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一个项目从策划、立项、勘察设计、招投标、施工、竣工验收,往往历经多年,项目建设完成后其生命周期一般都在几十年、上百年.因此,基本建设项目的档案管理工作十分重要.它不仅是项目验收、审计、稽查、后评价、责任追究的依据,也在该项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改中有着不可或缺的重要作用.基建项目档案是整个建设项目从酝酿、决策到建成投产全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录,它包括项目调研、评估、决策、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料,其资料门类繁复,载体形式多样,且来源广泛、周期冗长、内容复杂,因此,如收集不齐全、整理不规范、保管不安全都将直接影响建设项目的使用效益.本文就基本建设项目档案收集工作做点初浅的探讨.

一、利用合同控制,从源头抓档案资料的收集

一般地说,基建项目建设都是招投标后由专业建设单位实施的,因工程参建单位往往首先考虑经济效益,把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务,对工程档案资料的收集、整编等重视不够,轻项目文件及档案资料的现象较普遍,档案资料收集混乱,质量不高,无法做到档案工作与工程进度同步,即使有档案管理方面的制度也形同虚设,缺乏约束力,起不到应有的作用,不能确保工程档案收集的完整、准确、系统.

要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一.建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中.项目档案资料的收集就应该从合同抓起.企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等,规定施工单位、供货商的资料移交手续与“质量保证金”、“工程结算”、“工程尾款”等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处罚措施,与其经济利益挂钩.同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料.这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果.

二、投资方