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[摘 要]本文结合电子文件的特性,分析了电子政务环境下企业电子文件管理工作遇到的具体问题,论述如何对企业电子文件进行科学化管理.

[关 键 词 ]电子政务 电子文件 管理

中图分类号：TF566 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）47-0191-01

一、什么是电子政务

本文研究的电子政务,是指应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组,超越时间和空间及部门之间的分隔限制,向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务.电子政务对于不同的人来说意味着不同的事物,它可以通过行为进行阐述,比如公民通过政府所提供的信息获取创业、就业信息,或者通过政府网站获得政府所提供的服务等等.这意味着电子政务对于不同的受益者而言是不同的,从共性上来看,它整合的是政府服务体系和服务手段,是政府服务形态在通信信息技术革命情况下的自然演化和延伸.

二、电子政务下电子文件的特点

大量电子文件的通过网络进行有序的流动和交换,使得管理超越时间和空间以及部门限制成为了可能,正是通过这些电子文件的流动和交换,电子政务的各项功能才得以真正实现.电子文件具有以下特性：

2.1电子文件具有数字化信息形态.即文件内容是以数字编码的形式存在的.

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2.2电子文件具有对设备及标准的依赖性.即文件从生成、传输到存储都是通过计算机及其相关联的设备以及相关的软件（标准）来实现的A

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2.3电子文件的载体具有非直读性,即文件的内容必须借助于计算机的软硬件将载体上的数字编码序列读取,并转换成人们可识别的形式.

2.4电子文件的物理结构与逻辑结构关系具有复杂性和对元数据的依赖性.即文件信息在载体上的位置与分布情况以及文件的正文、图形、批示、附件等可以不一致：

2.5电子文件的信息与载体具有可分离性.即文件的内容存储的位置不是固定的.并且可以从一个载体转换到另一个载体上,而且内容不发生任何变化

2.6电子文件信息具有易更改性.即电子文件在起草、处理过程中的增、删、改很方便,且不留任何痕迹.

电子文件是信息技术的产物,信息技术的发展必然导致电子文件不断发生变化,形成新的特点.我们必须对电子文件内涵、外延的特点做深入的分析和研究,以新的观念和手段来认识和管理.

三、当前企业电子文件的现状

3.1 电子文件管理混乱

企业的生产管理过程中,公文的处理及文件的发放是必不可少的过程,而相关部门在发放文件时,由于部分文件的紧急性等各种因素,一般先经由网络发送电子文件由接收部门承办,随后才按正常发文程序发放正式的纸质文件.而一般部门只注重纸质文件,疏忽对电子文件采取严格保管措施,电子文件常常会处于无人管理的状态,任何人都可以随意对其进行拷贝、删除、改动等操作.

3.2 电子文件归档上各自为政

随着信息网络时代的发展,企业内每个部门都已经配置有电脑,为方便自己部门的人员使用,相关部门都建立有自己部门内部的信息共享,但没有哪个部门会考虑到其他部门使用人的需求,这对其他的使用人员造成了很大的不便.在这种情况下,电子政务建设过程中难免出现遗漏和不近完善的地方,在管理上也形成了条块分割,不利于统一集中管理.

3.3 电子文件的安全隐患不容忽视

3.3.1载体问题.现如今,比较通用的存贮介质是电脑的硬盘存储器和U盘.一般情况下,部门的电子文件直接保存在硬盘存储器上,个人的电子文件保存在个人的U盘上的,但是,如果系统出现故障,就极易造成硬件盘数据的丢失；而U盘虽然体积轻巧,但易破坏且易丢失,导致这些电子文件生成的设备环境数据缺乏相关的保护措施,其可靠性和保管期限都存在较大问题.

3.3.2 网络问题.网络是计算机病毒传播的主要途径之一,如果企业没有及时安装企业杀毒软件及功能强大的防火墙,且缺乏专业的技术人员,就会导致因病毒入侵,最终可能导致电子文件数据完整性遭到破坏,造成系统瘫痪.

