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当前,广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业,极大地影响和改变着人们的生产、生活、工作、学习、思维和交往.同时,在各级政府的支持推动下,电子政务工作的蓬勃发展,电子文件及网络的日益普及,也正在改变着传统的信息存储和传播方式,由此产生了电子档案.电子档案的出现,使档案馆(室)打破了单一的传统的纸质档案的管理,形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面.电子档案的出现,使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展,这无疑提升了档案的管理水平.所以,我们必须与时俱进,以全新的工作方法来适应这种新的变革.
要做好电子档案的管理工作,就必须首先了解构成电子档案的前身――电子文件的一些特性(因为电子文件归档后即成了电子档案),惟有如此,才能有针对性地做好此项工作.那么,电子文件有哪些特性呢
一、电子文件的一些特性
(一)电子文件的安全性
由于电子文件的自身特点,不可避免地存在着一些不安全的因素.要确保电子文件的安全性,就必须认清这些不安全因素.
1 数据的易改性.因为电子文件是由二进制数据组成的,二进制数据的变换,极易导致电子文件内容的改变.所以我
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2 数据的易消失性.电子文件的数据存储于光磁介质中,受外界干扰和人为操作的影响极大,且它对外围设备和操作环境依赖程度颇高,在保管安全上有特殊要求,除了易受到自然损耗和保护不当因素外,还有其他特有的安全隐患.首先,是病毒和网上黑客的侵害,都会带来灾难的后果.其次,是载体的物理损伤,如刮伤、磁化等.最后,外围设备的技术故障也会危及电子文件的安全.
3 数据的易复制性.由于信息具有可复制性的特点,电子文件可以非常迅速地复制到别的介质上,对于未加密或管理不严的电子文件来讲,那将是极其危险的.
(二)网络的安全性
随着网络的发展和普及,档案信息网络管理中的加密技术、“防火墙”技术,以及与其他信息资源软件兼容等问题日渐凸现出来,网络安全问题被提到了议事日程,网络的高效益与其不安全性已成为一对难以解决的矛盾.可以说.网络安全是电子文件安全最重要的方面之一,因为电子文件与网络密不可分.
(三)电子文件真实性的认证问题
我们知道,任何记录公务或商务等活动的文件,都必须以真实性为基础.但由于电子文件自身所具有的不安全特性,又使得大家很难承认其真实性.公务文件真实性有两层含义.即文件的可靠性和原始性.可靠性是指文件的内容未被改动,原始性是指文件的格式未被改动.而对电子文件的认证就体现在对信息的可靠性与原始性的确认上.由于电子数据具有易消失性、易改动性等特点,使得电子文件在可靠性和原始性上很难让人放心,进而影响到电子文件的真实性.而要从根本上解决电子文件的安全性、真实性问题,这就涉及到诸如电脑应用技术、通讯技术、生物科学、保密制度、机关公文产生程序、法律法规等多个领域,所以认证工作做起来十分麻烦.
二、认真做好电子档案的管理工作
(一)要努力做好电子文件的收集与积累
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一是要认清电子文件收集积累的重要性.我们知道,在电子文件的形成到电子文件的归档,有相当长一段时间,在此时间内电子文件就有被修改的可能.因此,为保证归档电子文件的真实性,对电子文件的收集与积累工作就必须从电子文件形成阶段开始,并贯穿于公文处理的全过程,这不仅维护了电子文件的真实性,而且也维护了它的系统性与完整性.同时,还可以防止存有信息的载体在个人手中丢失、损坏等现象发生,从而保护了电子文件的安全,为其顺利地归档打下了基础.
二是要确定电子文件收集与积累的范围.大的单位和行业的档案工作人员,可依照国家相关规定,结合本单位、本系统的实际,制定出电子文件的收集范围.电子文件不同于纸质文件,所以在进行和积累工作中,一定要了解其收集与积累方法与纸质文件是不相同的,这一点尤其要注意.
三是要重视电子文件收集与积累的方式.因为电子文件的收集与积累方式是在计算机网络上完成的,有自动记录的功能,可方便地用它来记载电子文件的形成、修改、删除及责任者、入库时间等,所以一定要重视并充分利用此方式.
(二)要进一步加强对电子文件的归档管理
首先,要加强对电子文件归档工作的统一领导.从电子文件形成到归档,跨越了许多部门,而这些部门之间多有计算机网络联在一起.有些部门工作互有交错,职责难以区分,所以对电子文件要指定专门机构和专人负责,这一点尤为重要.否则,一盘散沙,就达不到使电子文件归档的目的.
其次,要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求.电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行,这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性,才有利于整个归档过程的管理,确保归档工作顺利进行.
最后,要采取必要措施,确保电子文件归档和质量要求.要保证此项工作正常进行,关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作,使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体,避免互相推诿扯皮,以提高文件的质量,为下一步提供利用打好基础.
(三)要尽心尽力做好电子档案的保管工作
鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性,为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态,就需要认真做好如下几项工作：
1 要保证电子档案载体物理上的安全.一般情况下,电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的,所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境.如适宜的温湿度,存放载体的库房及框架等都应达到要求,要能防尘、防光、防变形,并远离磁场及有害气体等.
2 要保证电子文件档案内容逻辑上的准确.由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中,所以在以后利用时,还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式.这是一个很复杂的过程,所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点.为保证电子档案内容逻辑上的准确,必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存.
3 要对电子档案载体经常进行有效检验与维护.电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响,所以要经常对其进行检测和拷贝,以确保电子档案的可靠性,以便能长期提供利用.
(四)电子档案利用时应注意的事项
一是对使用权限的审核.电子档案利用时所涉及人员省：档案载体和保管人员,数据系统和管理人员,维护操作-人员及利用者等.由于各自工作性质与其职责不相同,对其使用权进行审核很有必要.
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二是拷贝的提供与回收.必须采取严格措施,对电子档案进行严格管理,要根据利用者需求和确认使用权限后,再进行拷贝制作.原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并利用技术手段防止所提供拷贝的再复制.对所提供的拷贝必须及时回收,回收时应由提供者和利用者对拷贝内容进行确认,并对有关情况进行登记,这是维护知识产权,防止失、泄密事件发生的一种有效手段.
三是严格执行利用电子档案的相关规定.如利用方式应视利用者情况而定,不能无原则地向利用者提供全部利用方式；根据电子档案密级进行有效管理,一般情况下,对内容不完全开放的电子档案,不用拷贝方式提供,即使要提供,也必须在有效监控下进行.
(五)要有必要的设备配置
管理电子档案不同于管理纸质档案,首先,必须为电子计算机软硬件提供一个适宜的环境,这就要从经费上舍得投入,配置必要的空气净化、灭火、温湿度控制、防磁、防静电等设备.其次,要最大限度地购置必备的硬件和软件,并确保其质量,以延长电子档案可有效利用的寿命.这些设备主要包括：数据库管理系统、存储及输出设备、软件和程序、数据和数据结构等.
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(作者单位：河南省建设厅机关服务中心)
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