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摘 要 :本文从电子公文与电子文件形成者和使用范围不同,制定和使用的规范性不同,文件的类型与格式不同,承载的职能和法律效力不同进行比较.

关 键 词 :电子公文,电子文件,比较

公文作为政府施政的工,在国家及各部门的管理工作中起着重要而特殊的作用,担负着传达贯彻国家方针政策、布置任务、指导工作、请示问题、汇报工作、商洽事务、互通信息等许多重要使命.进入信息社会后,传统意义上的公文制作、传输、存储、归档已发生了革命性的变化,越来越多的政府部门通过网络实现无纸化办公,依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理,电子公文的出现成为历史的必然.在电子政务的环境下,电子公文已在各级政府得到了广泛应用,这不仅极大地提高了公文信息的传输速度和处理速度,同时也有效地提高了政府的办公效率.《电子文件归档与管理规范》中对电子文件给出的定义是:“电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”.随着电子新技术的不断涌现,电子文件的产生方式和种类越来越多,大体上可分为两类:第一类是记录人们在办理公务、处理一般事务性工作和交流信息过程中产生的电子文件,如电子信件、电子文书、电子报表等,这类电子文件多以文本、图像、声音和影像等形式存在,第二类是记录人们科研和生产活动的技术性电子文件,如CAD、CAM等生成的电子文件,它们多以光栅图或矢量图等形式存在.

将电子公文的定义与电子文件的定义相比较可以看出,电子文件的定义外延宽泛,它不仅涵盖了电子公文,还包括声音、影像、计算机软件、数据库、网页文件等更为广泛的以电子形式存在的任何文件.只要是在计算机等电子设备环境中生成、使用、存储,并可在网络中传输的文件都可以称作电子文件,而电子公文只是电子文件存在的形式之一.电子公文具备电子文件所固有的信息存储高密度性、对系统的依赖性、信息与载体的可分离性、多种信息形式的集成性、信息共享性及不安全性等特性.电子公文是电子文件的一个重要类型,它既具有一般电子文件的基本属性与特征,要遵循电子文件管理的基本原则、规范及其基本理论和技术,又因政府机关在职能活动上的特殊性而与其他电子文件有许多不同.

1.形成者和使用范围不同

电子文件的形成者多、使用范围广.它既包括国家机关、公共组织在履行职能活动中产生的通用电子文件,也包括其他机关、企事业单位或公共组织形成使用的各类专用公务电子文件、非正式公务电子文件,还包括个人、家庭、私人组织在处理私人事务活动中产生的私人电子文件.因此,电子文件广泛应用于生产领域(CAM)、设计领域(CAD)、办公领域、电子政务、电子商务以及个人生活中.而电子公文专指国家机关、公共组织在履行职能活动中产生的具有法定效力和规范体式的电子文件.因此,电子公文的形成者和使用范围的针对性要比电子文件强得多.电子公文的形成者是依据有关法律和章程而成立的,并能够行使权利和承担义务的机关、组织及个人.电子公文应用于国家行政管理机关之间的公务活动,由国家各级政权机关制发和处理,是政府施政的重要工具.电子公文的生成和处理仅限于政府部门内部以及各级政府各个部门之间,只有当电子公文公布与开放之后,才能为广大人民群众所使用.

2.制定和使用的规范性不同

电子文件由于作者的多样性和应用的广泛性,使得其在制定和使用上有很高的自由度和灵活性.除公务性的电子文件外,不同类别的电子文件,其文件类型、存储格式、形成方式和处理程序会大相径庭.特别是对于私人电子文件,更无需对其做任何限制,以求最大限度地发挥个人的创造性和想象力.因此,无法对电子文件制定统一的标准和规范.而电子公文具有很强的规范性,需要按照特定的格式和程序逐步形成,这种规范性既体现在公文的信息内容与存储格式上,也体现在公文处理的程式化和程序化上.之所以如此,主要是为了维护电子公文的严肃性与权威性,使公文的撰写和处理趋于准确、迅速、及时,从而提高工作效率和文书处理质量.

3.文件的类型与格式不同

电子文件的类型相当广泛,包括所有可用计算机系统生成的文件,且文件信息可能以多种状态存在与表达,包