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摘 要：随着电子邮件成为全球企业内部交流、以及企业与外部（包括客户和商业伙伴）信息往来的最主要方式之一,电子邮件数量快速增长,如何安全高效地管理邮件信息,如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件,是企业信息管理必须要面对的问题.而这些问题的处理前提,就是企业对电子邮件归档技术的应用.本文结合A公司邮件系统应用现状,对当前国际国内企业电子邮件归档技术的应用以及邮件归档技术的发展作了深入分析,并且针对邮件归档应用的必要性以及归档产品的选型进行了详细阐述.
关 键 词 ：电子邮件；邮件归档；信息管理；法规遵从；数据恢复
中图分类号：F270.7
1.概述
随着互联网技术的普及,电子邮件系统已经成为互联网上最重要的应用之一,它提供了一种极为方便、快速的通讯方式,电子邮件系统也是电子商务最主要的应用系统之一,数据与信息交流方面有着明显的优势,电子邮件系统也已成为企业用户日常办公不可或缺的应用系统.
在这个信息飞速发展的时代,信息就是生命,数据作为一个企业的血液尤为重要.企业数据大致可分为两大类,文件数据和邮件数据.企业日常往来的数据是企业的宝贵财富,如不将这些数据保留并加以利用,就形同宝贵资源的流失.然而伴随邮件的日常应用,所产生的邮件数据量日趋增多,如何将海量的邮件数据进行长期保存、读取、索回、挖掘以及原始展现等问题已经成为摆在邮件管理员面前的几大难题.
由于企业电子邮件数据管理日趋明显,随之产生了电子邮件归档方案及产品.邮件归档是对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问,主要是针对海量数据的应用,是对数据进行有效的迁移和管理.当数据停止改变或不被频繁使用时,通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上,使之存于日常的备份窗口外；当需要时,可以即时获取所需数据并快速搜索.为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行,实现了高度集成化,中心化,并可实现实时监测等功能.
2.企业邮件归档技术应用现状
邮件归档是企业要实现法规遵从不得不面对的问题,也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分.
近几年来,在一些大的财务公司造假丑闻陆续被曝光后,美国政府开始制订了一系列法规,强制那些具有公共服务性质的公司必须对相关资料进行归档.而邮件作为最基本的互联网信息沟通方式,必然成为这次运动中的最基本部分.现在,邮件归档已经是企业要实现法规遵从不得不面对的问题,也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分.
根据Radicati Group Inc分析公司发布的调查报告,企业对邮件归档的需求主要源于4大方面,这些需求所占权重如（图1）所示：
图1
内部策略管理：作为公司最重要的通信手段,公司有必要了解所有内部员工电子邮件沟通的情况.特别是一些对信息安全敏感的公司,保存每个员工的往来邮件备查显得尤其重要.
知识库管理：对于一般以电子邮件为主要沟通方式的公司来说,电子邮件无疑是公司的宝贵财富.尤其是一些重要的工作文档,通过邮件检索获得的内容,更具有现场感和更加准确的上下文参考.
存储节省考虑：一些较
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遵从法律法规：邮件归档一方面可以降低企业的法律诉讼风险和成本,另一方面可以为企业活动提供必要的法规遵从保证.在美国和欧洲一些国家颁布了一系列法规,要求那些上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等,必须将各种档案,包括电子邮件保存3―5年以上,并且必须以不同的介质类型保存两个以上拷贝.美国一些知名的金融服务公司,由于无法提供所要求的邮件资料,曾被处以上千万美元的重罚.国内也开始制定一系列法规,对一些企业的归档做出明确的规定.而大多数跨国企业或者外资公司,由于和国外企业有密切的联系,因此欧美一些相关法规也是它们必须遵从的.
3.邮件归档技术的发展
归档的最早雏形莫过于磁带备份.然而磁带备份本身的目的是为了进行灾难恢复.因此如果需要从历史备份中找出需要的邮件,需要将磁带一盘盘恢复到系统上.这无异于大海捞针,使得邮件检索不但成本高昂而且几乎不可能完成.
更进一步的解决方案是将系统数据定期拷贝到另外一台离线存储设备上.但这种方式是基于文件而非应用层的.而且由于其实现机制问题,导致通过文件拷贝来归档的邮件,一方面存在重复拷贝现象,另一方面也不可能保证数据的完整.比如在两次拷贝期间删除的文件将无法进行归档.该方式的另外一个问题是成本高昂,一般都使用NAS或者SAN大容量存储,或者必须使用大型厂商的专用系统才能实现,这足以让一般的中小型企业望而却步.
简单归档方案相比来说已经实现了从数据层到应用层的跨越,但由于其只是为某些企业而设计,因此只能满足一个或者几个方面的法规需求,无法为企业提供全面而专业的、遵从各种现有法规的专用归档解决方案.
4.A公司邮件应用现状分析
随着互联网飞速发展和普及,电子邮件已经成为信息交流和沟通的重要工具,大多数的企业都已经拥有或准备部署邮件系统了.A公司自2002年起就部署了电子邮件系统,虽然中间经过系统版本升级和系统优化,但是电子邮件系统作为办公自动化的重要组成部分,已经成为日常办公不可缺少的沟通工具.每天有大量的业务信息通过电子邮件进行收发,同时也有大量的关键业务依托电子邮件系统进行流程运转.
