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内容摘 要 :计算机审计自动化是一个十分迫切需要解决的问题.《中国财务软件数据接口标准CSIA/ABM98001号》(简称CSIA)所规定的财务软件数据文件格式、及接口标准不是针对计算机审计的标准,而是对不同品牌财务软件间的数据自动交换进行了规范.与计算机审计系统所要求的数据接口标准还有一定的距离.为了解决计算机审计系统的数据自动获取,实现计算机审计自动化,在2004-09-20发布,并于2005-01-01实施《信息技术 会计核算软件数据接口标准GB/T19581-2004》(简称T19581).
关 键 词 :计算机审计 数据接口 通用性
问题的提出
目前,计算机作为信息处理工具已经被人们所接受.无论是生活还是工作我们已经越来越离不开它,其主要特点表现为数据处理速度快、计算准确.其中1954年美国通用公司首次将计算机应用于工资处理,开创了会计电算化的先河.之后随着信息技术的发展、硬件价格的降低,使得一般的企业有愿望、有能力使用计算机完成日常的会计核算工作.目前的会计核算系统已经能够实现全部工作由计算机处理、完全替代手工的会计核算.在会计核算实现计算机处理的同时人们不禁要问审计工作什么时候也能够实现计算机自动处理.
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审计是由专职机构或人员接受委托或授权,对被审计单位在一定时期内全部或一部分经济活动的有关资料,按照法规和一定的标准进行审核检查,收集和整理证据,以判明有关资料的合法性、公允性、一贯性和经济活动的合规性、效益性,并出具审计报告的具有独立性的经济监督、评价、鉴证活动,其目的在于确定、解除被审计单位的受托经济责任和加强对被审计单位的管理、控制.审计过程包括收集证据、分析整理、出具审计报告.
传统审计以纸介质的账证表作为审计证据,审计人员通过翻阅、计算、对比、评价、鉴证,实现对企业经济活动的监督、管理和控制.然而现代审计在大部分企业的会计核算工作已经使用电算化软件后,审计工作面临着两个必须解决的主要问题—审计证据的数字化、审计过程的自动化.
计算机审计系统的目标
计算机审计系统的目标为:降低审计工作的强度、提高审计工作的效率、保证审计工作的质量.
计算机会计已经实现从手工核算到计算机核算的转变.但是计算机审计的发展却不尽如人意,它明显滞后于计算机会计.究其原因有技术上的、也有管理上的.由于许多被审单位都已经实现电算化,传统纸介质的账证表已不再使用,取而代之为磁性的数字文档.在新的环境下,审计人员在审计过程中遇到的主要问题包括:获取真实、完整、有效的审计证据、灵活选择审计模型、严格编制审计报告.
一个好的审计软件系统应该具有通用性、完整性、正确性、安全性.其中通用性表现为一般不经过程序改动就可以满足大多数企业的审计需要;完整性表现为审计证据没有缺失;正确性表现为汇总核算过程准确无误;安全性表现为审计证据不会被篡改.
计算机审计的重点
会计工作是对企业所发生的各项业务以凭证的形式进行记录,按照账户进行核算、汇总,通过规范的报表如实反映企业的经营活动、经营状况.而审计工作则是对“记录”的公允性、合法性、一贯性进行审计;对核算方法、过程及各种报表的合规性进行审计;对企业经营活动的效益性进行审计.
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计算机审计系统的主要职责是“辅助”审计人员完成对计算机会计系统所记录的企业各项经济活动、核算过程以及汇总结果进行审计.
计算机会计系统的工作方式及数据处理过程是从经济业务发生编制出记账凭证,并输入计算机系统,经过汇总核算生成各种账证表,而计算机审计的工作范围则应该从输入计算机的会计凭证开始到各种审计模型的使用,最终编制出审计报告.由于计算机会计软件系统有不同的品牌,每一个品牌的软件系统的数据结构各不相同.使得在使用计算机审计软件的时候不得不花费大量时间和精力确认会计系统中记录的数据凭证的真实性、完整性.从而大大降低了计算机审计系统的通用性,使得审计人员不得不沿用手工方式进行审计.
通用性强的审计系统要求应用的审计模型必须建立在标准的、统一的数据平台之上,人们在使用计算机系统进行审计时应该把工作重点放在审计方法的使用、审计过程的实现和审计模型的选择上,而不是放在数据的获取上.如今计算机会计系统只需将数字记账凭证输入计算机,之后汇总、核算、编辑会计报表等工作全部由计算机自动完成.所以会计人员已经从手工核算解脱出来,把“计算”工作抛给了计算机.面对这样的形式对于审计系统来说应该把证据“确认”的工作抛给计算机,而审计系统的核心内容应该针对不同的审计方法和模型进行“程序化”处理.
通用计算机审计系统的设想
(一)搭建通用审计系统的数据平台
通用数据平台的搭建可以采用两种方式,第一种方式由财务软件开发单位按照国家规定的标准(《信息技术 会计核算软件数据接口标准GB/T19581-2004》)在软件运行过程中,每一个会计期末将计算机财务系统中的记账凭证表、财务账表、会计科目表、以及一些辅助性数据表等相关数据输出到财务系统外部,供计算机审计软件使用,而审计人员则可以根据输出得到的账证表,以此为数据平台设计审计模型;第二种方式由审计软件的开发单位,针对每一个品牌的会计软件(而不是针对每一个被审单位)的数据库进行数据采集,采集到的数据格式要求必须符合《信息技术 会计核算软件数据接口标准GB/T19581-2004》标准,以此作为通用计算机审计系统的数据平台,设计审计模型,开发通用的审计系统.采用第一种方法,对于通用计算机审计系统是一个最理想的结果;采用第二种方法,对于通用计算机审计系统来讲,数据获取稍微麻烦一些,但依然是可行的,因为国内现有的、正规的、商品化的财务软件也就二三十家,通用审计系统可以针对每一个品牌的财务软件,按照(GB/T19581标准)将财务软件系统的相关数据导出.
(二)验证审计系统的数据平台
为了验证搭建起来的用于通用审计系统的数据平台,我们可以通过重构会计核算实现对记帐凭证、会计科目等数据的验证,具体办法就是在计算机审计系统中对获取的记帐凭证和会计科目等相关数据,按照正常的、符合会计准则要求的生成相关账证表,并编制资产负债表、利润表和现金流量表等.以此和被审单位的会计系统产生的对应账证表进行比较,如果一致,说明数据平台是真实、完整、有效、可用的.
(三)设计通用审计模型
计算机审计系统使用的数据平台搭建、确认完成以后,接下来的工作就是如何把关注点指向审计模型的建立、审计算法