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利用工作流技术对医药企业的药品采购流程进行了分析与设计.研究表明,采用基于Web体系和工作流管理的企业内部采购流程电子化解决方案可以实现企业采购流程与企业信息化系统的耦合.通过工作流管理系统的建立和使用,可以大大提高采购日常工作和业务处理的工作效率,规范采购行为,优化采购业务流程.通过工作流技术进行采购业务流程再造,可以提高整个采购流程的运营效率,缩短采购流程的周期时间,更好地为客户服务,提高客户满意度.
一、医药公司药品采购流程分析与再造
传统企业采购业务由于一直沿革了传统计划经济的经营模式,所以存在较多问题.例如：采购计划期太短,增加了采购的工作量；在制定采购计划时,对市场资源和本公司的实际需求缺乏分析；人员素质不高,信息掌握不充分,采购效率低.采购过程复杂,采购工作无章可依,存在暗箱操作的漏洞；订单采购的商品没有统一的分类编号法；采购资金的周期长,很大一部分被库存所占,造成资金的积压.
我们可以采用基于Web体系和工作流管理的企业内部采购流程电子化解决方案,通过使用适合医药流通行业的采购信息管理系统来整合电子商务中的信用认证、议价流程、合同签订流程、财务管理、物流管理、库存管理、客户关系管理等流程,实现企业采购流程与企业信息化系统的耦合.针对采购部门、财务部门、供应商、药监部门等不同的角色特性,设置不同的系统访问权限,保证实时监督整个采购全过程.采购信息管理系统须具有强大的工作流管理机制,使采购的询价、议价、多级审核及订单执行更加准确、高效.
采购信息管理系统主要包括两个子系统：一是企业采购中心业务管理系统.通过将采购部门和相关工作人员的计算机组成局域网,针对药品采购的特殊功能,采用基于浏览器/服务器（B/S）体系结构和Inter/Intra信息服务模式的计算机综合应用系统,实现采购中心电子邮件、信息共享与检索、内部文字处理、公文流转、档案管理和行政事务处理等日常办公事务和决策支持服务的电子化、一体化,建立内部无纸化办公系统.提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能,提供协同工作的环境.二是电子采购招投标系统.根据采购的常用方式,例如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等特点,制定电子采购招投标系统,功能包括招投标文件的制作、发送、接收、数据自动归类和列表、评委的管理和随机抽取、评标方法及方案等,实现采购过程全程跟踪和监督,并与内部办公系统整合.
二、基于工作流技术的药品采购流程再造与电子商务管理优化
1.采购流程再造中工作流管理系统的设计.医药商业企业中采购业务由开始活动、中间运行环节活动和结束活动三部分组成,具有典型的工作流特点,因此在系统实现中嵌入工作流引擎,可以为实际操作带来一定的便利性.另一方面,根据客户提出的要求,在进行业务流程的重新设计和流程优化时,必须在系统中体现业务流程控制的特点.综合系统的特点和客户的要求,我们在实现系统中设计了一个基于工作流管理的系统.本系统构造了三层模式,这种系统结构除了具有三层结构的可伸缩性好、可管理性强、安全性高、软件重用性好以及节省开发时间等诸多优点外,其最重要的意义在于将企业中和采购相关的部门连接,使采购供应链的参与者方便地参与企业的采购过程,从而为企业提高采购的效率创造了前提.工作流管理系统在实现上一般将定义时功能和运行时功能进行相对独立的实现.我们在系统设计中继承了这一思想,在体系结构上,系统由两大部分组成：定义环境和运行环境.在定义环境下,定义者定义和维护过程定义数据,即工作流过程的执行所需要的所有信息,然后在运行环境下执行这些工作流过程.
