程度三个维度.
二、档案行政执法效能评估指标体系的具体构成和框架设计
档案行政执法效能评估的内容确定之后,关键就是构建由若干个相互联系的评估指标组成的一个系统性体系.它应该全面、系统、科学和准确地反映一定时期内档案行政执法效能的变化特征和发展规律,根据其组成要素的性质、功能等可能,要进行不同的分类,每一个分类都可以组成一个结构不同的评估指标体系.笔者试以下列一组相关指标,搜集评估对象的有关信息资料,尽量反映评估主体的基本面貌、素质和水平：
1.对档案行政执法依据的了解度；
2、对档案行政执法依据的形式渊源的了解度；
3.对档案行政执法主体的了解度；
4.对档案行政执法程序和各种期限的了解度；
5.对档案行政执法过程中程序性权利的了解度；
6.对档案行政执法实体内容的了解度；
7.对档案行政执法主体是否正当的认可度；
8、档案行政执法人员是否持证上岗；
9、对档案行政执法适用依据是否恰当的认可度；
10、对档案行政执法的事实依据是否清楚的认可度；
11、档案行政处罚的证据是否确凿；
12、对档案行政执法是否依程序作出的认可度；
13、有无滥用行政执法权力；
14、对档案行政执法人员语言及态度的满意度；
15、对档案行政执法人员自由裁量的满意度；
16、档案行政执法人员执法过程中是否采纳了当事人合法、合理的意见；
17、对档案行政执法公平性的满意度；
18、对档案行政执法效率的满意度；
19、对档案行政执法依据更新及时与否的满意度；
20、档案行政执法依据公开方式渠道的多样化；
21、信访、复议提起率；
22、行政诉讼败诉率.
三、档案行政执法效能的评估方法
（一）评估对象的分类.由于不同级别、不同地区的评估对象在工作性质、职责范围、工作难度等方面存在差别,将全部评估对象
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（二）实施评估的步骤.评估工作应贯穿于档案行政执法的始终,每年组织一次,一般要经过以下阶段：（1）动员和调查阶段,主要任务是建立评估组织,制定工作计划,选聘和培训评估监督员,进行宣传发动,采取问卷调查等多种方式征询管理服务对象对档案行政管理部门开展档案行政执法情况的意见和建议；（2）自查自纠阶段,被评估单位在广泛征求社会各界意见的基础上,结合自身实际,查摆问题,剖析原因,研究对策；（3）建章立制阶段,对收集的意见、建议进行专题研究,制定出整改方案,进一步完善各项规章制度,对违规、违纪人员进行查处；（4）总结评估阶段,实行统一测评,分类排序,确定等次；（5）结果应用阶段,将当年度档案行政执法效能的评估结果向社会公布,并将评估结果作为本系统目标管理考核的依据,给予相应的表彰奖励或批评处分.
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（三）优化组合评估主体.为了体现效能评估的客观性、民主性和公正性,需要社会各方面的广泛参与.评估主体主要应分为三个部分：一是专门选聘档案行政执法效能评估人员,赋予调查权、受理举报权、建议权和评估权,通过明察暗访,深入基层,充分了解和掌握评估对象的情况；二是设置投诉受理机构,专门负责处理对被评估单位的投诉意见和建议；三是尝试通过大样本问卷调查,组织管理服务对象对接受评估的档案行政管理部门进行测评.
（四）加权处理评估分数.由于评估主体来自方方面面,而且在评估中的地位和作用不尽相同,为此需要被评估单位的测评得分进行加权处理,再按得分多少进行排序和确定等次.
（五）正确运用评估结果.评估结果应作为对被评估的档案行政管理部门目标管理责任制年终考核、领导班子业绩评定、干部奖惩、选拔任用的主要依据之一.
四、实施档案行政执法效能评估应当处理好的几方面关系
（一）主观指标与客观指标的关系.档案行政执法效能评估不应完全使用客观指标,因为管理服务服务对象的需求、愿望和满意度都是非常重要的主观指标,由于主观指标具有模糊性、不确定性和缺乏可比性,因此在指标体系设计中,应当尽量使用客观指标,加大客观指标在总分结构中的权重.
（二）投入指标、过程指标与产出指标的关系.档案行政执法是国家对社会档案事务的管理行为,其本身包含着国家
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