关于工程管理方面论文例文,与国际工程项目管理模式下的文控工作相关论文下载

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一、文控工作在国际工程管理总承包工程中的作用

工程文件通常都具有时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价,意义重大的特点.特别是现在工程多采用系统论的管理手段,设计、施工同步配合进行(俗称的“边设计、边施工、边修改”“三边工程”),加之现代大工程、特大工程层出不穷,项目参预单位众多,造成文件信息工作量巨大,文控工作的重要性得到了空前加强.用文件工作来保证和证明工程管理工作,就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质.

二、外资模式下文件工作的特色

传统内资项目上,仅规定了竣工资料范畴的质量保证体系资料的体例,包括用表及文件的排列、组卷,对于工程建设生命周期内的管理类文件,特别是工程有关参与方(业主、工程管理公司、施工单位、供货商等)之间的沟通协调类文件,缺乏明确的规定.从欧美等西方发达国家引入的外资文件模式,比我国的传统文件工作方法严谨、科学很多,下面进行一些阐述和介绍.

1　文体(FiIeType)和分类

外资模式下的各单位间的用于沟通协调的管理性文件,英文总称为Correspondence,该词直译是信件、函件、通信的意思,中文可意译为“文书类文件”.这些文书类文件按文体(FileType)的不同,主要分为以WL种：

(1)信函(Letter)

信函是最主要的文书文件.项目的各参与方――业主(建设单位)、工程管理公司、施工单位(及供货商)――等单位之间,都可使用(但限于有合同关系.无直接合同关系的承包商之间,或承包商与业主或管理公司管理的供货商之间等,不可以发生直接联系.本项也适用于其他文体),平等地阐述各自的意见.其内容涉及通报、通知、通牒、意见等,是外资项目上最常用、最重要的一种文体.

(2)文件传递单(Transmittal)

文件传递单(Transmittal)主要用于如下类型文件：图纸等施工类设计文件,地质勘察报告、水文勘察报告等勘测类的设计文件,设备图纸等供货商设计技术文件,合同、协议等重要文件,前期文件,不易归类的非常规零星文件,其他的发文单位认为重要的、应采用文件传递单形式的文件.

与收文登记簿相比,文件传递单具有信息容量大、有格式、有编号、有审批程序等特点.

(3)会议纪要(MinuteofMeeting)与传统的会议纪要基本相同.

(4)报告(Report)

从报告周期来分,可分为日报、周报、月报等,从内容上来分,分为施工报告、采购报告、质量报告、综合报告等等.内资项目的报告,主要有“事故调查报告”或“年度总结报告”等.而“事故调查报告”,在外资项目上不属于“报告”这种文体,适用的是Letter(信函)格式,内资项目的“年度总结报告”,相当于外资项目模式的“年度报告”(但是,外资项目上很少出现年度报告,长周期的报告一般为月报,年度报告有时用每年最终一期的月报来反映全年情况).它要求有关承包商按照一定的格式和内容深度的要求,周期性的将报告期内的工程人力动员情况、天气状况、施工进度状况、质量状况、安全文明生产状况、材料设备采购和运输到货状况、设计进度情况、试车试生产准备状况等工程的方方面面进展情况,汇报给工程管理公司(或业主).可以说,Report这种文体,相对于内资项目的“报告”,可谓是一种强化.

(5)指令单(Instruction)(或现场指令单,SiteInstruction)业主／管理公司等工程管理方发给承包商／供货商的明确要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令),是一种下行文.

现在,一些外资模式的工程项目上,业主或工程管理公司对承包商的要求、指令,也用信函形式.个人认为,虽然此举“简化”了文体,但是,因为信函是一种特别正式的文书文件形式,许多工程管理具体事务的管理,使用信函形式显得太过庄重,不适用采用信函文体.而“指令单”这一文体的缺失,导致许多工程管理的具体业务要求、通知等事项,采用了口头指示、口头意见的形式表达,这是不利于工程管理正规化、可追溯性的基本要求.

此外,在一些外资模式项目上,存在Instruction这种文体,但仅适用于业主或管理公司要求施工单位从事一些合同外工作的通知,是合同中工作量的增补文件,可被看成合同的补充附件.这种意义上的Instruction文件,实际上限制了Instruction文体的应用,上述的弊端仍然存在.

按文体分类,是外资项目上文件工作的一大特点.每种文体的文件,又按来文单位进行存放.如信函类文件,又划分为A单位来函(LettersfromOrganizationA),B单位来函(LettersfromOrganizationB),发给A单位的信函(Letterst0OrganizationA),发给B单位的信函(Letterst0OrganizationB),等等.确切地说,外资项目上的文件,采用的是文体+单位的分类办法,其实质是问题+单位的分类法.

2　编号

外资模式下,信函、文件传递单、指令单这几个文书类文件,通常采用如下编号方式：

其中,-AAAA：项目代号,通常为四位英文或英文+数字的形式.

以上编号的重要特征,也是外资文件工作模式的又一大特点,是分类法和编号的统一.具体的说,就是“文体+单位”的分类法和文件编号的统一.这种分类方法,具有简单、直观、易懂、易于操作的特性,还可以被直接当成档案号.因为这种编号方式比较科学,自成系统和体例,文件也可直接成为档案,文号也可以直接作为档案号,文书工作可方便地转化为档案工作,大大减轻了档案人员的整理工作难度和工作量.

文件分主送和抄送.一封管理公司的信函(或指令单)要发给多个承包商,这些承包商不分主次,即有多个主送单位的情况下,该如何进行编号呢笔者在实践中,创造了用“ALL”来代表多个收文单位的方法,避免了相同内容的文件分别编号、重复审批的情况.

3　格式

外资文件模式下,不允许出现在白纸上写几句话就成为正式文件的情况.通常,文件都有一定的格式.文件的格式设计,通常要求遵循如下原则：

(1)文件要素齐全的原则.文件应具备如下基本要素：发文单位的信息(发文单位名称、Logo、项目负责人、、传真、公共等)、收文单位的信息(收文单位的名称、Logo、项目负责人、等常用等)、文件编号、拟稿人、文件编号、签发人等.有时还有审核人、文体标识等.对于信函和指令单,还必须有文件题名(即主题、文件名).

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(2)简洁、美观、大方的原则.建设项目有了格式的要求,一份文件,即使不看内容,仅扫视一眼,也能大体判断出文件属于何种文体,是哪个单位产生的文件,客观上便于文件的管理和利用.笔者在工作中,鼓励有关的承包商设计出有自己单位特色、风格的文件格式,只要符合以上两项要求就行了.

4　标识

标识也是外资模式文件工作的一个特色,具体的讲,标识有以下几个层次的含义：

(1)对文件的标识

通常用文件的首页上部加盖特定的印章.这些印章可分为三类：收发状态的标识章,文件性质的标识章和文件内部处理过程控制用的印章.

关于工程管理方面论文例文收发状态的标识包括：发文章、收文章、急件章(Emergent)、已传真(Faxed)等I文件性质的标识有机密章(Confidential)、复制件(copy)、注释章(盖在要注释、评论处的手形指示符号印章)等,文件内部处理过程控制类印章有传阅章等.这些印章很多是通用印章,可从印章公司或文具商场购买(建议购买原子印章),还有一些是有发文单位自己设计的、有自己单位名称或Logo的订制印章.前两类印章使用较普遍.

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