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目前这个公司邮件系统用户数达到5千多个,并且以每年将近500个的用户数在递增.每天通过系统收发邮件数总和达到2W封,而每年用户收发邮件总量占2T存储空间.用户对于邮件系统的应用,无论是客户端或者是web方式,多数用户的操作习惯是将邮件存储在服务器上的个人数据库中,不喜欢经常去做本地数据备份.经常有用户因为一些误操作,导致服务器上的个人邮件数据丢失,而此时由于我们的系统中缺少可方便查询的归档数据,那么这些丢失的邮件将无法再恢复,大量宝贵的信息资源就这样消失了.这仅仅是对于个人邮件用户的数据而言,那么,当一些邮件数据的重要性上升到与企业利益相关,甚至关乎法律层面问题时,没有邮件归档系统,我们又该如何去快速地从历史邮件数据中查询到自己需要的那一封邮件呢?这无疑是我们目前的邮件系统必须要考虑的问题. 5 邮件归档在企业应用的必要性
电子邮件系统作为A公司日常办公系统中重要的业务信息传输工具,系统中保存了大量的重要业务数据信息,不论是对个人用户、业务部门或者是审计部门来说,这些数据都需要进行长期保存,增量备份,并且便于随时按需查询.但是,整个邮件系统缺乏安全有效的归档系统,服务器备份又不能等同于归档,不具备完备的检索功能,如果想要找到一封历史邮件,几乎无法实现,这一点也不符合相关法规规定.因此,根据现有邮件系统的部署结构,统一建设邮件归档系统,已经迫在眉睫.
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2009年7月1日,被称为中国萨班斯法的《企业内部控制基本规范》首先在上市公司范围内施行.该规范规定,数据作为企业重要资产,以及出于内部控制的需求,必须严格遵从相关法规,而数据归档系统也必须完全符合法规要求.法规遵从的实施,对数据归档提出了更直接和更严苛的要求.
A公司作为一家上市公司,对于内部信息数据的保护也是相当重视的.按照《企业内部控制基本规范》的要求,公司有必要遵从法规,电子邮件系统也应该按照法规要求部署符合要求的电子邮件归档系统,这也是对整个公司的利益保护,一旦因为通过电子邮件系统泄露公司机密,造成公司利益损害,在寻求法律保护过程中,完善的电子邮件归档系统将会快速提供详尽完备的电子邮件作为有力证据.
6.邮件归档产品选型技术要点
用户的电子邮件应用各有各的特点,如何选择一款适合自己应用特点的电子邮件数据归档系统一直是困扰邮件管理员的问题.从单位应用需求上分析,电子邮件数据归档产品的主要作用就是实时将流经电子邮件系统的邮件数据进行归档、保存,以备数据丢失时恢复,在特定情况下需要具有权限和手段进行邮件调阅和电子举证,以避免不必要的法律风险.通过对用户的实际了解和考察,一款好的电子邮件数据归档系统应具备以下功能：
6.1 归档数据完整性.邮件归档系统的主要目的就是将邮件数据进行完整归档,提供数据恢复以及电子举证,所以这就要求归档系统要将所有邮件都进行归档.包括：外域到本域邮件,本域到外域邮件以及本域到本域邮件.由于各单位电子邮件系统架构和使用习惯不同,所以就要求无论使用客户端方式或webmail方式发送和接收的邮件均可以完整归档.
6.2 归档实时性.由于邮件数据属于实时性数据,故归档系统也要求具有实时性,即邮件系统收到一封邮件后,归档系统中必须有相应归档数据.之间不应该存在时间差的问题,如果存在时间差,就会出现查询的真空时间,从而失去电子举证的有效举证时间.
6.3 数据安全性.归档数据尤为重要,如何对归档数据进行安全保存,避免误操作或硬件故障造成的数据丢失,也是考虑归档系统的重要指标之一.
6.4 数据恢复便捷性.在归档系统给用户恢复电子邮件的时候,为减少管理员的压力,要求归档系统可提供管理员及普通用户的操作权限.可以使用户在无需管理员参与的情况下自助进行数据恢复.鉴于用户的使用习惯,归档系统要求具有下载、导入以及邮件恢复等方式进行快速数据恢复.
6.5 数据不可篡改性.为保证归档邮件数据的法律权威性,要求归档数据全程不可篡改.
6.6 后续扩展及开发能力.归档系统可以实时对邮件数据进行归档、整理,所保留的邮件数据属于信息资产,为满足日后的数据增长需求,要求产品需具备无限扩展能力,并且可以针对用户的应用需求进行个性化的定制开发.
7.结束语
建立一套安全高效又能切合公司实际状况的电子邮件归档系统,不仅是对相关法规的遵从,同时也能够切实解决日益增长的数据量的存储、查询,邮件数据的安全等问题.对于一个普通员工来说,高效安全的利用电子邮件系统可以为自己的业务工作提供更大的帮助；而对于一个高层决策者来说,如何保障邮件数据的完整性和易查询更是重中之重,因为也许一封邮件的丢失,带来的将是整个公司的损失.因此,结合现有邮件系统部署一套安全高效的电子邮件归档系统是企业未来信息安全建设中亟待考虑的问题.
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参考文献：
[1]王刚.企业网络信息安全问题初探[J].数字技术与应用,2011（7）.
[2]徐佳.档案电子化技术在速递邮件档案查询中的应用探讨[J].邮政研究,2007（6）.
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作者单位：中海油田服务股份有限公司,北京 100000
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