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顺应时代变迁的企业往往能够百年长存,瑞蚨祥也不例外.
120年前, 瑞蚨祥第二代传人孟洛川用8万两白银在北京前门大栅栏建造了瑞蚨祥北京店.通过调整商品结构、定位高端人群,瑞蚨祥在开业当年即回收成本.
如今,在信息化浪潮之下,北京瑞蚨祥绸布店有限责任公司（下称瑞蚨祥）开始重新审视公司的发展战略.
在瑞蚨祥信息部主任周云璋看来,如果把一家企业比作一棵树,信息化就相当于在为这棵树增添肥料,提供必要的营养,使枝叶更茂盛.他说：“瑞蚨祥作为一家零售企业,信息化手段不仅可以提高日常销售的效率和准确率,同时也可以为公司的经营决策提供帮助.”
信息化往事
2012年10月24日凌晨,北京前门瑞蚨祥绸布店内依然灯火通明,周云璋和他的同事们正在赶制ERP系统上线所需的商品条码.
在此之前,瑞蚨祥的ERP项目建设已经持续了半年,新系统上线所需的硬件设备和数据信息都已准备妥当,只待将商品编码、贴码后,新系统就可以投入使用.
看似简单的过程,操作起来并非那么容易.为了让贴码工作不影响店面的正常销售,同时也出于对数据准确性的要求,周云璋选择根据前一天的库存情况出条码.这意味着留给信息部出码的时间十分有限.而且为了便于24日当天贴码,条码制作出来后还要按照商品分类.用周云璋的话说,我们相当于是用一晚上的时间,将在库的2.8万多件商品进行了一次盘点.
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这仅仅是瑞蚨祥在信息化建设道路上经历的一个小插曲.时间倒回2008年,在奥运经济的带动下,瑞蚨祥第一次意识到用信息化手段进行销售管理的重要性,于是便有了第一套主要功能为进销存的信息化系统.据周云璋介绍 ,以前老字号企业的经营状况不是特别好,考虑到资金问题,当时这套系统只能简单地进行进货、销售、库存方面的管理.并且在商品管理上,系统只能识别某一系列商品的信息,对于单个商品的款式、尺码、价格等信息是无法在系统中体现的.在进销存系统上线运行的两年时间里,传统的手工核算与电脑记录销售始终同步进行.
直到2010年6月,瑞蚨祥在地安门开分店,公司领导层为了便于管理,希望能将原本各分店各自独立的管理系统统一起来,实现销售记录同步化.出于对远程、同步销售这两个因素考虑,瑞蚨祥在原有系统的基础上,将系统升级为网络版.然而这个网络版进销存系统的使用效果却不理想.“这套系统只是基于局域网搭建,对宽带要求高,系统中互相传送的流量很大,因此时常会掉线.有时候单是登陆系统,就需要20分钟.”周云璋回忆道.
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这套网络版系统大约运行了1年,其间各个分店的系统经常出状况.此外,这套系统不具备财务功能,包括厂家的应收账款、应付账款在内的财务数据都没办法统计.
2011年,瑞蚨祥领导班子变更后,新一届公司管理层对信息化系统问题进行了反复讨论.考虑到未来的发展,以及瑞蚨祥原材料供应商、产品经销商数量的增多,因此,管理层认为财务模块、生产模块必须纳入信息化管理系统中.
此外,原有的系统还存在着一个弊端.由于瑞蚨祥员工的年龄普遍较大,对计算机操作并不熟悉,因此当时所有的进、销、调、存等相关单据全都集中到核算组（信息部的前身）,由核算组的员工统一进行电脑录入.但入库后的数据却没人审核,以至于每次盘点时总会出错,这也让公司领导层产生了疑虑.
随着这套信息系统在使用过程中问题逐渐暴露出来,瑞蚨祥的管理层开始考虑要专门找一家合作厂商,进行信息化建设.
ERP上线
2012年4月,瑞蚨祥ERP系统项目正式立项.
在周云璋看来,要借着这次新系统上线的契机认真理顺公司各部门的信息化需求,将会计室、物流部门、信息部、各个分店、收款台等业务板块都融入到这个系统中,便于公司领导随时进行查询,了解销售、结算状况,以助于管理决策.
立项之后,信息部立即开始购进设备,着手项目实施.不巧的是,恰在此时,瑞蚨祥大栅栏总店办公区开始装修.“施工时整个办公区到处是土和烟尘,就连服务器都封存起来了,我们当时全部都在大会议室办公.没有实施条件,信息化建设只好先暂停.”直到9月底,随着装修施工逐渐完成,信息化项目的后续工作才重新开展起来.
11月1日,ERP系统正式上线.
新系统运行至今不过才三个多月的时间,周云璋坦言：“系统刚刚上线,肯定还存在一定的问题,我们现在的主要工作是集中精力发现问题,及时修改.”
