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随着电子信息技术的快速发展,一方面是城建档案馆不惜花费巨额资金,对接收进馆的纸质工程档案进行数字化扫描加工,一方面是建设单位将工程建设过程中产生的大量电子文件束之高阁或随意丢弃,这种状况实在令人惋惜.解决这一问题,唯一途径就是积极推进建设工程电子文件的归档管理,将工程建设活动中形成的电子文件全部接收进馆.要开展建设工程电子文件的归档,选择什么样的归档模式、制定怎样的归档策略就成了首要问题.

各地建设工程电子文件的归档模式

从各地城建档案系统的情况看,目前建设工程电子文件的归档大致有以下四种模式.

1　不借助电子文件归档管理软件的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆没有开发建立建设工程电子文件归档管理软件,要求建设单位(包括勘察、设计、施工、监理单位,下同)按照一定的格式要求,将纸质的工程档案扫描加工成电子文件后,以光盘形式向城建档案馆报送.这种模式简称为“无软件模式”.无锡城建档案馆采用该模式.

2　借助电子文件归档软件扫描纸质档案的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件,发放给建设单位；建设单位将纸质工程档案全部扫描成电子文件,通过电子文件归档软件收集起来,然后以离线形式报送到城建档案馆.这种模式简称为“归档软件+扫描”模式.天津、广州城建档案馆采用该模式.

3　通过电子文件归档软件将电子文件转换成固定通用格式的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件,发放给建设单位；建设单位将工程建设活动中产生的电子文件,通过电子文件归档软件转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式,然后直接归档,无须扫描；对其他一些不能掌握电子版的文件,如工程规划许可证、施工许可证、材料产品合格证等,建设单位再通过扫描方式导人电子文件归档软件,最后以离线或在线形式报送到城建档案馆.这种模式简称为“归档软件+格式转换+扫描”模式.苏州、昆山城建档案馆采用该模式.

4　建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件,把记录工程建设活动必需的各种资料表格及其他工程文件的格式、要求等纳入到软件中,发放给建设单位；建设单位通过软件直接编制工程资料,形成工程电子文件,工程结束后软件将电子文件自动转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式,直接完成工程电子文件的归档；对其他一些不能掌握电子版的文件,建设单位再通过扫描方式导入一体化管理软件,最后以离线或在线形式报送到城建档案馆.这种形式简称为“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式.珠海、大连、芜湖市城建档案馆采用该模式.

各种工程电子文件归档模式的利弊

建设工程电子文件是指在工程建设过程中,通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.

同传统的纸质文件相比较,建设工程电子文件具有占用空间少、存储携带方便、传输速度快、排版制作容易、更改复制简便、搜索利用快捷等突出优点.但如果将电子文件作为档案保存,又存在许多弱点,主要表现在：电子文件内容信息的不稳定性,即电子文件可以随意更改、删除、增加,且不留任何痕迹；电子文件对设备和软件的依赖性,即电子文件必须借助计算机等中间设备和计算机管理软件才能读取；信息与载体的可分离性.

在分析了建设工程电子文件的特点之后,现在再来看上述四种归档模式哪一个更适合于建设工程电子文件的归档.

1　关于“无软件模式”

“无软件模式”不能记录建设工程电子文件产生的背景、结构、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息,不能获取元数据,因而不能保证电子文件的真实性、有效性和完整性,是一种不可取的电子文件归档方式.

2　关于“归档软件+扫描”模式

这种模式建立了电子文件归档软件,对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有一定的保障作用.但缺点是：第一,由于这种模式是在纸质文件已经形成后,经过扫描才纳入电子文件归档管理系统的,电子文件形成过程并没有纳入管理系统,因此该模式并没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”,因而在保证文件真实性、完整性和有效性方面还存在一定距离.第二,全部建设工程电子文件都通过扫描获取电子文件,会花费大量资金,从经济上讲不能实现节约.第三,扫描文件占用的存储空间通常要比许多电子文件如doc、excel格式文件大得多,同样一份文件,其扫描件所占空间是doc、excel文件的50倍以上.大量扫描文件导人城建档案馆为管理馆藏档案而建立的城建档案管理系统,会大大降低城建档案管理系统的运行速度,甚至会导致系统的瘫痪.第四,扫描文件通常为影像文件,文件内容识别率低,不能直接进行全文检索.

3　关于“归档软件+格式转换+扫描”模式

这种模式的优点包括：第一,建立了电子文件归档软件,对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性起到了一定的保障作用.第二,以电子文件格式转换替代了大部分纸质文件的扫描,节约了扫描费用.第三,将工程电子文件转换成固定通用格式如PDF,在一定程度上固化了原有电子文件内容,有效防止了电子文件归档后的随意改动,对保障电子文件的原始性具有重要作用.第四,将电子文件转换成固定通用格式,可以有效保护文件形成单位的知识产权,避免给文件形成单位造成损失.第五,将所有工程电子文件转换成统一格式,可以方便城建档案馆和其他用户查阅利用.

但这种模式的缺点是：第一,由于这种模式是在电子文件形成后,经过格式转换才纳入电子文件归档管理系统的,电子文件的形成过程并没有纳入管理系统,因此该模式也没有实现真正意义上的“全程管理”和“前