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摘 要：当计算机还没普及时,办公室管理工作往往需要大量人工来操作.现在计算机已经被运用到各个领域,并且许多工作开始了软件化处理,例如办公室管理工作,自动化软件会帮助办公室工作者在短时间内正确地处理好某些事务.

关 键 词：办公自动化软件；管理工作；应用探析

中图分类号：TP317.1

在办公室工作中,有大量的资料记载、文摘采摘、档案保存、数据统计等等,如果像以前那样用人工处理的方式,则需要大量的人力和时间,而自动化软件能够在工作质量提高的前提下,大大增加办公室工作人员的工作效率,并且减少工作人数.因此学会办公自动化软件在管理工作中的使用,对提高工作效率和质量,都有好处.

1办公自动化软件及其作用

办公自动化软件是指具有文稿编排、图形和表格绘制、数据统计处理等作用的办公室软件,目前最流行的是OA、WPS、Excel等office系列的计算机软件.办公室管理工作涉及到文案写作、数据记录和保存、文案修改等等.把办公自动化软件用于管理工作中,相比以前的人工处理,主要有以下优点：

1.1节约时间和资源

在自动化软件的使用中,文章编写只需要打字,该速度远远快过用笔书写,特别是输入法智能化的今天,有时候输入一个词只需要按两、三个键；同时文章中某部分的修改,也是在电脑台前进行删除、增加,无需重新再写一遍；当文档需要传递时,可以通过网络传输,仅仅需要几秒时间,这个过程大大节约了时间的耗费.同时,在文字记录、修改、保存、备份几个过程当中,完全使用计算机处理,节约了许多纸张和笔墨.

1.2消除了空间隔离

由于办公自动软件具有网络传输的功能,整个单位之间的文件传输,只需要通过网络进行,即使双方空间距离较远,也不影响传输的时间.以前没有办公自动化软件时,企业单位工作人员之间的文件案例传递,需要在空间上靠近,如果其中有一方出远门了,往往文件传递存在空间上的问题.

随着办公室软件的不断改进和升级,其功能更加丰富完善,为办公自动化提供了更多的便利.

2办公自动化软件在管理工作中的应用

办公室自动化软件较多,不可能一一详细介绍它们的功能和优点,虽然不同的办公自动化软件各有其特点,但它们都有一些共同的功能.了解其中一种系列的办公自动化软件的功能和特点,就很容易了解其他类型的自动化软件的使用了.

2.1实现单位文件的加密传输

部分文字内容涉及到部门或者企业单位的机密时,如果以档案袋的形式传递,很容易泄露秘密,办公软件有很好的加密技术,例如WPS程序,可以通过设置密码实现文档的加密,使用者必须输