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摘 要 ：随着高校教育教学和内部管理体制改革的深入发展,加强高校人事档案管理工作对于加快高校人事制度改革,提高高校在实施科教兴国战略中的地位,具有十分重要而深远的意义.高校档案管理工作是建设先进大学的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的重要环节,也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一.

关 键 词 ：高校档案 信息管理 动态平衡

一、引言

在高校人事档案管理工作中,由于政策、技术和历史等各方面的原因,还存在着一些问题：

1.档案利用主体受到限制.

长期以来,档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务,而为教学科研服务则相对较弱.由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的规定与制约,一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足,或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现,从而大大影响了档案的利用效率.

2. 馆藏档案门类不全,利用受到限制.

据调查,目前不少学校档案馆馆藏门类不全,内容单一,主要以党政、教学、财会类档案居多,其它档案门类不全,数量有限,例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏,特色档案寥寥无几,这就使档案利用面变得非常狭窄,不能满足各个层次档案利用主体的需求,直接影响了档案的利用效率.

3. 档案收集工作受到限制.

过去,档案的收集、整理、归类、编目等工作全部靠手工,书写速度慢,工作量非常大,严重影响了案卷质量和收集时间.

4. 档案开发利用受到限制.

以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录,经常会遇到档案的形成时间、题目说不清楚的情况,查阅起来特别困难,既耽误时间,又浪费人力.目前多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,虽然档案馆已普遍配备了计算机,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高.这种档案管理工作的滞后,严重影响了档案的利用效率.

二、问题与追问：

针对如上问题,作为一名高校档案工作者,深感肩上的责任重大,为了使干部人事档案真正适应高等学校不断发展的需要,更好的为师资队伍建设和干部队伍建设服务,应采取以下对策和措施：

1.开拓思路,更新观念

由于高校档案工作是一项基础性的管理工作,同时又是一项服务性工作,因而很难产生明显的直接的经济效益,所以在学校工作大舞台上,它是一项默默无闻、专为他人“铺路”的工作.档案工作者既是脑力劳动者,又是体力劳动者,要面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作.这就要求档案工作者要以事业为重,无私奉献,树立“俯首甘为孺子牛”的思想,淡薄名利,乐为人梯,甘为无名英雄.志存高远、胸怀博大,重事业、轻名利的品格,应该成为档案工作者的一种美德.有了这种奉献的理念,才能有良好的心态,宽大的胸怀,使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作.

在做好档案工作的同时要协调好各种关系.首先要协调好领导之间的关系,争取良好的工作环境,再次是协调好与公文处理部门的关系,从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性,最后要协调好学校各职能部门的关系,确保归档文件的齐全完整.档案来源于学校各职能部门的职能活动,从文件产生到归档要经历一段时间,经过许多环节,每个环节都会影响文件材料的质量,影响文件材料的齐全性、完整性和准确性,如归档学生学籍的管理,教师和教职员工的人事档案.档案工作人员必须与各职能部门及时沟通,确保归档文件的齐全完整.

2.突出高校档案室的双重职能,强化行政管理

目前档案工作在学校的地位还不够高,有的甚至还停留在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的地步.在学校机构改革中,不少档案室௚