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摘 要：本文主要对办公室自动化和计算机应用的实践进行相应的探讨和分析.

关 键 词：办公室自动化；计算机应用；工作人员

中图分类号：TP317.1

随着社会主义市场经济的飞速发展和科学技术的不断进步,计算机技术的应用范围也越来越广,在我国科学研究、生产制造以及企业的管理等各方面都发挥了极其重要的作用,尤其是在工业生产制造方法极大的提高了生产的效率.但是在办公室方面,计算机技术在其中的应用效果并不是很理想,办公的工作效率依然比较低,已经无法满足社会不断发展的要求,不仅严重影响了企业的发展,往往还会导致许多人力资源的浪费,所以对于办公室进行自动化管理是当前社会不断发展下迫切需要进行的.

1办公室自动化实现的基本要素

办公室进行自动化管理的基本要素主要包括了传递、整理和思考等三大要素.首先,对办公室进行自动化管理需要一些如复印机、传真机、打字机以及文字处理机等用以传递情报的机械设备；其次,需要一些对办公室的资料进行整理和管理的机械设备,主要是指一些可以对办公室中的日常工作进行管理的计算机；最后,其作用并不只是是对办公室中的一些工作情报或资料进行处理,而应该将自动化体现出来,作为可以思考一些问题的设备.例如一些能够帮助人们对问题进行思考,并提出相应的解决方法,能够使解决问题的效率大大提高的计算机和智能设备等.除开以上三点之外,办公室自动化管理的实现还需要相应的工作人员进行辅助,并且要求工作人员需要懂得相应的管理知识,并且在办公室中应该建立相应的管理制度,然后在完善管理制度的过程中,逐渐衍生出最适合办公室中的计算机对问题进行处理的信息结构模式.

2办公室自动化和计算机应用的实践

对办公室的自动化管理工作具体可以分为信息处理、信息传递、判断与决策等三部分工作.

2.1信息处理即对办公室数据的管理.对办公室进行自动化管理最主要的目的就是为了处理办公室中的各种信息,具体来说就是指对于办公室中的信息进行相应的收集归纳、整理和阅读,然后在对办公室中的文件起草之后进行相应的计算和核实,在对文档进行相应的立案、存档以及相应的分类、存储、检索、复印和删除工作等.信息处理工作进行的过程中具有工作量较大且繁琐的特点,其中涉及到各方面的数据信息和文件,范围极其广泛.对办公室的自动化管理工作中数据管理的优越性应该包含了方便性、可用性和可靠性等三个基本特征.对办公室自动化来说,其方便性主要指的是数据存取的便利性,是否容易存取；可用性主要指的是数据使用上的开放性,要求能够供给整个办公室的系统进行使用；可靠性主要指的是其中数据信息的准确性,必须要保证数据100%是正确的.同时,对于办公室中的保密部门来说,还不想要注意好对数据信息的保密范围以及保密程度的确立工作.计算机的数据信息管理在办公室的自动化管理系统中占据着极其重要的地位,在实际应用中它主要提供以下几点服务：第一,该功能应该能够帮助用户构建或提供用户需要的办公室文件系统或办公室数据库系统,而这一办公室文件系统或办公室数据库系统必须是要按照用户的要求而构建或提供的,这一服务是为了让用户在有需要的时候可以及时对办公室自动化系统进行相应的检索并进行使用.第二,对办公室中的文件按种类进行控制,例如办公室中的一些信件、备忘录、报告、图形和声音等.第三,在办公室自动化系统中,为了能够使其中的数据信息的存取和保存更加的便利,所以应该在其中规定相应的一些数据信息存储时的关键字,对于其中重要性较高或需要备份的文件则应该在提供文件的同时也提供历史记录,而且需要将一些关于数据信息的安全保护问题以及在数据信息进行通讯过程中出现的瓶颈问题上报提供.

2.2信息传递.当办公室自动化系统对信息进行处理之后,应该要将这些经过处理之后的信息送往相关的分支部门和工作人员手中.所以信息传递过程中的问题也需要重点关注.在对办公室处理后的信息进行传递的过程中,可选的途径除了通讯、传真机和复印机等机械设备以外,还可以选择使用计算机局部网络来作为对办公室进行自动化管理过程中的一种通讯网,其实质是一种介于远程计算机与多处理机系统之间的适用于资源共享与并行处理的系统.例如IBMPCNetwork局部网络,该网络的优点在于其实现是非常容易的,只需要通过一些通用的闭路电视标准零部件就可以成功实现.一个最基础的IBMPCNetwork局部网络一般情况下采用的只是一些电缆配件,用户可以将电缆配件买回家自己进行安装.通常情况下由用户自己进行安装的IBMPCNetwork局部网络可以同时支持用户家78台PC共同使用；而如果由闭路电视的厂家安排专业的工作人员按照用户的需求为其设计且安排技术人员到用户家进行安装的IBMPCNetwork局部网络可以同时支持255台PC共同使用,并且可以允许在1000英尺半径来进行连接；若选择使用双向的闭路电视系统配上IBMPCNetwork局部网络的适配器电路板则可以同时连接1000多台PC,并且可以允许在3英里半径来进行连接.近年来我国某计算机应用研究中心研究出了一个中文微机ZD―NET局部网络,该局部网络是在OMNINET的基础上研究开发出来的,其特点在于可以通过使用便宜的双绞线将64个不