项目管理方面硕士学位论文,与项目会议管理实践相关论文范文

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0.概述

随着我国乃至世界经济的高速发展,涉及各个领域的工程项目如雨后春笋一样蓬勃发展.作为交换和分享信息与观点的一种平台,项目会议已经成为项目管理的一项重要工作内容.会议作为沟通管理的一种方式是否经济、有效,以及在何种情况下召开何种会议才能更有效的推进项目的完成,是非常重要的.

1.项目会议的分类

项目管理历经5个不同的工作过程：启动、计划、实施、控制、收尾.

项目实施过程中所涉及的进度、费用与质量是项目实施的三项关键内容,他们之间在项目的实施过程中存在着一个相互协调、相互适应的问题.如何在项目的实施过程中有效的使项目的进度、费用与质量相互配套、相互协调,就构成了项目管理的三坐标管理体系.

项目会议包括启动会（动员会）、计划进度及质量问题协调会、技术状态评审会、交付用户的验收会等.

1.1项目启动会

合同签订后要召开项目启动会,参会的人员有项目发起人（来自管理层）、客户经理、项目经理和项目团队成员等.

会议主要内容：

a项目概述,介绍项目的范围和交付成果.

b组建项目团队,明确团队成员职责分工.

c发布项目进度计划.

d讨论项目的管理办法,包括计划、费用和质量方面.

c项目风险预计以及规避措施.

1.2项目计划会

项目计划会由项目经理/计划主管主持,项目团队成员和负责项目的生产加工、器材采购等的管理者参加.

会议主要内容：

a根据WBS确定里程碑,讨论完成任务的方法；确定活动和任务的相互关系和顺序,编制项目的详细计划,并完成任务分配.

b根据项目时间表制订项目进度计划、成本计划、质量计划、沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等.

c协调在计划执行过程中制约任务完成因素的相关方之间的关系,保障项目按计划完成.

1.3项目例会

项目例会通常由项目经理主持.参会成员为项目团队成员、客户和来自高层的的项目负责人.项目例会应定期召开,时间间隔要根据项目的持续时间和合同要求而定为日、周、月例会.

会议的主要内容：

a介绍项目进展情况,明确已实现的的关键项目里程碑.

b通报项目是否偏离进度计划,说明造成进度偏离计划的原因和应采取的措施,以及如何在今后的工作中防止再次偏离.

c汇报在项目计划执行中发现的和潜在的问题,讨论如何解决所发现的问题及如何防止潜在问题的的发生.

d根据目前进展情况和需要完成的项目任务,预测项目完工日期和项目完工成本,并将它们与项目目标和基准计划进行比较；明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异（差异可能是正的-如提前完成计划,也可能是负的-如没能按时完成计划或超出预算）,找出造成负面差异的问题；在有些情况下,可以在该会议上提出纠正措施以获得客户经理层的批准,如获得加班权,以便使项目赶上进度.另外项目经理可要求单独召开解决问题的会议,专门探讨纠正措施.

e应引起客户或项目负责人应注意的事项,如客户可能尚未签署某一文件等.

1.4项目技术状态评审会议

对于研制项目,在项目的全过程中,包括在项目定义和设计阶段,都要召开技术评审会议.以确保项目业主、客户认可项目提出的各种技术方案、研究成果等.

评审会主要包括方案设计、样机评审、设计鉴定/定型、项目验收会等.

如方案设计评审会：

以研制总要求/合同为依据编制出技术方案,以会议的形式组织邀请顾客或其代表、同行专家、配套单位代表、上级机关领导等参加,对其进行的符合性评审；会议最终形成评审报告（含评审意见/会议纪要和评审组成员签字名单）.

1.5解决问题的会议

解决问题的方法包括以下9个步骤：

a描述问题.

b找出并确定产生问题的原因.

c找出可能解决问题的方案.

d评价各个可行方案.

e确定最佳方案.

f修订项目计划,要注意解决方案对项目其它领域的影响.

g实施解决方案.

h确定问题是否得以解决.

在召开会议之前,项目经理必须要定义会议目标,这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向.

2.会议管理人员组织结构及分工

2.1人员组织结构

会议管理组织人员通常由会议主管、会务秘书、会场助理、餐饮住宿助理、车辆票务助理等组成.其会议管理组织结构图如下：

2.2职责分工

2.2.1会议主管

负责会议前期策划,并组织落实各项会务工作.

2.2.2会务秘书

配合会议主管落实各项会务工作,形成会议策划表、会务手册,并具体负责会议通知的拟制发放、会议代表信息的收集整理、会议室预定、会议食宿地点的预定、会议车辆的租定、会议文件的组织与落实.

2.2.3会议现场助理

根据策划表完成会议现场的策划实施,其中包括会场布置、会标的制作或显示、参会代表座签的打印与摆放、会议文件的发放与撤收、茶水等会议期间的后勤保障工作、会议产生文件的打印等.

2.2.4住宿餐饮助理

根据策划表完成会议食宿方面的策划实施,其中包括会议代表签到、房间的预定与分配、形成住宿表、组织会议代表用餐等.

2.2.5车辆票务助理

根据策划表完成会议车辆票务方面的策划实施,其中包括安排会议代表接送站、往返会场的车辆接送、会议临时用车的车辆调度；负责收集会议代表返程信息,负责来宾返程车票的统计、购买及退票等工作.

会议流程如下所示：

3.会议管理实践

某单位承揽了某项目的研制任务,按照合同要求要进行正样设备技术状态评审,会议主管接到任务后,按照会议流程进行了前期策划,形成了策划表（详见附件1）.之后,组织召开了预备会,介绍了会议背景、会议内容、参会单位等.按照策划表进行了任务分配,落实了责任人.

预备会后,会议秘书进行了会议通知的拟制（模板详见附件2）与发放,并落实参会代表与专家,形成会议代表名单（格式详见附件3）.同时落实了参评的样机技术文件,如样机研制工作总结报告、质量分析报告、检验大纲及检验报告等.

评审会前,会场助理预订会议室,并按照要求布置会场