由于敏捷供应链系统的动态性、分布性和异构性等特点,客观上要求支持该供应链的工作流管理系统必须是一个分布式、柔性、开放的系统.通过考查系统的逻辑结构可知,在功能方面,过程管理和过程监控功能是由过程负责人操作的,称之为实例管理与过程进度监控部分.任务执行及任务监控功能是由若干任务负责人操作的,称之为任务执行管理与监控部分.这两部分之间具有相对的独立性,各部分内部的各功能之间具有紧密的相关性.对于每部分而言,为了便于系统的维护与重构,将其表示逻辑与处理功能分离,形成相对独立的人机界面及服务器两部分,见图1所示.
工作流管理系统包括总控工作流系统和各个企业的站点工作流系统两个部分,此处的工作流引擎设计主要针对总控工作流.工作流引擎是工作流管理系统的核心,可以完成工作流服务的大部分任务.
2.基于工作流技术的采购流程管理优化.企业间采购流程是B2B 中一个十分重要的流程,它不仅涉及到企业间的采购、财务、库存等流程,还设计到银行、物流等贸易实体,因此 B2B流程具有复杂性和跨功能的特点.传统的软件开发方法是面向功能的设计方法,通常以数据传递和系统功能作为划分各子模块的依据,而 B2B采购流程的复杂性和跨模块性是传统软件开发方法所不能有效解决的,因而这类软件的服务水平差,并且当部分业务流程变革与更新时,需要对整个原有软件系统重新进行模块划分,数据传递和代码编写.由于采购流程只是企业商务流程中一个环节,如何将现有的采购流程整合到企业信息化系统中去,如何在现有采购流程中实现对其他应用系统的调用,这都是企业急需解决的问题.
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利用工作流技术可以解决上述问题,工作流技术是面向流程的开发方法,利用工作流技术开发和管理业务流程,不仅可以轻松实现业务流程的改变,而且交换、合并任务、重新安排资源等问题都会变得更加容易.基于工作流的符合中国企业实践的企业间电子商务采购流程,见图2所示.
在该流程中,进行电子贸易的企业首先到网上银行申请账号,然后到交易平台（大卖场）“注册用户”并申请使用权限.进行交易的企业无论是买方还是卖方都必须在交易平台“认证中心”取得信用认证值,该值随着贸易的信用度动态调整.交易双方取得信用认证后,重新登陆交易平台,选择交易身份进行采购交易.
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基于工作流技术的采购系统具有非常强大齐全的功能,可以将以往繁琐冗长的流程简洁地在网上实现.基本功能有招标信息、中标通告、电子邮件、招投标法规（国家、地方）、国内外招标机构链接等.面向供应商有投标知识浏览、资格申请、商品信息发布、招标信息浏览、网上投标、竞价、投标查询、投标历史记录浏览、结算（验收）报告提交等功能.面向采购单位有采购年度预算编制、采购清单编制、提交采购清单审批、查询已批复的采购清单、采购历史查询等功能.面向采购中心有采购清单的审核、编制采购目录、供应商管理、专家管理、中介代理机构管理、采购计划审核、招标文件审核、审核招标、谈判、询价专家组名单、审核中介机构提交的投标商名单、系统内用户权限管理等功能.面向中介代理机构有制定招标计划并提交审核、指定招标文件并提交审核、招标文件的发送、确定招标、谈判、询价、专家组并提交审核、选择供应商、投标商名单编制并提交审核、发送招标公告、发布中标公告、发送谈判邀请函、发送询价通知、发布中标通知、签订合同、结算等功能.面向财政部门有审核采购单位年度预算、审核采购清单、审批采购资金、调整采购资金、审核结算等功能面向专家有专家管理规范、专家申请、专家评标记录查询、招标评分、发言等功能.面向药监部门有专家的选择、招标记录查询、审核等功能.面向公证机关有公证报告编制、公证历史记录查询等功能.通过系统的建立和使用,可以大大提高采购日常工作和业务处理的工作效率,规范采购行为,优化采购业务流程,缩短了采购周期,避免了采购误差.
本系统目前在供应商管理、制定采购计划、采
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