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会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘 要 整理的、具有纪实性和指导性的文件.纪要起草是一项难度很大的工作,不仅需要吃透内容,更重要的是归纳、提炼、有高度,要源于并忠实原意,更要表述准确、清晰、简要.笔者在多年的会议纪要起草工作中,体会到要注意八个方面.
一、准备要充分.认真听会、做好记录(最好录音),占有较多的材料(包括在会上印发的材料,以及与此相关的文件、领导讲话等),吃透会议精神,以便对材料正确取舍.
二、意见要统一.会议对具体问题的讨论必然意见纷繁,想法多种多样,不能把这些意见都纳入会议纪要之中,而要根据会议的中心目的,以会议主持人的意见为依据,适当补充分管领导意见.
三、概括要真实.忠实于会议的实际内容,不能随主观意图增减或更改会议的内容,或借题发挥、添枝加叶,必须做到真实准确地表达会议内容.要把握好三个方面,一是内容要正确、合规.符合上级政策和公司各项规章制度,不越权定事、越级安排工作(尽量不要有组织机构等人事方面内容).二是牢牢把握关 键 词 语.如某项工作任务的完成时间、负责部门、资金数额、工作量等,千万不能遗漏.三是上下(文中)内容必须一致.
四、内容要精炼.应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括.重点应放在介绍会议的成果,而不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录.关注三点:一是要言简意赅,避免拖泥带水.二是一般不能有附件、表格等.三是精炼要有度.话要说全,让未参加会议的人能明白其中的意义.
五、结构要合理.会议纪要的正文,包括前言(开头)、主体、结尾三部分内容.开头部分要注意三点,一是时间和地点问题.时间说具体、地点不用过细.二是主持人问题.一般情况下与会的职务