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随着社会主义市场经济的逐步完善,尤其是中国加入世贸组织10年以来,企业越来越注重规范自身的基础管理,提升核心竞争力.公文作为一种具有法定效力和规范体式的文书,在各类企业的基础管理工作中也得到越来越广泛的运用并发挥着越来越重要的作用.一篇好的公文在对外交往特别是在与国际商务伙伴交往中,往往能给对方留下好的印象,从而帮助企业达成目的,实现双赢.

但大多数企业的主要目的是以成本和利润为中心,追求经济效益最大化,在某种程度上忽略了对公文的重视程度,忽视公文处理过程中的共性问题.

一是对“公文是什么”的认识比较模糊.在一些企业里面,从事行政或文秘工作的相关人员对公文的概念模糊不清,认为只要是白纸黑字盖红印就是“公文”；有的则认为公文是党政机关、事业单位的事情,跟我们一个市场化的公司没有任何关系.诸如此类,连公文的概念都没有搞清楚,就更别谈公文处理的规范了.从定义上讲,公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使用的具有法定效力和规范体式的文书.无论是党政机关,还是企事业,都应该熟练掌握公文的基本知识.对于企业来说,公文是企业实施管理的有效工具和手段之一,也是企业对外交往的一张特殊“名片”.规范高效的公文处理工作,不但可以帮助企业提升内部管理水平,也可以塑造良好的对外形象.

公文自考专科毕业写论文怎么写
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二是对“公文怎么发”的问题比较困惑.企业公文发文中常见问题主要是不了解发文程序、滥发公文和行文关系混乱.不了解发文程序主要是：不清楚发文应该经过拟稿、审稿、会签、核稿、会签、签发、编号、打印、校对、用印、分发、递送、归档、立卷和销毁等程序,片面认为只要公司“一把手”或者主管领导认可了,盖个章就可以发文件了,整个流程也就随之结束了.滥发公文主要表现在：所发公文属于可发可不发之列；所发公文涉及的问题只需口头、、会议等形式即可解决；所发公文内容空洞,不能解决实际问题,没有实际意义；所发公文只是照抄照搬上级或有关部门的文件；所发文件涉及的事项未经有关部门协商一致.行文关系混乱主要表现在：越级行文；越权行文；随意“升格”或“降格”公文的发文机关；设置党群组织的企业,行文时党政不分.这些发文过程中的问题,看似平常简单,实际则会影响一个企业的正常运作,甚至导致内部管理的混乱.

三是对“公文怎么办”的问题比较随意.企业在日常经营管理活动中,也经常会收到上级单位、行业主管部门或业务指导部门的各类文件,但是有的行政或文秘工作人员对收文如何办理是一头雾水.有相当一部分的企业行政或文秘人员对收文后应该进行的签收、登记、分办（含拟办、批办和承办）、查办、归档、销毁等程序并不完全了解,导致企业收文工作混乱,也不能有效传达上级单位和业务指导部门的重要工作部署或会议精神.即使一些对企业经营有利的政策文件,也会由于企业办文不规范,不能得到很好的贯彻落实,致使企业管理工作陷入被动.无论是什么性质什么规模的企业,都应该建立一套规范的收文办理程序,发挥公文的最大价值,为企业发展创造良好的条件.

四是对“公文怎么写”的问题比较头疼.当前,一些企业存在文秘人员匮乏、对文秘工作重视不够等现象.要么是非专业的文秘人员,要么是兼职从事文秘工作的人员,他们对“公文怎么写”的问题比较头疼,也会出现一些令人啼笑皆非的情况.这些情况突出表现在：对公文格式掌握不正确,上行文格式与平行文、下行文的格式不分,公文版头混用、误用或者干脆不用；对公文文种掌握不准确,自制文种、误用文种或混用文 种；对公文要素掌握不全面,所写的公文要素不全,“缺斤短两”,纰漏较多；对公文的措辞审核不严谨,随意使用口语化、命令化的字句,不符合公文语言特点,有的甚至出现错别字连篇、语句不通问题,直接影响了公文的效力和严肃性.拟写公文既有制度上的规范,也有基本功上的要求,做好这项工作,切实需要从事文秘工作的相关人员认真学习有关公文的基础知识,本着对企业负责和对岗位负责的态度,拟写好每一篇公文.

五是对“公文怎么用”的理解比较粗略.中国加入世贸组织以来,我国的各类大中小企业相继开始实施“走出去”,把生意做到国外,但大多数企业对这种对外交往中如何使用公文的理解还比较粗略.最常见的情况是,企业发往外国的函件都使用外文.而外国的公司恰恰相反,他们根本不会因为你不懂外文而改用你国的文字,其实我们也完全可以使用汉语.因为汉语是联合国使用的6种语言之一,也是世界通用语言,我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用中文.这不仅符合国际惯例,也是对中国主权和文化的尊重.还有一种常见的情况就是,发往港澳台地区的函件用繁体中文.实际上,根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物,可以使用简化字的一律用简化字.”公文也应如此.以上两种情况,最容易被忽视.这些问题看似简单,实际上反映了一个企业在对外交往中的形象,也反映了一个企业是否善于在对外交往中占据主动.

企业毕竟有着不同于党政机关的地方,但是从公文处理本身来讲,无论是党政机关、社会团体,还是企事业单位,都应该认真学习和掌握国家有关部门制定的公文处理办法,严格遵循公文处理的程序开展公文处理工作,严格按照国家规定的标准印发公文.各类企业应坚决避免“五个问题”的出现,应把做好企业公文处理工作摆到提升企业基础管理水平