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摘 要办公自动化系统就是使用计算机系统执行一系列办公操作.传统开发办公自动化系统时经常会出现重复开发以及人员权限的变动和流程的改变会导致系统的重新建模和重新设计,针对这种情况,本文提出了“公共模板”的概念,利用“公共模板”实现了一个具体的办公自动化系统.

关 键 词办公自动化系统公共模板LotusDomino工作流

中图分类号：TP316文献标识码：A

0引言

利用网络通讯基础及先进的网络应用平台,建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统,为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务,实现档案管理自动化和办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性,实现信息的在线查询、借阅,最终实现“无纸”办公.

1需求分析

1.1功能需求

本系统是为某校办公自动化的需要而开发的,该学校需要解决如下问题：创造一个集成化的办公环境；支持信息传递；提供具有工作流性质的处理过程和监督功能；提供集成处理与发布信息的工作平台；实现文档管理的自动化；提供与其它管理信息系统（MIS）的信息交流.

1.2功能介绍

办公自动化系统功能介绍

1.3流程图

公文流转系统分为三个功能模块.

（1）发文管理模块：发文管理即各个部门提交报文,文件不指定路线,由发文的个人制定流程,报文以附件方式传送,每个用户只需要选择“转呈”下拉菜单中的下一转呈人,该公文就会自动流转到下一个处理人手中,由每个客户端成员查看文件,履行相应动作,并继续流转.管理员进行最后的处理.

（2）收文管理模块：收文管理模块显示了所有需要签收的公文记录,处理人只要点击查看,并进行相应的动作,公文就会按照流转路线向下一个处理人传递.

（3）公文跟踪模块：公文跟踪管理功能提供对单位内部所有在流转公文状态的跟踪、查询,根据工作的实际需要可以对这些功能进行催办、删除和改变流程负责人等功能.

2办公自动化系统设计

2.1系统设计目标

系统的总体设计目标是：基于计算机网络,提供一个安全可靠的、方便实用的办公平台,在这个平台上,该学校用户可以高效地处理各种公文.根据前文的用户需求和总体设计目标,我们将某校的办公自动化系统的具体目标归纳为：（1）切实可行的公文处理能力；（2）稳定性、健壮性和安全性；（3）可定制的流程控制；（4）可监控的办文痕迹；（5）良好的集成功能；（6）快速的开发过程.

2.2系统框架及功能划分

2.2.1系统框架

初步决定将系统划分为五个部分：

（1）公文处理,包括发言、行文、通告、会议纪要；

（2）个人工作台,包括个人、日程安排、修改密码；

（3）公文监控,包括来文监控、查阅监控、公文痕迹；

（4）系统管理,包括编号管理、流程安排、权限管理；

（5）系统集成,包括与Word和Excel在集成.

2.2.2系统功能划分

（1）公文处理模块.公文处理模块负责处理各类公文的办理,各类公文从起草、审核到发布等这些过程都是在这个模块完成的,在这个模块里要为各种公文设置不同的外观,每种公文的界面里有调用WORD和导出WORD的功能.

（2）个人工作台.个人工作台用于对本人各项工作进行统一管理.个人存放着属于自己的各类公文,别的用户无法进入,有提示功能,突出显示未办或未阅公文,里的草稿公文是由于是自己创建的,可以删除,已经阅读过的成文公文也可以删除,待办公文不能删除；日程安排用来安排本人的日程和活动,起到提醒的作用；修改密码用来更改用户个人的密码；公文查询用来搜索查看自己有权限的公文.

（3）公文监控.公文监控提供公文从草稿到成文的办文痕迹,记录什么人什么时间对该公文做了什么事情.

（4）系统管理.系统管理员负责办公自动化系统的公文字号管理,用户权限管理和流程走向管理.

（5）信息集成.信息集成模块负责向该学校门户网站发送通知公告类的公文.在学校的网络中已经实现了与门口网站的连接.

2.3系统详细设计

2.3.1公共模板的设计

柔性工作流着重强调系统的可重构性、可重用性和可扩展性,系统框架图里公文处理模块里面包括了多种公文处理子模块,但这些公文处理子模块其实有很多过程是相似的,如果我们把这些功能相似的部分