档案管理相关论文文献综述范文,关于ISO30300&ISO30301文件管理国际标准其新相关大学毕业论文

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我国于2010年等同采用《ISO 15489-1：2001信息与文献文件管理：通则》标准,标准号为GB／T26162.1-2010,其推广应用才刚刚起步.2011年11月国际标准化组织又颁布了《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系：基础与术语》和《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系：要求》两项标准.了解这三个标准的关系对于缩短我国文件／档案管理标准化工作与国际标准化工作的差距,实现文件／档案管理标准化工作的跨越式发展具有特别重要的意义.

作为3个标准制修订工作的主要参与者,《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系：基础与术语》标准的起草人和项目负责人,作者拟根据2005年以来作者参与以上国际标准制修订工作的经验和国际交流成果,回答以下3个国际领域当前最为关注的热点问题：(1)ISO 30300&ISO 30301制定的动因及收益有哪些(2)其适用对象及基本内容是什么(3)ISO30300&ISO 30301该如何实施是否将取代《ISO 15489-1：2001信息与文献文件管理：通则》,两者有何关系与ISO15489相比较,有哪些新发展

ISO 30300&ISO 30301文件管理体系国际标准制定的动因及收益

ISO 30300&ISO 30301制定的动因及收益主要有以下五个方面：

第一,来自组织内外的法律、财务、经济、政治等问责要求.外部需求包括：法律遵从,如合规性、一致性、权益保护与支持；为道德性行为提供凭证,如开放性、可信性及满足外部利益相关方的期望等；审计需求,包括问责、组织治理、财务及工作审计；支持组织在各个领域获得ISO管理体系标准(ISOMSSs)认证,如采购、生产、记录、人力资源、质量、环境、信息技术安全、社会责任、风险、客户服务等.内部需求包括：在管理和业务运行中确保业务的连续性、可持续性和质量；快速反应和及时准确地服务,资源优化管理和成本控制；集体记忆,包括通过捕获和再利用组织的知识进行创新,使用战略知识来支持业务；风险管理,包括安全管理、信用管理、业务连续性规划和实施；减少信息过载和充分；增强有效决策的能力；增强开发利用技术设施的能力；通过信息共享和合作增强业务连贯性的能力.

第二,信息化工作环境下组织电子事务活动信息和记忆维护的需求.电子政务、电子商务、电子化社会改变了文件的形成和控制方式,电子文件自动地成为组织活动、活动过程和活动系统的有机组成,对电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的保证成为业务活动责任的有机组成,对电子文件属性保证的风险管理需要战略管理的方针和策略.

第三,全球化工作背景下文件管理的机遇.全球化工作背景下的业务开展具有开放性和动态性特点,需要基于证据的业务治理及运行,支持高效率和高效益的业务,以减少风险,快速应对动态复杂的业务环境变化,合理的评估和审核业务绩效,节约资源、减少成本、改进效率和提高生产率,文件形成和控制成为业务治理的有机组成,需要战略管理的新视角.

第四,集成使用ISO管理体系标准的发展需求.每个ISO管理体系标准中均有文件和档案管理要求的章节和条款,文件管理标准是ISO管理体系标准基于证据的治理与协作原则实施的基础,是ISO 9000质量管理、ISO 31000风险管理、ISO 26000社会责任管理、ISO 27000信息安全管理、ISO 14000环境管理、ISO 50001能源管理、ISO／Ts 22003食品安全管理、ISO 28003供应链安全管理、ISO 19011审计管理等管理体系系列标准成功实施的基本要素.制定管理体系标准有利于采用战略管理方式将文件管理嵌入高层管理、业务管理和管理的专门技术；有利于采用系统的方法、过程管理的模型将文件管理嵌入业务过程,人人参与文件管理并对其负责；有利于采用市场营销的策略,将文件管理纳入相关的绩效测评、业务卓越方案、兼容并支持其他ISO管理体系标准实施,集成应用ISO管理体系标准有利于减少组织资源的浪费和冗余,提高ISO管理体系标准协同工作的信誉及其客户满意度.

