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广东是我国电子政务建设工作开展较早、发展较快、获益也较多的省份,良好的发展基础和档案部门的积极介入,客观上为广东省电子信息的管理工作提供了优先发展的可能.
高点起步 快速发展
一是积极介入谋发展.新世纪一开始,《广东省档案事业发展“十五”计划》和《广东省档案信息化实施意见》就对电子文件归档管理进行了全面规划,提出了明确的要求和任务.之后召开的“全省档案信息化建设会议”,更是把电子文件归档管理作为―项主要任务进行部署,提出要“建立电子文件(档案)管理中心,抓好电子文件的管理与归档工作”.在各级政府信息化建设主管部门的积极推动下,广东省档案部门对电子信息的管理进行了广泛的探索和尝试,并取得了一定成效.据粗略统计,截至2009年,广东省有近30个国家档案馆开展了电子文件接收工作,共接收归档电子文件600多个全宗.
二是标准先行促规范.2003年,广东省档案局出台了《广东省电子文件归档与管理实施办法》,为全省电子信息的有效管理指明了方向.同时,各地档案部门也结合具体实际,相继出台了一系列符合实际需要,操作性强的电子文件管理利用的标准、规范和意见、办法等,从而使全省电子文件管理工作走上了规范发展的轨道.2009年,中办国办联合印发《电子文件管理暂行办法》,全省各级档案部门坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等基本原则,严格按Ģ
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三是建立中心争先行.广东省各地区经济发展差异较大,直接影响到各地的现代化建设步伐.为协调发展好这项工作,广东省提出了“先进先行,后者跟进”的发展原则,既在电子文件管理方面起步较早,进展较快,在一定程度上起到了带头作用的地区建立电子文件管理中心；要求经济发展较缓慢,电子文件管理水平较低的地区,及时开展电子文件归档管理工作,为建立电子文件管理中心创造条件.这一原则,就此拉开了全省电子信息管理工作万象更新的可喜局面.2003年,珠海市档案局率先建成“珠海市电子档案数据中心”系统；2004年,佛山市和韶关市档案局分别建成了“现行文件网上查询中心”和“电子文件数据中心”；2005年,广东省档案局(馆)信息网络系统及声像业务系统通过鉴定.2011年,佛山市被确定为政府电子政务建设服务基层示范市.目前,江门、肇庆、茂名、湛江、阳江、惠州、汕头、汕尾、潮州、揭阳等地的电子文件管理中心建设工作也在积极跟进.电子文件管理中心的建设,实现了政务信息资源的有序、有效积累,建立了政务信息提供社会利用的主渠道,对广东省电子文件的全覆盖接收、高质量归档、全方位资源整合、高水平管理和高效率利用,具有深远的意义.
四是加强培训求保障.广东省各级档案部门从转变人员的认识入手,长期组织开展了系统培训工作,对工作人员从管理到技术、从方法到理念进行培训调整,以适应电子信息管理工作的新挑战.从电子文件管理与利用专题培训到电予文件归档与管理研讨,从兼职教师培训班到在职人员岗位培训,从学会征文活动到杂志办刊,电子文件管理工作成为不变的主题.持续的培训攻势,为广东省电子信息管理工作的全面发展做好了人员准备.
五是科技助力创优势.广东省较早地认识到以软件为中心的系统管理方法对电子文件管理所起的关键性作用,因此,长期致力于功能全面、使用方便的电子文件的系统开发和实践.以珠海泰坦软件为代表的档案管理软件多次受到国家档案局的肯定,“电子文件档案数据中心”荣获广东省重点新产品和优秀产品,被作为优秀电子文件管理系统软件,向全省档案系统推荐.在全省广泛开展的档案数字化项目中,有90％以上由泰坦公司中标.有的档案部门通过申报相关科研项目,对电子文件管理工作进行专项研究,为本地电子文件管理工作的可持续发展提供了必要的保证.如佛山市档案局“电子政务文件档案资源库系统研究”课题取得重大进展,并应用于“现行文件查询中心”项目,运行效果很好.
