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一、问题的提出
随着计算机的普及和应用水平的提高,工程设计基本实现了计算机化,“趴图板设计”已成过去,同时这一过程中产生了大量的电子化设计文件,以马鞍山钢铁设计研究总院为例,目前ＣＡＤ出图率近１００％,２００３年产生的ＣＡＤ电子文件８万多个,文件格式为矢量图形文件ＤＷＧ.
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电子文件的收集、整理对于辅助设计,如图纸的重复利用、提高设计效率作用显著.与此同时对电子文件归档的质量问题也提出了更高的要求,即要求归档的电子文件与对应的底图（可用于晒蓝图的透明图）内容一致.（这里暂不论《电子文件归档与管理规范》中涉及的电子印章和法律有效性问题）.
电子文件与归档底图内容不一致的产生,主要有以下三方面：一是设计图纸成品电子文件在送文印出图（透明图）同时,电子文件也归档,但是透明图设计人员取回后,要进行设计、校对、审核签字,这一过程中可能对底图再次进行局部修改,从而产生不一致；二是由于设计人员误传电子文件归档,造成“张冠李戴”不一致；三是极少数人员人为将归档电子文件中部分内容删减,不愿自己设计成果被他人利用而产生不一致.
二、解决措施
１． 质量管理措施
⑴ 建立规范的电子文件归档制度.如在实物图纸归档的同时,电子文件必须归档,否则不计实物归档工作量.建立电子文件归档登记制度,由设计人对已归电子文件的一致性进行确认.制定一定的奖罚机制,与个人效益联系,也与部门负责人年终考核挂钩.
⑵ 必要的抽查、检查制度.对设计人归档的电子文件对照图纸进行核对,发现不一致责令设计人修改后重新归档,拒不执行的按规章制度处理.特殊情况如某些设计人员确因工程任务紧,来不及对电子文件修改再归档,可给予一定的宽限期.
⑶ 聘请专门的ＣＡＤ制图人员对照底图,修改电子文件不一致的地方.
⑷ 档案管理人员高度负责.在电子文件的接收、检查过程中,接触最多的设计人员,既要有耐心晓之以理说服设计人员,又要对少数人坚持错误不修改按章处罚.
２． 技术解决办法
⑴ 管理系统自动归档.目前,很多单位实现了网上办公,工程设计可以按工作流程进行项目管理,如从工程设计项目策划开始、设计过程中的资料互相委托、到成品图纸电子文件发送到文印出图和档案归档,整过设计流程网上控制（包括校对和审核）,从而避免人为对电子文件的删减和误传归档造成的不一致现象发生,也促进设计人员尽量将错误控制在送文印出图前解决,因而可提高电子文件归档与对应图纸内容一致性.
⑵ 采用扫描归档.入库图纸扫描成电子文件,这样就实现了电子文件与对应图纸内容完全一致.
三、实施情况和分析
⑴ 加强管理和制度执行见成效.马鞍山钢铁设计研究总院１９９８年就开始电子文件的收集归档工作,随着归档电子文件的积累和其应用重要性认识的提高,单位负责人非常重视这项工作,电子文件的归档形成了较完善的规章制度.加强规章制度的执行,特别是将奖罚与个人的考核结合,取得了较好的效果.根据抽查结果每百个电子文件与图纸内容一致率在９７％以上.
⑵ 对归档图纸进行扫描,形成电子文件归档.这种方式可以保持电子文件内容和图纸内容完全一致,但是,要增加档案扫描人员（一般每台扫描仪要安排２人操作）,同时,由于每年归档的图纸数量大,扫描的效率（按２００张／天计）赶不上每天入库的图纸数量（３００多张／天）,且扫描的文件为非矢量化的ＴＩＦＦ格式文件,设计利用率不高,曾试行一段时间但没有坚持做下去.
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