据周云璋介绍,新系统的优势主要集中在三方面.在库存方面,从前瑞蚨祥产品的进、销、调、存十分传统,是由工作人员将商品、数量等手写在纸板上,再用传真发给物流部门进行配货.如今这一系列流程都实现了电子化,门店将调货信息输入系统,物流部门通过系统可以直接收到.此外,在配送后的点、验、收环节,系统中的信息也可以相互制约、相互验证,大大降低了出错的可能.
在商品管理方面,瑞蚨祥以款为基础,进行规范编码,每一款商品的条码中都有尺寸、颜色等商品属性信息,不仅方便了库存管理,也提高了出报表的速度.
此外,新系统中增加了生产模块,可以随时跟踪商品生产的状态,下单数量有多少、交货数量有多少,都一目了然.相比于以前只能通过手工查账,根据出料数量和最终交货数量来核对生产信息,瑞蚨祥的管理水平有显著提高.
无论是信息化系统架构的规划设计,还是系统上线前的加班加点,在周云璋眼里这些都不是问题.“推进信息化最大的困难还是来自员工们的惯性思维.”他说,“对于老字号企业来说,实施信息化建设是一种新事物,让老员工接受并且认可这个项目本身就是一种难度.”
据瑞蚨祥办公室主任马彦茹介绍,为了让新系统顺利运行,信息部专门用两个月时间组织员工培训.周云璋表示,员工思想观念的转变也是非常重要的,其实在进行员工培训时,小部分员工的态度也不是很配合,不过作为项目的实施者首先要调整自己的心态.对于年龄比较大的收款台师傅,都是逐一沟通,手把手教他们.周云璋说：“新系统升级之前,我已经把预期可能出现的问题向领导汇报沟通过了,领导给予了充分的认可和支持.对于员工的接受程度,万不得已的时候只能通过行政手段来约束. 周云璋表示,瑞蚨祥的信息化建设起步较晚,但这一次新系统升级过程中的资金投入还是很大的,希望能够以此加快信息化步伐,追赶其他企业.
下一站,电商
老店的某些优势其实也是劣势,比如说地域限制.以前,要想买到正宗的老字号产品,必须要来北京.而电子商务却使老字号商品的销售渠道,从本地有限的实体店面延伸到全国各地.
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事实上,瑞蚨祥的电子商务尚处于起步阶段.目前瑞蚨祥并没有开辟单独的电子商城,仅仅是在淘宝网上经营了一家网店.此外,对于瑞蚨祥这类依靠传统手工工艺生产的企业来说,网上销售的局限性也比较大.“瑞蚨祥的产品全都是手工制作的,无法大批量生产,所以在淘宝网上架的商品都是货源比较充足的.而一些加工工艺比较复杂的商品目前没办法在网店销售,所以我们网店的销售额并不多.”周云璋说.不过他也表示,瑞蚨祥正计划拓展电商业务.“过去一年,瑞蚨祥集中进行了ERP系统上线工作.2013年,我们计划主抓电商.”
周云璋表示,瑞蚨祥计划继续依托在淘宝网的环境下发展电商业务.目前信息部只有一名员工在负责网店管理,既要负责导购又要负责挑选商品和发货,因此未来会首先考虑人员方面的投入,以提升顾客的购物体验.其次,要改变瑞蚨祥网店的形象,对店面进行优化.最后,瑞蚨祥网络销售面临的问题主要在于对内的商品管理和对外的宣传推广上.要知道,丝绸制品本身很容易出现破损,而瑞蚨祥对于丝绸制品的质量把控向来严格.目前对于网店销售的每一件商品,瑞蚨祥都要派人去库房挑选商品,保障质量,循环往复下去便增加了网络销售的效率.因此,需要有一套系统实时更新页面库存,保证网店良品率,确保网页上显示的库存商品都是没有质量问题、能够直接出售的.
对于瑞蚨祥来说,实施电子商务所面临的最大挑战是选择哪种商品生产路线.一种是选择类似凡客诚品这样重在走量的生产模式,另外一种是走传统的、高端化的生产路线.“我们未来想尝试
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周云璋进一步解释说,随着消费者越来越追求时尚,我们也在担心,会不会在未来某一天,人们都不喜欢穿这种传统服饰了.我们希望自己的产品能够被更多的消费者所接受,因此计划用新的品牌去丰富我们的产品,这也不失为老字号企业继续发展的一种方式.这样一来,瑞蚨祥的网店也会有另外一种经营模式,随着商品的批量生产,网络销售也可以随之走量.
总而言之,在互联网的大趋势下,老字号企业要将电子商务融入自身的销售体系中,把它看做是企业经营管理的一部分.周云璋笑着说：“面对中国如此庞大的网络消费市场,作为经营者来说,恐怕只有愚者才会无动于衷.”
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