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田湾核电站一期工程是中俄两国在核能领域进行的高科技合作,一期工程建设2台单机容量106万千瓦的俄罗斯AES-91型压水堆核电机组,该工程于1999年10月20日开工建设,1号机组于2007年5月17日投入商业运行,2号机组于2007年8月16日投入商业运行.从开工建设至今,在文档管理领域结合项目的特点和管理模式,该核电站秉承“管理即服务,实现有效利用”的宗旨,以

“为项目建设和机组安全运行提供可靠信息保证”为核心任务,积极探索和创新文档的管理理念和方法,积极应对信息时代的挑战.通过近十年的实践和持续改进,通过文档一体化、管理程序化、工作流程化,从而确保了项目文档收集齐全、系统有效、安全保管、便于利用,实现了文档信息资源的集成和共享,为项目建设和电站运营提供了系统有效的文档信息服务.

文档一体化：项目文档质量控制重要手段

文档一体化是将项目工作中各单位相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理.推行文档一体化,加强项目文档前端控制和过程管理,减少文档二次整理和重复工作.田湾核电站一期工程项目文档通过“四统一”,即统―行政管理体制、统一文档管理归口部门、统一管理制度和工作程序、统一应用管理系统作为各种保障,实现项目文档一体化管理.

1　统一行政管理体制

田湾核电站一期工程确立了“统一领导、归口负责、集中控制、分级管理”的文档管理原则,建立了“矩阵”式文档管理网络.文档管理由业主公司副总经理统一领导,下设专职文档管理机构即信息中心,负责项目文档的统筹规划、组织协调和监督指导,各参建单位也分别建立专职的文档管理部门,并在业务上接受信息中心的监督和指导,从体制上保证文档一体化实施.

2　统一文档管理归口部门

信息中心归口负责公司文档和信息化工作,下设文件控制科和档案管理科分别负责项目文件控制和项目档案全宗的建立,实施项目文档统一归口管理和集中控制,对各处室和承包商的文档管理工作进行监督、检查和指导.公司各处室和外部单位设立文件库,配置专兼职文档人员,在信息中心的指导和监督下,对职责范围内的文件进行分级管理和控制,负责文件收集、整理、立卷和移交归档.统一文档管理归口部门为文档一体化开展提供了人员保证.

3　统一管理制度和工作程序

文档管理体系能够有效运作,得益于推行统一文档管理制度和工作程序,田湾核电站一期工程在建造阶段、调试阶段、运行阶段,制定适用不同阶段的质量保证大纲以及相应的管理程序,每个阶段也有配套文档管理程序指导公司内部和外部单位如何编制正确适用的文件,并规范文件产生、发布与分发、流转各个环节,确保现场工作人员能够及时、准确地获取最新版本和正确适用的文件.

4　统一应用管理系统

田湾核电站一期工程根据自身工程实际情况和文件生命周期理论,较早开始规划项目文档信息系统,开发了文档管理信息系统,包含工程文件、内部行文、行政文件、生产文件和档案管理等模块,不同类型的文件在系统内经过组卷流转到档案管理系统.通过文档管理系统,在文件产生时,对文件的规范性和有效性进行严格控制和确认,实现一次著录,全程共享,并将档案系统内文件属性在文件产生时候进行统一规划,通过文档管理系统实现文件从产生、接收、分发、流转、处置进行全过程处理,为文档一体化提供了技术保证.

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管理程序化：项目文档规范化管理制度保证

田湾核电站一期工程文档管理程序体系是项目文档开展各项工作的依据,是推行流程化管理的基础,是实现法规和标准要求的载体.在项目建造阶段依据国家档案法规和标准建立的文档管理程序体系分为三个层次,涵盖了项目文件产生、更新、收发、保管、利用和处置整个生命周期全过程的管理要求和处理流程.

第一层次：质量政策和质量保证大纲,它们对文件的编制、变更和收发控制以及记录的分类和管理所作的方针政策性规定和原则性要求.

第二层次：管理程序,它们对文件的编码、格式、版次、状态、类别以及文件收发控制、归档、通信规则、密级管理等进行详细规定.

第三层次：文档管理工作细则,详细规定了项目文档管理各项业务工作开展的基本要求、职责和执行流程,以便档案人员能够履行文档管理程序规定的要求.公司各业务处室根据职责范围内文件管理和控制的需要,还编制了相应的文档管理工作细则,指导部门文件管理.

建造期间,该电站共产生34份文档相关管理程序,涵盖了项目文档的各个方面工作,按管理领域包括文档管理总则、文件的编制与变更、文件收发控制、文件管理、档案管理、文档服务、图书声像、翻译资料管理.同时,各个承包商也在自身的项目质保大纲下编制相应的文档管理程序,规范本单位文档管理工作.

在电力生产阶段,田湾核电站一期工程对管理程序进行重新规划,建立了电站生产质量管理手册,以工作领域为要素将电站管理程序划分为2l章,每一章又通过政策程序划分若干主题,每个主题范围内,再建立具体的专题性执行程序.文档管理作为独立的一个章节,涵盖了电站电力生产阶段文件的产生、更新、收发、保管、利用和处置的规定和要求,使生产文档管理从一开始就纳入公司程序化、流程化管理体系中.

工作流程化：项目文档规范化管理技术保障

田湾核电站一期工程项目文档管理从文件产生、审查、组卷等环节采用流程化管理,为项目文档完整、准确、系统有效提供技术保障.

1　文件产生阶段――文档形成过程“三统一”

田湾核电站一期工程通过统一的文档管理系统、统一的文档著录格式、统一的编码要求,在文件产生阶段,实施文件形成流程化管理.

田湾核电站一期工程内部形成的文件均在系统内产生,通过不同的管理模块,对函件、会议纪要、技术文件、变更与澄清单、行政文件、程序、生产文件在系统内流转,通过对用户权限进行授权管理和角色分配,实现文件在系统内统一编制、审核、批准、发布、接收、下发、处理,最后在档案管理模块组卷和查阅.

通过文档管理系统对文件著录格式、打印页面格式、文件编码进行确定,使文件在产生之际,就形成规范的文件.在生产文件管理系统内,可以对每―份工作文件进行定位跟踪,该份文件是何人何时在什么地方打印,并且对这份文件赋予唯一的编号,以便进行回收控制.

通过采用《生产记录报告编写规定》,将生产运行文件自产生之日起,规定统一文档编码和格式,使文件和档案编码合一,文件形成时将归档要求统一考虑,优化文档管理工作流程,缩短文档处理时间,充分发挥文档信息使用价值.

2　文件审查阶段――文档审查过程流程化

项目文档采取统一的文档管理系统, 文件在系统内编制后,统一在系统内进行流转,按照权限控制和岗位职责进行审查,审查通过后,签发人同意签发文件才能生效.对于外部单位提交大批量竣工文件审查,不在文档管理系统内进行,是通过《工程交工验收管理》程序要求,采用流程化审查,