3.3.3 操作问题.如企业制定的操作规程不完善,缺乏操作安全评估、工作人员的职责范围不明确、工作人员不能自觉保密,以及内部操作不规范而导致信息没有备份、信息泄露等,都有可能引起信息安全事件.

3.4 需要管理的电子文件种类繁多

由于企业不断地发展,涉及需要管理电子文件越来越广泛,这些电子文件来自多个系统,例如,电子邮件系统、财务管理系统、企业办公自动化系统等,这些系统包含有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、电子邮件以及各种格式的多媒体文件,种类繁多、来源复杂.

四、对企业电子文件科学化管理的想法

4.1 建立组织机构健全规章制度

我国以电子政务为龙头的国家信息化建设正在加快进行,由此而产生的电子文件管理与传统纸质档案管理有很大的区别,为做好这项工作,需要我们改变传统的管理方法,组建由相关领导、信息化部门和档案部门及相关业务部门负责人组成的电子文件归档工作领导小组和具体的办事机构,为电子文件归档工作提供保障.领导小组成员负责电子文件归档工作的统筹规划,组织协调等工作.具体办事机构负责电子文件归档的具体工作.在工作中,具体办事机构要根据国家档案、信息化相关法规制度,研究制定符合企业自身特点的电子文件管理的具体规章制度,探索电子文件网络实时归档的途径和机制,逐步建立健全电子文件归档工作规章制度体系.

电子政务环境下企业电子文件管理参考属性评定

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4.2 增强广大职工科学归档的意识性

通过多种形式对广大职工进行科学归档宣传,使职工们逐步明白电子文件与纸质文件实行集中统一管理的重要意义.广大职工必须遵照规定,任何人不得将公司档案据为已有.要增强广大职工科学归档的意识性,还必须印发培训资料,让职工们了解电子文件档案特点,使职工们能够自觉地将形成的电子文件随时归档移交到档案部门,减少浪费,节约成本,

4.3 对电子文件进行双轨化归档

在现阶段,为保证档案的原始性和完整性,在归档时须对电子文件、纸质文件进行双轨化归档,形成内容相同的两套档案,两种文件归档时需使用不同的编目方法和存贮工具,在归档电子文件时,根据电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性等特点,要求将电子文件刻录成光盘归档,并在外包装上注明相应的纸质文件的档号；在制作纸质档案目录时,在卷内目录中注明相应的电子文件的编码,并将两份档案同时存放,以便利用时参照互补.

4.4 将电子文件纳入企业信息化管理

作为企业领导应立足于企业信息化的高度,重视研究和解决档案信息化及电子文件的管理问题,将电子文件归档纳入企业信息化规划,纳入办公自动化和信息管理的工作程序,成立专门的组织机构,统一领导电子文件收集管理工作,协调相关部门的关系.同时,档案部门应发挥主观能动性,经常向领导汇报工作实效,积极争取领导的重视和支持,以便协调解决档案信息化过程中遇到的部分难题.

4.5 提高档案人员的业务素质,加大档案管理的投入

电子文件管理是一门跨专业、跨时空、多学科交叉与互补的学科,它服务于企业发展的大局,是企业管理中重要的信息资源和无形知识资产.这就要求管理人员既具有电子信息专业知识,又具有一定的文件档案管理基础知识.企业还要加大投入力度,多途径、多层次地培训现代化的管理人员,使之自觉调整知识结构适应企业管理的需要.

目前,企业已逐步认识到知识管理的重要性,随着企业对电子文件管理人才的不断培养,电子文件在企业事务中主动服务、跟踪服务、超前服务的作用将会越来越大,我国企业的电子文件管理水平必将迈上一个新的高度.

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参考文献

[1] 冯惠玲,电子文件时代新思维, 档案学通讯,1998, （6）.

[2] 王良诚,英国公共档案馆的电子文件管理工作,中国档案, 1998, （1）.

[3] 华琦,试析企业电子文件的管理与利用,科技信息,2008（13）.

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