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【摘 要】医疗保险档案管理是一门新兴的档案管理业务,相比较其它领域的档案管理有其独特的特点和规律,实际工作中不能生拉硬套其它领域的档案管理模式,必须根据医疗保险工作的特点和运行规律,找出符合实际的档案管理特性.一、财务工作管理档案;二、参保管理业务档案;三、医疗管理业务档案;四、档案管理问题;五、档案销毁和借阅问题.
【关 键 词 】医疗保险;档案管理;探讨
提起档案管理人们都不陌生,许多人对档案管理都有个大概的认识,档案管理学是研究档案信息系统的运行规律,阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科,专门从事档案管理工作者对这门学科应该对其都有比较深刻的研究,并且通过工作实践探讨不同领域档案管理工作的特点和规律.医疗保险档案管理是一门新兴的档案管理业务,相比较其它领域的档案管理有其独特的特点和规律,实际工作中不能生拉硬套其它领域的档案管理模式,必须根据医疗保险工作的特点和运行规律,找出符合实际的档案管理特性.
医疗保险业务档案,是指医疗保险经办机构在办理医疗保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录,其内容包括参保人员基本信息,参保记录,缴费记录,就医病历资料,医保报销记录,个人账户信息等等,这里面既有参保人员的基础信息,又有财务信息,既有文字资料,也有影像等资料.医疗保险经办机构办理医疗保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《医疗保险业务材料归档范围与保管期限表》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改.医疗保险经办机构在实际工作中必须认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证医疗保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密.
医疗保险档案管理涉及的档案按照业务分类大致有以下几类:
1 财务工作管理档案
(1)各种会计报表(含上报市局和省中心);
(2)会计每月记录各种账本(总账、分类账);
(3)各类会计凭证;
(4)银行存款账、现金账;
(5)各月银行对账单.
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2 参保管理业务档案
每年各月的新增人员花名册、停(退)保人员花名册、转移人员花名册(含接续医疗保险关系人员)、在职转退休名册、新参保单位名册.
(1)新参保单位登记管理档案:工商营业执照、组织机构代码证.
(2) 新参保人员变动资料档案:申报表、调函或合同、工资表.
(3)内部调转变动资料档案.
(4)停退保人员变动资料档案:申报表、停退保原因说明、账户一次性处理票据.死亡人员退保提供死亡证明.
(5)在职转退休变动资料档案:申报表、退休审批表.
3 医疗管理业务档案
(1) 每年各月定点医疗机构监管考核材料和信息反馈档案.
(2) 医疗保险报销流水账.
3.1 转外报销
A、报销手续:住院应有转院审批单、病历复印件、出院证、住院费用明细单等.
B、三个目录外自理费用审核.
3.2 异地费用报销
A、报销手续:住院应有病历复印件、出院证、住院费用明细单等.
B、特检、特治及比例药、高值等自负比例、三个目录外自理费用审核.
C、无异地居住审批单.
3.3 慢性病报销
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3.4 离休报销及管理
三超处方、连续、连天开药及高额报销费用审核.
(3)慢性病人员申报和管理;
(4)外转的审批和管理.约定医院转诊情况、办理时限;
(5)异地居住人员的申报和审批.异地居住办理登记;
(6) 建立外转住院情况核实记录本.
4 档案管理问题
医疗保险业务档案分类应当按照医疗保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度―业务环节”的方法对医疗保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等.负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录.
档案归档时间以年度和月度为单位,原则上应在上年度工作全部办结后,于下年一季度前集中时间统一立卷归档.各岗位工作人员按照档案分类管理的分工要求,每月对上一个月各种档案进行归档,一般应当于每月10日前完成.
医疗保险经办机构业务科室需要按照具体要求,按时装订各种档案,对档案柜进行分类,统一粘贴标签,强化规范化管理.各种档案的建立,各本着统一标准,分类管理,建立合理的查询目录为原则,进行档案建立和管理.
保管期限问题,按照档案管理规定财务档案中的会计报表需要长期保存.其他财务档案均为15年.报销资料(异地、转院)保存半年,登记资料保存一年.
5档案销毁和借阅问题
档案销毁问题.医疗保险经办机构需要成立档案管理领导小组,定期对超过保管期限医疗保险档案进行鉴定.对确无保存价值的档案进行登记造册,经中心领导批准后销毁.销毁档案,应指定两人以上负责监销,防止档案遗失和泄密.监销人要在销毁清册上签字.
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