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如果给录入身份证加个提醒功能,出错的机会就少多了.

身份证在Excel数据信息里随处可见.录入过程中稍不留意,出错难免,而且处理不好会给后面利用的信息带来不少麻烦.比如目前打印的学生毕业证、职业资格证、合格证等证件或者其他情况都要求有身份证,一旦录入身份证出错,给办证及后面的工作带来的后果可想而知.如果能在Excel表格中录入身份证的时候多一个提醒功能,做到录入时及时发现错误并及时更正,相信出错的机会就少之又少了.

利用Excel公式对身份证的录入进行准确性检验,可确保身份证号录入的准确性.它可以检验出15位或18位的身份证录入时是否是15位或18位,而且18位身份证（目前绝大多数为二代身份证了,即都是18位号）,其最后一位是检验码,它是根据身份证前17位数字依照规则计算出来的,其值0～9或X.一般情况下只要有一位数字录入错误,依照规则计算后就会与第18位数字不符.当然不排除按错误计算后恰好与检验码相符的情况,但这种情况出现的可能性较低.

利用下面介绍的设置功能,录入身份证时除了可以检测出录入位数的对错外,同时还可以检验18位的身份证是否合法,及时在录入时提醒录入者,大大提高身份证录入的准确率.

方法一：自动弹出提示信息

这种方法是利用Excel数据有效性设置自动弹出提示框提醒.

在录入身份证前,一般先设置要录入身份证的所在列为“文本”格式,否则在Excel单元格中输入的数字位数超过11位后,会变成科学计数的形式,即身份证不能正常显示（“文本”格式的设置方法这里不细说）.本文要录入身份证的所在列为C列,那么要设置录入身份证的所在列（C列）的有效性,让其能在录入身份证不正确的时候及时提醒.

第1步：选定“C列”列头,选菜单“数据→有效性”（图1）.

第2步：当打开“数据有效性”对话框后,选择“设置”选项卡的“允许”为“自定义”.公式引用的位置,把下面的公式输入进去（图2）：

等于OR(LEN(C1)等于15,IF(LEN(C1)等于18,MID("10X98765432",MOD(SUM(MID(C1,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)等于RIGHT(C1)))

第3步：公式输入完后,选择“出错警告”选项卡的“样式”为“信息”.“标题”下面的内容输入提醒文字如“注意!”.“出错信息”下面的内容输入“请您再次确认,您录入的身份证是否准确!”等文字,最后点“确定”（图3）,数据有效性设置就完成了.这时录入身份证完成后如果出错,马上就会自动弹出提醒对话框,提醒录入人员重新核对,避免了身份证出错了还不知道.

方法二：设置辅助列进行提示

这种方法是在身份证所在列旁增加一列用于设置文字提醒.

如在D列设置,D1单元格输入“身份证对错”作表头,在D2单元格输入下面的公式：

等于IF(IF(LEN(C2)等于18,MID("10X98765432",MOD(SUMPRODUCT(MID(C2,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)等于RIGHT(C2),IF(LEN(C2)等于15,ISNUMBER(--TEXT(19&MID(C2,7,6),"#-00-00")))),"正确","错误")

输入完后按回车,然后向下填充该公式即可.这样如果身份证录入对了,其对应的右边D列显示“正确”,不对了显示“错误”.

为了使“错误”显示得更显眼,还可以在D2单元格输入公式后,先设置一下D2单元格“条件格式”,再向下填充该公式.通过单元格“条件格式”,让显示“错误”的时候,字体变成红色同时加上底纹颜色,以便更好地区别出来.设置方法（步骤）：

怎样写公式毕业论文
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在D2单元格输入完上面的公式后,选中D2单元格,选择菜单“格式”,选择“条件格式”选项,“条件1”选择“单元格数值”,选择“等于”,接着在后面框中输入“等于"错误"”.

选择“格式”按钮,选择“字体”选项卡,颜色选择“红色”,再选择“图案”选项卡,在