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与物理打印机相同,成功安装好虚拟打印机后,进入控制面板中的打印机列表,我们将会发现已经安装好的虚拟打印机,这时就能象使用普通打印机一样使用它.在一些特殊的场合下,巧妙进行虚拟打印功能,可以模拟真实的打印效果,实现一些特殊的打印任务,从而在没有安装物理打印机的情况下,也能充分享受到打印精彩；而且对于类似程序员这样的特殊用户来说,善于使用虚拟打印功能,既能实现工作需求,又能节约打印纸张.

管理虚拟打印功能

一般来说,对于专业支持虚拟打印功能的应用程序来说,我们只要按照默认设置安装,虚拟打印机就能自动出现在打印机列表中,并能正常进行工作了.如果发现虚拟打印机正确安装好后,出现在打印列表中的打印图标处于灰色调状态,或者打印图标即使能正确显示,但它却不能正常工作时,那多半是本地计算机的后台打印服务被意外停止运行了,此时,只要尝试恢复该系统服务的运行状态,多半就能让虚拟打印机正常工作了.

在检查后台打印服务是否正常运行时,可以依次选择“开始”|“运行”选项,切换到系统运行文本框,输入“services.msc”命令,单击“确定”按钮后,弹出本地系统的服务列表界面.从该界面的左侧列表中选中“PrintSpooler”选项,并用鼠标双击之,进入目标系统服务属性设置界面.

其次选择“常规”选项卡,打开如图1所示的选项设置页面,在这里可以直观地看到“PrintSpooler”服务此刻的工作状态是否正常.倘若看到该服务的工作状态被意外停止时,那么我们不妨按下这里的“启动”按钮,以便重新启动运行该系统服务.为了避免Windows系统日后启动时,“PrintSpooler”服务又不能正常启动,我们还必须将“启动类型”参数选择为“自动”,确认后保存设置操作,这样虚拟打印机多半就能进行打印操作了.

此外,在平时的工作中,我们也能象对待普通打印机那样,对虚拟打印机进行各种管理操作.例如,要将虚拟打印机设置为本地系统的默认打印机时,可以先逐一点击“开始”|“设备和打印机”选项,进入打印机列表界面,选中目标虚拟打印机图标,并用鼠标右键单击之,点击快捷菜单中的“设为默认打印机”命令即可.如果还想设置虚拟打印机的其他参数,可以打开虚拟打印机的右键菜单,点击“属性”命令,展开虚拟打印机属性对话框,来对其相关参数进行合适设置,详细设置方法与普通物理打印机完全相同.

使用Office虚拟打印

在正确安装好虚拟打印机的情况下,利用应用程序自带的“打印”命令,就能轻松选择虚拟打印机进行特殊打印.例如,要想将特殊格式的工作文档,转换成自己常用格式的Word文件或图像文件时,虽然可以使用专业工具完成任务,但是它们使用起来并不高效,巧妙使用Office虚拟打印功能,就能快速将上述操作要求成功完成.在使用Office虚拟打印时,只要先打开工作文档编辑界面,逐一点击菜单栏中的“文件”|“打印”选项,切换到如图2所示的打印设置框,选中“MicrosoftXPSDocumentWriter”选项,确认后就能使用Office程序自带的虚拟打印机.

如果发现本地计算机中没有安装Office虚拟打印机时,可以按照如下步骤进行安装：首先依次点击“开始”|“控制面板”命令,点击“程序和功能”图标,按下“打开或关闭Windows功能”按钮,切换到系统功能列表,选中Office选项,比方说这里选择MicrosoftOffice2007,并用鼠标右键单击之,点击快捷菜单中的“修改”命令,切换到组件调整界面.接着选择“Office工具”节点下的“MicrosoftXPSDocumentWriter”选项,按照系统弹出的提示完成组件修改任务,最后单击“关闭”按钮退出设置对话框.

要是同时配合“MicrosoftOfficeDocumentImaging”工具使用,Office虚拟打印机还可以将PDF文档、图像、网页等特殊文件中的文字内容提取出来.比方说,要想从某PDF文档中提取文字信息时,可以进入对应文档编辑界面,逐一选择“文件”|“打印”选项,弹出打印属性对话框,从“名称”下拉列表中点击“MicrosoftXPSDocumentWriter”选项,按下“属性”按钮,切换到虚拟打印机属性对话框,选择“高级”标签,在对应标签页面的“输出格式”处,将“MDI-压缩文档格式”选中,同时定义好新文件的存储位置,确认后当前的PDF文档就会被虚拟打印机打印成MDI文件了.与此同时,“MicrosoftOfficeDocumentImaging”程序会自动运行,打开刚刚生成的MDI压缩文件,逐一选择“工具”|“将文本发送到Word”命令,确认后MicrosoftOfficeDocumentImaging程序开始执行OCR识别操作,再将识别出来的信息自动发送到新建Word文档中,以便供用户任意编辑处理所用.不过,要想让程序成功进行OCR识别操作,一定要先安装好相关ORC扫描识别组件,要是没有安装时,我们将会看到相关提示,只要根据提示操作即可.

使用PDF虚拟打印

有时,为了防止他人随意改动重要工作文档内容,我们需要将工作文档打印成不可编辑的PDF文档或图像文档.要做到这一点,可以使用PDFCreator工具安装好PDF虚拟打印机,利用它能很轻松地将各种文档资料打印成PDF格式的文件,同时该工具还能自动生成网络虚拟打印机,方便局域网用户共享使用虚拟打印机.

进行常规打印

从官方网站中获取最新版本的PDFCreator程序安装文件后,只要执行双击鼠标操作,按照默认向导提示逐步操作（如图3所示）,就能完成PDF虚拟打印机的安装任务了,此时,打开本地计算机的打印机列表窗口时,就能看到PDF虚拟打印机的“身影”了.如果经常要使用该打印机时,可以按照之前的操作,将其设置为默认打印机,该打印机的主要好处是,即使本地计算机中没有安装物理打印机,我们也能使用虚拟打印机,将工作文档打印成自己想要的文档格式.安装好PDF虚拟打印机后,我们就能按