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随着经济全球化进程的发展和市场竞争的日趋激烈,运用现代化信息手段提升企业管理水平和核心竞争力已是刻不容缓,而企业财务管理和销售管理信息化水平的提升是企业信息化整体建设的重要组成部分,它必然体现在与营销和财务紧密相连的销售结算财务信息化建设之中.销售结算财务信息化的根本目的是在新的技术条件与市场环境下,帮助企业提高生产力与核心竞争力,提高快速反应机制和销售结算资讯管理水平,从而为企业开拓更大的发展空间,创造更大的经济效益.因此,在管理信息化思想的指导下建成的整体产销销售结算管理信息系统是整体产销资讯系统中的一个环节.它结合本企业现行作业模式和今后的发展趋势,同时也考虑全球经济化发展必将会给我国市场营销和销售结算业务带来新的变化的因素,是一个具有高度整合、快速效率、数据共享、信息一致的高层次信息管理系统.
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一、整体产销销售结算信息化管理的设计原则
(一)坚持管理与系统相结合 从销售结算计算机管理信息化建设的历程来看,不难发现信息化既是一种被企业整体融入的过程,也应成为管理理念的一部分.倘若将信息化只看作是流程调整或技术行为而非管理本身,必将收效甚微.应强调管理制度和先进管理模式、业务流程在结算发展中的主导地位,只有建立在现代IT系统之上并与之融合的结算模式才可能是先进的,而销售结算信息化管理的原则之一就是将管理与系统相结合.
(二)坚持特色信息化管理 对企业信息化发展而言,简单的硬件或软件引进或许能解决阶段性问题,而经过逐步磨练的特色信息化将使企业管理达到一个全新的境界.通过总结历年信息化建设实际经验不难得出,走信息化道路必须坚持特色信息化管理.特色信息化管理是管理理念化、渐进化相结合的统一体.整体产销销售结算信息系统的设计过程中,应大胆借鉴先进的信息化经验,不断吸收最新的理念、模式和技术成果,避免闭门造车.同时,坚持结合我国国情和本企业的实际特点,不生搬硬套,在借鉴和吸收先进观念的前提下,设计出具有本企业特色的信息流程.正是基于这种特色的信息化管理理念,才能保证整体产销销售结算的信息化程度在国内冶金行业处于先进地位,也是整体产销信息资讯诸多子系统中的佼佼者.
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(三)坚持创新和超前观念 随着经济全球化进程的加快,激烈的竞争促使各行业的业务不断发展,新的结算方式和结算工具不断涌现,坚持信息化是管理本身的创新理念.因此,销售结算信息化管理必须具备超前和创新的意识,全面整合优化业务流程,全面分析问题,捕捉新信息,坚持创新和超前观念,使信息管理及系统的设计具有较强的适应性和灵活性.实践证明销售结算信息系统的科学性、合理性及完整性只有经历了时间的考验,才能适应不断进步的市场营销及销售结算业务发展的需要.
(四)坚持信息化与业务相结合 销售结算管理信息化是为了企业更好地提升国际竞争力、取得经济效益而采用的技术手段,所以信息化的工作应该在企业整体发展战略的指导框架下进行,脱离了销售结算的实际工作和过程,实施信息化管理就是一纸空谈.不与销售结算工作的发展目标、管理模式、业务组织方式
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二、整体产销销售结算系统的内容及目标
整体产销销售结算系统主要内容包含：客户货款管理、销售金额调整、票据资料管理、抽换票管理、合同缴款重分配管理、结算清单管理、非营业性发票管理、没收违约金管理、国内信用证管理、委托收款书管理、报表管理等.它将串联出货销账、客户缴款、运费代收、会计传票开立及应收账款追踪等销售结算作业,并由电脑系统自动进行相关资料的核算与锁定,提供出货明细资料供质量系统用于质保书的生成,使客户货款的收入与超缴货款的支出全部由电脑系统进行控制,达到货款收支作业迅速,货款核算、客户合同缴款资料锁定、合同与发货通知单出货量自动累计,结算清单资料产生与印制及会计记账凭证生成等销售结算作业自动化,节省了结算作业的人力,确保资料正确性及串联整个销售及结算业务作业等目标.
三、整体产销销售结算系统与其他系统的关系
整体产销销售结算系统是企业整体产销资讯系统的一个组成部分,是为满足企业加强管理、提高经济效益的需要和为实现企业各项业务流程的集中与高度统一,各项信息资源的充分共享以及管理方式由传统向现代化转变的一项信息化工程.与任何先进的信息管理系统一样,整体产销销售结算系统内各子系统与其他系统一样除各司其职外并相互配合,共用同一编码,数据从源头输入,系统就源取数,达到规范化、自动化、批次处理的效果.实现以市场为导向、合同为主轴、冶金规范为桥梁的产销整合管理和追踪；将销售、质量、生产管理等系统紧密结合,实现销售结算业务和财务的统一,从而达到应付市场变化、满足客户弹性需求,有效提高生产效能和市场竞争力.各系统具有密切的联系：系统间相辅相存,相互配合,使之成为高效的信息化系统.销售结算系统与其他系统的关系如图1所示.