电子信息管理工作现状分析
经过十年的基础性发展,目前广东省电子信息管理工作已经有了一个良好的开端,某些做法和成效也在全国前列名列前茅.但由于电子信息管理工作开展的时间较短,认知水平与投入力度均受―定限制,电子文件管理工作现状不容乐观.
1 由各级政府有关部门主管、档案部门承担本级电子信息的管理工作,缺少全省一盘棋统筹电子信息管理工作的发展主体,造成多头管理、各自为政、投资分散的体制性障碍.广东省社会及经济发展不平衡,由各级政府有关部门主导和规划管理的电子信息管理工作明显受到地方经济和政府重视程度的制约,因此,在这种管理体制下,电子信息管理工作形成了管理分散、特点各异、各不相通的格局,形成潜在的信息安全风险和管理系统低水平重复建设的现象.
2 普遍开展了电子文件管理工作,但发展认识和观念更新慢,思路创新滞后,导致电子文件管理实践多在原有水平下模仿复制,缺乏成功范例的示范带动作用.电子文件管理是一个新事物,与对纸质档案的研究不同,发达国家在这方面经过几十年的探索,已经取得了很多被广为推崇的理论成果.广东省电子文件管理工作,目前处于自下而上与自上而下发展阶段的衔接期,在如何借鉴吸收国外好的经验,节约建设成本、提高系统效率方面,认识不到位；在抓住存在的薄弱环节,推进电子文件管理深入发展方面,缺乏新思路和新举措,电子文件管理实践面临着深入发展的茫然和进一步突破的无力.
3 电子文件中心建设模式促进了电子信息管理工作的开展,但多数系统运行不正常,综合管理不到位.国际上普遍认为,对电子信息实施有效管理的最佳途径是建设电子文件中心.国家档案局也采取措施大力推进这项工作的开展.2003到2010年,广东省在七年的时间里,电子文件中心建设遍地开花,目前已在十几个地市级以上的档案部门建立了电子文件管理中心.占到全省的60％以上.但是从运行管理来看,真正起到集中统一地对本地区各单位形成的电子文件进行接收、鉴定、备份保存并提供利用,保证电子载体信息的真实性、完整性,有利于电子信息的安全保管、共享利用、长久保存作用的还不多.导致的原因主要有：各级电子文件中心建设论证不够,短期内项目仓促上马,缺乏足够的理论和经验作为参考和借鉴；各地电子文件中心采用的软件系统多种多样,存在这样或那样的功能缺失,造成电子文件归档质量不高、电子文件接收种类受限制、电子文件真实性无法保证或电子文件读取困难等,从而影响了系统的正常运行；电子文件标准体系不健全,全省统一的信息网络平台尚未建成,信息网络之间不能互联互通,“信息孤岛”现象导致各类信息资源难以充分共享；电子文件中心运营管理过程中“以人为本”观念缺失,服务意识、方法和水平都有待加强和提高,投入严重不足,电子文件中心建设是一项系统工程,基础设施的配置,软件系统的使用,系统后期运行维护等,都需要大量的人、财、物资源投入,而档案部门的业务经费都普遍困难,工作标准要求只能从低从简.
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和国外发达国家相比,广东省电子载体信息管理工作主要缺乏决策层面的统一规划和领导,缺少高质量、功能全面的电子文件管理系统；和全国各省份相比,存在管理多头、各自封闭,实践先行、规范滞后,水平不高、管理缺失等特点,在本省内部还存在发展不均衡、电子文件中心建设和管理效率低等问题.
电子文件管理工作前景展望
在“十二五”期间,广东省电子文件信息管理工作将进入黄金发展期,必将在确保全省电子政务建设工作顺利进行,快速推进档案信息化和数字档案馆建设水平方面起到决定性的作用,为“加快转型升级、建设幸福广东”做出应有的贡献.广东省一定要扬长避短,注意学习和借鉴吸收国际国内的成功经验和有益做法,为全省电子文件管理工作营造一个良好的统筹发展平台；结合实际,探索出一条适应全省电子文件管理工作快速发展的成功之路,为电子文件管理向纵深发展提供借鉴；重点突破,以电子文件中心建设为抓手,促进档案信息化与全省信息化建设的协调发展,通过打造数字档案馆和公共档案馆,树立服务社会的
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