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【摘 要】本文通过分析企业档案管理的现状和目前计算机硬软件发展情况,阐述了网络化是档案计算机管理发展的必然趋势.

【关 键 词 】企业档案管理；现状；网络化

在科学技术迅猛发展的今天,企业对档案提供利用的要求也越来越高,人抄、翻本本查的传统管理模式早以不能适应企业发展的需求,因此档案部门如何管理好企业的档案资料,最大限度的提供利用,笔者认为,实现网络化是企业档案计算机管理发展的必然趋势.

1.企业档案管理现状

1.1 纸质档案存储占用大量库房

企业档案随着企业的发展、时间的推移逐年增多,许多企业档案馆库存量基本达到饱和,大量档案存储面临困难,同时为了把企业做大做强,使企业在市场经济浪潮中占有立足之地,企业生产不断扩大,档案存储问题日趋严重,为满足存储的需要,需投资大量资金增加库房,因此,档案管理部门必须改变这种存储方式,实现光盘存储,才能减少不必要的基建投资.

1.2 纸质档案容易损坏难以长久保存

纸质档案随着保存时间的延长,逐渐老化、变脆、褪色,加之查找利用时经常来回折叠、磨损,久而久之档案字迹将会模糊不清,造成档案信息丢失.因此,到一定时间须对这些图纸进行复制,这样需要花费许多人力、大量资金,而且质量难以保证,既然如此早日投资建立档案计算机网络管理,即能避免重复劳动,又能解决纸质档案破损问题.

1.3 计算机条目管理仍要查纸质原件

近几年来,经过档案同仁们的不懈努力,企业档案管理有了一定程度进步,许多企业实现了档案计算机条目管理,通过条目管理可很快查找到时所需要条目,但还需按条目到库房去查找全文,仍然摆脱不了查找纸质档案的落后方式,不便于档案的利用和二次开发,难以充分发挥档案保存的价值.

1.4 电子档案无法提供利用

随着计算机的普及和广泛应用,办公自动化产生了文书电子档案,设计自动化产生了CAD电子图档,会计电算化产生了财务电子档案等等.这些档案将面临着如何归档,归档后又如何提供查阅利用等问题,要求他们用纸质档案归档,这太不现实,不符合当今社会发展形势,用电子文件方式归档,档案馆没有必备的硬件、软件环境,无法读出、复制、提供利用,失去了归档的意义,因此,档案管理部门必须改变目前这种管理方式,实现档案计算机网络管理,才能为电子档案查阅利用提供一个必备