第五,满足合规性和一致性评估活动的特殊需要.在组织内建立连贯和一致的评估方针有利于优化业务活动过程和资源配置,构建协调一致的风险评估方法、绩效考核和审计体系,有利于消除组织冗余和重复的信息,减少组织管理及维护的成本,促进业务持续改进；有利于产生基于证据的负责任的业务实践、实现对法律的遵从及对合法权益的保证、促进部门间沟通、增强技术设施互操作和协同工作能力、提高信息传输能力、降低工作成本,更好地服务于组织战略目标,支持业务可持续发展,提高组织全球竞争优势.

ISO 30300＆ISO 30301文件管理体系国际标准制定的适用对象及其基本内容

ISO 30300&ISO 30301文件管理体系国际标准的适用对象为所有形成文件并需要控制文件的组织,无论其规模大小、属何领域、在何国度.不论是要制定文件形成和控制的管理方针、管理规划还是管理的框架,均可采用该标准推荐的管理体系方法.ISO 30300系列标准为文件的形成和控制提供了标准化的模型,采用“管理体系方法”,可以将文件集成为组织战略目标的有机组成,将管理体系与业务文件活动关联,制定持续改进的战略框架,实现高层管理承诺,给予文件管理必备的领导支持、资金和人力资源保障.最适宜实施的对象可分为以下五类：第一类,已经实施ISO管理体系标准的组织.这类组织已经建立了持续改进的框架,文件管理体系标准可以帮助组织满足其他管理体系有关文件和档案管理的要求.第二类,已经采用ISO15489最佳实践模式的组织.这类组织已经在操作层实施了文件管理体系标准,新标准可以帮助其在组织战略方针和目标层面嵌入文件管理要求.第三类,有活动证据(如社会责任标准实施和合规性和一致性要求)需求的组织.文件管理体系标准可以为组织活动提供文件管理框架,帮助这类组织建立可靠的证据支持.第四类,管理信息为组织主要职能活动的组织(如法规制定部门).文件管理体系持续改进的系统方法可以加强对信息的控制,提供有效决策.第五类,需要构建和实施电子文件管理框架的组织.对于采用信息化工作方式的组织,需要考虑电子工作环境带来的变革管理,文件管理体系标准采用战略管理方法,为信息技术的架构提供了管理框架和功能要求,有利于文件系统的有效运行.

《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系：基础与术语》由3章、1个附录、1个参考文献和1个术语索引构成,分别是：(1)第1章－范围；(2)第2章－文件管理 体系的基础,包括文件管理体系与管理体系的关系、组织的背景、文件管理体系的要求原则、过程方法、高层管理角色、与其他管理体系的关系,共7条；(3)第3章－术语和定义,包括与文件相关的术语7个、与管理相关的术语5个、与文件管理过程相关的术语12个和与文件管理体系相关的术语5个,共4条；(4)附录：提供了术语表构建的方法论,介绍了该标准采用的术语概念关系、图表表示的方法和相关概念图,为资料性附录；(5)参考文献：列出了8个引用国际标准；(6)术语索引：按字母顺序列出了29个术语及其条目,便于查询.

《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系：要求》由10章、3个附录和1个参考文献构成,分别是：(1)第1章－范围；(2)第2章－引用标准；(3)第3章－术语及定义,参考ISO 30300：2011,(4)第4章－组织背景,包括了解组织及其背景,业务、法律和其他要求以及文件管理体系的范围界定,共3条；(5)第5章－领导,包括管理职责,方针,组织的角色、职责和权限,共3条；(6)第6章－策划,包括应对风险和机遇的措施和文件管理的目标和计划,共2条；(7)第7章－支撑要素,包括资源、能力、意识和培训、沟通、文件,共5条；(8)第8章－运行,包括运行计划和控制、文件管理的过程设计、文件系统实施,共3条；(9)第9章－绩效评估,包括监控、测评、分析和评估,内部审核,管理评审,共3条；(10)第10章－改进,包括不合格控制和纠正措施,持续改进,共2条,(11)附录：附录A为资料性附录,提供了ISO 9001、ISO 14001和ISO 27001与ISO 30301的对应关系；附录B为规范性附录,提供了文件管理过程控制的活动要素及控制内容和要求；附录C为资料性附录,提供了组织自我评估的检查清单,方便组织对其是否满足该标准的情况进行分析,以明确其需要改进之处,也可用于发现该标准不适用之处,提出适用与组织的适应性改进内容；(12)参考文献：列出了8个引用国际标准.