四、整体产销销售结算管理信息系统的特点
整体产销销售结算管理系统是销售结算管理信息化的基础,通过对销售部门内部业务进行整合,对销售业务与财务进行整合,对销售网络体系内部整合,使系统达到规范、细化、高效,并与之配套地进行销售结算业务流程的优化组合,规范销售业务方式,制定相关的管理制度,达到提升管理信息化的目的.
(一)优化重组业务流程,提高管理效率 整体产销销售结算系统对原来因历史和受局域网络限制所形成的惯性作业模式作了重大的变革,优化和重组了销售结算业务流程,规范作业内容,主要立足于销售结算业务的网络化管理和规范化管理,将待结算业务科学合理的划分为出货销账、销货调整、销售结算、出货冲销等结算方式,保证了销售结算流程的流畅和准确,提高结算管理的科学性和准确性,提高为客户服务的质量,满足客户个性化需求,大大提高销售结算工作对市场快速反应的能力,为企业市场营销跨越式发展提供了有力保障.
(二)规范预收款管理,有效防范经营风险 用户预收款管理一直是销售结算财务业务的重点难点.为了控制不良债务发生,销售和财务结算部门投入了相当大的人力物力控制预收款,仍然不能取得很好效果,给客户带来很大不便.整体产销销售结算系统简化了现行的较为繁琐的预收款使用流程,突出了对其业务上的管理和控制,实现预收货款会计上与业务上的分别管理而又相互统一,达到会计与业务的有机结合,提高了对客户的满意度,有效地控制风险.
(三)优化结算流程,实行批处理作业 在日常工作中结算清单发票的开立和结算业务的账务处理以及与客户核对往来账 是销售结算工作中最基础且耗费人力最多的工作.整体产销销售结算系统采用先进的定时批次处理理念,即系统设计自动在约定的时间启动批次作业将一大批数据进行一系列程序的处理,达到预定想得到信息资料.如午夜12点自动将当天24小时内销售出货的数据根据合同等信息资料按结算要求分单位开立销售结算发票清单、生成发票数据等.实现了结算清单开立作业的批次处理、结算业务抛账批次处理和客户合同超缴货款的自动批次转出,并适时归集各类交易资料,使资讯与实务保持同步,便于对货款、结算情况的及时掌握及监控,电脑系统自动稽核交易资料,以确保交易资料的准确无误,达到货款收付、销售结算交易资料就源收集,结算、对账、退款、抛账处理的及时、自动化.
(四)衔接远程功能,满足电子商务的发展 随着电子商务的发展,越来越多的客户通过互联网进行商务交易.整体产销销售结算系统的功能不仅能满足内部销售、财务出货等管理的需要,同时,系统架构能支持对新生的电子商务系统的需要,与电子商务平台对接,通过安全的方式将信息传递到电子商务平台,其丰富的查询功能使客户可以从远程适时查询自己的缴款、扣款、余额、出票等情况,并与销售合同等业务组合,满足了日益发展的电子商务的需要.
(五)新增信用证结算方式,适应未来业务发展 随着我国经济逐步与国际结轨,新的结算方式不断引入国内,在国内信用证结算还未推广应用的阶段,应先考虑到系统设计的前瞻性.基于此,可在整体产销销售结算系统中增设信用证管理子系统,为销售业务管理与国际惯例接轨作好铺垫.同时完善、健全了票据等各管理子系统的功能,强化了系统的完整性和严密性,使之更适合企业未来业务发展的需要.
(六)杜绝人为差错,提高结算准确率 由于结算程序的规范、严谨,无论是价格还是数量,都有严格的程序控制.结算价格是系统自动从合同库中取数.结算数量是系统自动从出货系统取数,并可以追溯到生产的批号量,且中间过程的各系统无权修改源头数据.结算出票完全实行系统化作业,减少了人工干预的机会,杜绝人为操作的错误,使结算环节的出票差错率降至“零”.
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(七)降低人员成本,提高工作效率 系统的上线运行,使销售结算工作的用人量较系统上线前大大减少,与此同时,随着企业销售量的增加,销售结算额也比上线前大量提高,人均结算量较上线前大为提高,使销售结算的人工成本有较大幅度的降低,大批人员充实到新的工作岗位,为企业创造了更多的效益.
销售结算管理信息化作为企业管理的重要内容,是一个不断努力探索与改造的过程,同时也是企业自身管理不断完善的过程.只有脚踏实地、充分利用特色信息化管理有效提升运营效率、不断增强企业核心竞争力.才能使企业立于不败之地.
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