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目前审计软件在会计师事务所中有了一定程度的普及,但在应用上仍然存在问题,一方面审计软件自身开发上的不成熟导致部分功能不能灵活使用,另一方面,随着财务软件的网络化发展趋势,出于安全、保密等原因造成审计软件无法直接取得客户的账套资料.在这种情况下,就有必要让Excel出马来为我们解决以上问题.笔者以Excel2007为例,结合具体案例,介绍一套组合拳,简化审计明细表编制,发掘审计线索,以期达到事半功倍的效果.
拳法一:迅速改变数据格式
部分财务软件(比如用友Nc)导出的数据是文本格式,无法直接进行加总求和,非常不利于后续审计中对数据的处理,也很容易导致数值计算错误.因此,我们这套组合拳首要解决的就是改变数据格式的问题.对此,审汁实务中通常有两种方法来解决.
(一)采用“查找和替换”方式迅速改变数据格式
使用“,”替换“,”就能迅速将文本格式的数字转换为以数字格式存储的格式.
操作方法:A.按快捷键CTRL+F(或执行开始――编辑――替换).
B.在查找内容和替换内容处都键人西文的点号.(如图1)
点击“全部替换”,就可迅速实现数据格式的转化,将原来带小数点的文本型字符串变为数值型字符串.
(二)采用数据分列改变数据格式
使用“查找和替换”方式可解决大部分情况下的数据格式转化问题且能一步到位完成对所有项目的更改,但是当文本型字符串所代表的数值信息为整数时(即不存在小数点时),该法失效.这时,就需要采用数据分列方式来改变数据格式.
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A.为了使分列后形成的数据出现较整齐的效果,先选中所有数据,将格式设置为数值格式,并将保留小数位数设置为0.
B.