关于电子档案相关硕士学位论文,与档案管理信息化相关论文范文集

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0 前言

随着信息技术的普及,档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一.档案管理信息化为档案管理现代化提出了机遇与挑战.可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件.数字化管理为档案管理提供了传统管理无法比拟的效率优势.

档案工作的基本环节为：入档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计等工作.电子档案是人们在使用计算机的过程中产生的,或将已有的各种资料（纸张、图片、图像、声音等）进行数字化处理（扫描、数码摄入等）而产生的信息,由于形成了大量数字化的电子文件,必须实施档案信息化管理.

1.在线收集各类电子档案

解决档案管理系统与OA系统的接口问题,档案管理系统与办公室自动化系统OA数据共享的实现,通过接口程序完成.接口程序运行在档案管理系统服务器上,自动定期进行数据下载,将其存入档案系统中,档案员对其进行在线整理及在线归档.同时,针对其他情况提供通用接口实现电子档案的在线收集.

2.确保归档电子文件的原始性、真实性、完整性

电子文件的收集积累方式必须从电子文件形成阶段开始.电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节,如果职责不清,制度不明,都可能影响电子文件的原始性.实行电子文件的“全程管理”,每当文件形成时就想到档案.因此,归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段就加以控制,实现OA环境中的文件档案一体化管理,要求将文件工作和档案工作一同嵌入管理文件系统中,记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切过程和处理情况,即实现前端控制.其一是在计算机网络系统上,记录系统应设计自动记录功能,可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、人数据库时间等.在进入数据库之前,要对记有档案标识的内容进行鉴定归档.其二是用载体传递的电子文件,要按规定进行登记,签署,对于更改处,要填写更改单,按更改审批手续进行,并存有备份件,防止出现差错.

3.电子文件具有系统依赖性

无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,移交给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据文字的真实性、准确性负责.为了确保电子档案的可读性,对归档的电子文件提出格式要求,文字型电子档案以XTL、RFT、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式：视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式以及收集电子文件时采集背景信息和元数据需一同归档.以产生文件的软件名称或文件的数据格式作为文种的著录内容,原因在于：其一,光盘档案属于电子文件,对于不同数据格式的文件,需要不同软、硬件的支持,在文种中以生产文件的软件名称或文件的数据格式作为著录内容,使档案员和用户能够通过著录条目,明了利用某一光盘档案所需软、硬件条件.其二,同一张光盘上的数据基本是同一类型的,档案员在实际工作中具有可操作性.

4.电子文件脱机存贮的载体为光盘

光盘档案成为对电子文件归档、保管、利用与交流的主要形式.同规格、同内容光盘档案一式三份,一套封存保管；一套异地保管；一套提供使用.

下面主要介绍一下声像档案的具体做法.

1）声像资料移交光盘的“名称”,写明年份、部门 根目录下应仅有三个一级目录名：

“Photo”表示图片文件目录；

“Audio”表示音频文件目录；

“Vidio”表示视频文件目录.

二级目录名由资料标题名构成.根目录下可以有一个Readme.txt文件说明说明光盘使用方法以及软件安装程序.“标题名”应简明扼要.例如：2012年学习“十八大”专题档案.

2）声像资料文件名为资料的档案编号.同一资料的说明文件的文件名和资料文件名相同,扩展名统一为txt格式.声像资料说明文件和声像资料存在于同一标题名内.

3）照片档案的图片文件以JPG格式压缩.单个图片尺寸不小于1M字节不大于8M字节为宜.每个照片档案的文字说明要反映：简明概括的题名、人物次序（姓名、职务）、拍摄时间、地点、摄影者五项要素.照片归属权不属于本单位的,应当注明照片版权、来源等.

4）讲话录音音频文件以mp3或wma格式压缩,位速不小于40kbps或96kbps为宜.音乐文件不应超过128kbps为宜.音频文件的文字说明要反映：题名、讲话人（姓名、职务）、时间、地点、讲话背景、录音者、录音时长七项要素.有录音文字稿件的要注明其文书档案互相参见号.

5）视频文件以mpeg2/4或wmv9（VC-1）任意一种格式压缩,以便于今后网络传输、共享视频文件的文字说明要反映：题名、时间、摄像者、该视频节目时长四项要素.有文字稿件的要注明其文书档案互相参见号.

5.电子档案与纸质档案共存

双套制融合了电子档案和纸质档案的优势,既可发挥高效存取检索功能,又可保障档案的凭证价值作用的实现.至少对永久、长期保存的档案实行双套制.

电子文件虽有体积小、信息量大、检索迅速的优势,但其局限性也是明显的.主要表现为：1）不能有效防止数据在传输过程中泄露；2）电子文件中文字无个人字迹特征、无书写新旧之别、无正副本之别,一旦被篡改,无法识别；3）电子文件无原件概念,没有确定法律地位；4）对软、硬件依赖性强；5）寿命有限,影像记录的稳定期限不长.而纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势,但具有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点.电子档案在信息传输、处理开发利用方面的高效、快捷,以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点,都是纸质档案无法比拟的.因此,从档案管理现代化,实现档案信息资源的合理开发利用,提高工作效率等方面出发,大力发展电子档案,推进计算机信息技术在档案管理中的应用是非常必要的.所以,在一定时期内电子文件和纸质档案管理的共存并不消极被动,两者是在相互学习,互相借鉴中互为条件、互补长短.

电子档案学术论文怎么写
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综上所述,搞好档案信息化工作,需要各个部门之间的协作、配合,增强他们的档案管理、档案法制意识,共同推进电子档案的标准化、自动化、网络化管理.最主要的是档案部门做好各项基础工作,更新观念.勇于探索,这样才能做好电子档案的管理工作,维护电子档案的安全,发挥电子