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摘 要 ：随着全球经济的发展,各国之间的交流和往来也日益密切,世界逐渐成为密切联系的不可分割的一个整体.我国加入WTO之后,与国际间各方面的交流和合作也在加强,对英语的运用和英语人才的需要也进入到日常的工作和生活当中,尤其是在国际贸易往来方面.英语商务信函是国际交流当中相当常见的交流方式,正确规范地使用英语商务信函对加强国际间的交流,提高沟通效率,减少误会有非常重要的作用.除了对英语词汇和语法的熟练掌握,还需要了解国际商务礼仪习惯,保证内容简洁明了,思路清晰,用词谦逊,指代准确.

关 键 词 ：英语 商务信函 文体

中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02

近年来,随着我国经济的飞速发展,国际地位的持续提高,我国与国际间的交流和合作也日益加强,越来越多的国际经济贸易的发展,对英语的使用频率也越来越高,英语商务信函的使用范围也日益广泛.商务信函不同于私人信函,是贸易往来当中必不可少的沟通方式,是传达信息的必要工具,用途和用词都与私人信函有很大的不同.尤其是在我国加入WTO以后,英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了.在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范,有助于帮助商家达成贸易,提高沟通效率.熟练地掌握英语词汇和语法,充分了解英语的语言习惯和特色,并且符合商务信函的礼仪,对于书写一封用词恰当,礼节到位的英语商务信函是非常必要的.商务信函是以达成商务合作为目标的,具有内容格式相对固定,表达简洁明了的特点.对英语商务信函的运用能力,也体现了一个企业的国际化水平,和商务人员专业素养.商务英语信函属于正式的公文写作,首先应该符合商务英语写作的7大原则,即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅.在写作文体的运用上,也应该符合商务英语的写作要求和习惯,主要为以下几个方面：

1.格式规范

商务信函作为公文写作中的一种,有着相对来说比较固定的文体格式,有着明显的公事公办的文体特色,一般要包括以下几部分的内容：

(一)信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传.

(二)写信日期（Date Line）：写信的年、月、日.

（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址,以及收信人的名字和职务.

（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称.通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”,又或者是使用对方的姓氏或是职位名称.

（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧,在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由.如果是对对方来函的答复,一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容.从而节约读信者的阅读时间,提高沟通效率.然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明,是正文的核心部分.为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容,一般每一件事要分一个单独的段落来阐述.接着是需要对方给予答复的内容,或者是需要对方完成的事件的表达.如果有附件的话,也要告知对方,提醒对方查收.

如何写商务英语硕士小论文
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（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语.是商务信函的礼貌性和完整性的保证.

（七）签名（Signature）：写信人的署名,包括姓名和职务等.

自此,才能算是一封格式完整的商务英语信函.

2.用词规范

由于商务信函区别于普通私人信函的特点,和其明显的商务特征,在用词的选择方面,也需要注意.商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点,还具有自身专业性的特点.商务英语信函需要使用正式的,官方的书面词汇,尽量不使用非正式的口语词汇.词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现,是专业知识和英语的综合运用.例如：表达完成的意思,要使用“plete”而不是“finish”；表达购买的意思,要使用“purchase”,而不使用“buy”；表达意向的时候,要使用“intent”,而非“want”等.

而且用词的选择上,要多用单词,减少短语的使用.商务信函的目的是传达商务信息,而不是对文章进行美化和抒情.因此要多使用简单易懂常见的词汇,而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇,还要注意减少没必要的形容词和状语.对时间、数量和程度的说明要具体,尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇,具体到数字和日期.意思表达不准确,不清楚的词汇尽量不要使用,以免造成歧义.

对专业词汇的使用要特别留意准确性.商务英语信函中对术语的使用频率很高,缩写也较多,熟练掌握这些词汇和缩写,也是商务英语信函能力的体现,避免因术语使用错误造成误会甚至损失.

3.注重礼貌

俗话说“礼多人不怪”,在日常生活中是如此,在商务往来活动中,更是如此.双方的贸易往来是建立在互惠互利,互相尊重的原则基础上的,因此商务英语信函也应该符合这样的原则.双方互相尊重,遵守合作原则,形成一种默契,才能保证商务贸易的顺利开展和进行.如果在来往中缺少应有的礼貌,合作是很难进行下去的.因此商务英语信函中,语气礼貌是非常重要的,影响着企业的商务形象和信誉.信函要写的礼貌且有分寸,并且要符合商务英语体谅的原则,措辞和用于要站在收信人的立场上,还要尊重对方的风俗习惯.信函中减少第一人称的使用,多使用第二人称做主语,或者是第二人称物主代词.

正确使用情态动词,如“would”,“should”等,可以使信函的语气更加的礼貌和委婉.以商量的口吻来叙述,让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉.需要对方完成的事件,注意请求句式和祈使句式的使用,例如“please”,“let us等”等.还要多使用表达积极意义的词汇,给读信者带来愉快的感觉.读信者的心情愉快,更有助于商务合作的达成和实现,对商务活动的开展具有推进效果. 4 句式简洁完整

在句式的选择上,应该尽量使用正式的,简单易懂的句式,不使用结构复杂的从句或者过于冗长的句子,减少读信者在句式的理解上花费的时间.复合句并不适合在商务信函中使用,短句虽然简单,但是表达清晰,理解容易,和商务信函的原则相符,是商务英语信函中最好的表达句式.

巧用被动语态.因为被动语态弱化了动作的实施者,强调突出动作的本身,表达更为缓和,婉转；并且避免了过多的人称代词的使用,使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁,也使得商务信函的结构更为紧凑.被动语态的使用,最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度.为了表达更加委婉,语气更加礼貌,还经常使用It作主语的句式.

多使用肯定句和陈述句,减少否定句和疑问句的使用.肯定句和陈述句更加积极正面,使人往好的方面去联想,商务往来的活动中,最重要的就是信赖感,肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感,从而产生合作的信心,更有助于商务双方达成一种合作默契.

在商务信函中,为了避免误会和损失的产生,对代词的使用要特别注意,指代要清晰明确,让读信者一下子就明白句子的主语和宾语,明白写信者所要表达的意思.逻辑性要强,避免含糊和混淆的出现.

句式要完整,避免出现省略句.商务信函最重要的原则就是表达要清晰,商贸活动最重要的就是要明确,清晰,交易双方要明确地表达自己的立场和态度,也要能够迅速地领会到对Ą