ISO 30300&ISO 30301文件管理体系国际标准的新发展

文件在ISO 15489：2001标准中指“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息”.在ISO 30300系列标准中指“组织或个人在履行法定义务或开展业务活动中形成、接收并维护的作为凭证和资产的信息”,在ISO 15489文件证据属性认识的基础上,ISO 30300系列标准增加了文件资产属性的认识,拓展了认识文件属性的视角,为文件资产化管理提供了依据.文件管理的定义在ISO 15489和ISO 30300系列标准中,均指“对文件的形成、接收、维护、利用及处置进行高效和系统控制的管理,包括以文件的形式捕获和维护业务活动及事务处理的凭证和信息的过程”,相当于我国机关文件档案的管理.文件应作为资产化信息进行管理的理念,对信息化工作背景下的文件档案管理将带来重要影响,有利于来自于文件档案的组织业务资产、知识资产、信息资产和数字资产的法律保护、经济保存和高效利用；有利于将文件档案管理视为组织信息资源管理的有机组成进行有效配置和治理.

档案管理学术论文的撰写
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与ISO 15489标准相比较,ISO 30300＆ISO 30301标准从战略高度考虑了全球化工作环境和信息化工作背景下组织当前和未来发展的内外需求,为应对电子政务、电子商务动态变化环境下电子文件的管理(如协同工作环境下的文件管理,跨组织结构、跨地理边界、跨部门的文件管理),提供了最佳实践的管理框架和方法,明确了高层管理的责任；将文件作为资源和资产进行管理,考虑其业务价值和社会价值,从操作层实施规范化文件过程和受控文件系统,设计文件策略、目标、风险、过程和控制体系,影响文件形成和管理的体系、机制和方法,有利于促进其不断发展和完善,满足业务和社会需要.其预期结果是文件质量保证得以加强,基于证据的业务治理活动能够满足信息通讯技术动态变化的需求,电子商务和电子服务系统中的信息、证据、记忆和知识得以积累、共享和交流,数字环境下的业务流程和业务系统得以整合、优化和创新；组织资源和资产的使用效率、效益和效能得以提高,组织适应复杂变化的全球竞争环境的能力得以提升.ISO 30300&ISO 30301标准的实施包括两个层面：

第一层,战略层.文件管理最佳实践从业务操作层提升到战略管理层,在组织管理体系构建与实施中,将文件管理的责任从低层的文件管理者提示到高层的执行主管.其收益包括在ISO 15489标准基础上采用了国际认可的管理体系模式建立和实施文件管理政策和目标,有利于整合应用ISO管理体系系列标准,采用集成的风险评估方法为高层管理人员提供文件治理的框架及管理工具,通过绩效评估和审计工作促进持续改进,支持独立第三方的认证和合规性认证,有利于全面提升组织活动信息的控制力、证据力和服务力,全方位地满足多种多样的业务需求.

第二层,操作层.将文件管理的过程及控制要求嵌入业务过程及其控制要求,成为管理体系标准集成应用的有机组成,有利于构建面向业务的组织整体解决方案.其收益包括通过文件过程规范化控制,帮助组织提高业务效率,满足其合法性和合规性要求,消除冗余和重复信息,有效决策；改善IT性能,实现组织范围的信息共享；支持灾难恢复和业务连续性需要,提供诉讼保护,维护利益相关方权利和利益；维护组织或集体记忆,履行社会责任.ISO 30300&ISO 30301标准实施的目的在于为业务的问责和治理建立可信环境,有利于将ISO业务过程合规与其他管理体系认证相关联,支持贸易和相关供给,以服务为宗旨,提高组织竞争优势.适用于组织范围内一个或多个业务过程或多个组织的业