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摘 要 :ERP系统应用带来了会计核算上一系列新变化,无论采用什么样的专业工具,充分保证会计核算质量仍是企业财务部门首要任务,本文主要从五个方面,探讨在ERP系统下如何保证会计核算质量.
关 键 词 :ERP系统;自动会计规则;凭证创建范围;月末关账检查
中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)09-0-01
随着信息化不断发展,会计技术及管理模式经历了深刻的变革,从传统记账软件过渡到ERP系统是近年来较大的变革潮流.ERP系统下,企业财务人员更多的参与企业管理,但保证会计核算质量仍是财会人员首要的工作任务,是其他工作的前提.本文将针对ERP系统下如何保证会计核算质量,总结几点实践中值得关注的问题:
一、设置自动会计规则
自动会计的存在大大提高了核算效率,增强了会计记录的实时性,也便于企业选择更科学的核算方式,比如:以往的手工记账或单纯的电算化会计情况下,库存量大的企业,通常会选用计划成本法来简化核算,定期结转差异,但是有了信息系统的支撑,就可以方便的采用移动加权平均,个别计价法等更科学的存货计价方法,为管理提供更实用的信息.ERP系统下企业要根据会计准则及自身实际,设置本企业的自动会计规则体系.具体步骤:
1.首先要在一般会计科目体系的基础上,梳理自身业务活动、管理重点,规划设计本企业的COA体系.COA体系应满足企业的会计核算需要,也要保留一定的扩展性,便于根据内外部环境变化,及时更新调整.设置明细会计科目是其中非常重要的一环,合理的明细科目设置,便于企业对资产负债、收入费用等会计要素进行控制分析,为企业各类管理活动提供数据支撑.
2.编制本单位会计核算手册:会计核算手册编写线索一般是结合业务流程及会计科目设置两方面,内容涵盖主要经济事项从前端到末端、各个环节的财务处理,主要内容包括:解释会计科目的核算范围,本企业的相关业务介绍、具体的会计分录等.
3.会计分录嵌入ERP系统,形成自动会计规则:ERP系统各大子模块都涉及自动会计规则的设定:比如采购、库存、项目、资产、应收、人力资源管理等.一旦设置好自动会计规则,会计核算的实时性会大大增加,比如企业采购商品(以ORACLE系统为例):采购员创建采购订单;到货后,仓库管理员在系统中确认收货,系统自动生成会计分录:借:库存商品,贷:暂估应付账款;订单、发票、接收单等资料流转到财务部门后,会计人员进行三单匹配,自动生成会计分录,借:暂估应付账款,贷:应付账款.
自动会计准则的使用变更必须经过严格的论证、复核、审批,在系统中维护完毕后,要进行实际测试,方可上线应用.自动会计规则设置不当,容易出现批量错误的现象,因此一定要引起足够的重视,从制度和人员上给予充分保障.
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二、规定总账模块手工创建凭证范围
自动会计并不能涵盖所有的业务类型,即使是子模块核算的业务,由于系统的局限,自动生成的会计分录,有的还需在总账模块进行相应调整,比如目前的ERP系统往往不能实现一次出库对应多个费用科目的情况,像电信运营商低价销售手机的业务,收取价款的部分需要计入其他业务支出,高于成本价的部分应计入促销费.这种情况下,就需对库存模块生成的会计分录,在总账模块进行汇总结转调整,使其反映经济业务实质.
一般情况下,不能纳入子模块核算的业务,才允许在总账模块核算.为充分发挥ERP系统的资源整合作用,要通过规定总账模块手工创建凭证范围,来避免相关人员避开子系统信息流转,直接在总账模块输入会计分录.定义好的手工凭证创建范围需定期进行复核审阅,以保证业务处理的规范性与一致性.
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三、关注月末关账检查
信息系统条件下,由于涉及数据纷繁复杂,企业除了进行常规的检查工作外,还需在结账时进行整体层面、全方位的关账检查:
1.定义系统内关账检查报表.各个子模块都要开发相应的关账检查报表,主要关注:未处理完及状态异常的业务、是否存在失效会计科目、模块间数据传送是否完成、期间状态是否正常、会计科目使用是否符合核算范围要求等.核算人员在月结时需提交相应报表,对出现的报错信息,及时跟进处理,保证关账前所有的问题都处理完毕.鉴于ERP系统的复杂性,企业应配备顾问团队,以应对业务处理过程中出现的各种系统问题.
2.系统外月末关账检查.系统内的关账检查主要集中在对业务操作标准化的校验,但还不能完全满足核算工作对会计信息质量的要求,企业仍要对生成的会计数据进一步检查和分析,这一类的检查主要包括:会计科目余额、发生额合理性检查、科目间勾稽关系检查、主要财务数据变动情况分析等.
四、加强内部控制落实及会计基础工作
优良的内部控制环境是保障企业会计核算质量的关键,核算部门应根据企业内部控制手册及矩阵的要求,将关键控制点落实到各个岗位具体人员,定期对控点执行情况进行检查,使核算人员各司其职,保证核算质量,有效防范各类操作风险.
ERP系统下,虽然信息的处理大多由系统完成,但是在传统条件下形成的会计基础工作规范仍应须继续遵循.比如:对经济事项及内外部原始单据合规合法性审核、单据填写及粘贴标准、账实核对、凭证报表等纸质会计档案保管等.
五、提高会计人员专业素质
会计人员直接参与核算信息的处理加工,其专业素质高低,是影响会计核算质量的关键.特别是在基础核算的部分,虽然有也许多业务处理依赖于会计的主观判断,但仍是在基本的原则框架下进行.会计人员要很好的掌握和应用财务、税收、法律等专业知识,不断学习,更新知识体系.从业过程中应保持良好的职业操守及专业素质,不仅不做假账,也不做错账,严格在会计准则及各项法律法规体系下做好会计记录及列报.会计核算人员应严格的要求自己,保质保量的完成本职工作,积极参与企业管理,成为具有综合素质的管理人才.
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[1]财政部会计司编写组.企业会计准则讲解2010[M].人民出版社,2010,12.
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