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1、引言
在工程建设中,资料是工程建设全过程的反映,是质量评定、工程验收的主要依据,是竣工结算的主要凭证,也是工程竣工后,改（扩）建和维修所不可缺少的.所以,资料的管理,在工程建设中是至关重要的,也是工程建设中必不可少的构成部分,所以需要我们在工程建设中加强资料的管理工作.但目前我国在工程建设中的资料管理方面存在着不少问题, 给竣工验收、结算、评优等工作带来诸多困难,下面针对以上情况,找出工程建设中的资料管理办法,以达到规范资料管理的目的.
2.资料中管理普遍存在的问题
2.1、试验资料管理方面的问题
2.1.1原材料试验取样缺乏代表性和连续性.在我国现行的标准与试验规程中,对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定.但是在实际工作中因为试验人员水平参差不齐,或施工单位为了整理资料方便,或施工单位为了经济利益的考虑,使得试验中取样缺乏代表性,取样次数不符材料进场频率,代表数量不确切的现象频繁出现,比如水泥进场,不可能100吨水泥一下子进场但水泥必须要同一期同一品牌才行；钢筋原材同样有类似情况.所以试验结果不能较全面的反映工程的实际情况,有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中,给工程留下质量隐患.
2.1.2试验报告规范性差.试验报告检验结论不明确,试验报告的使用部位不具体,试验批次、批量不准确,如钢材在检验时没有注明使用部位、层数,只简单的填写到基础或主体.还有在检验时出现不符合报告,没有出具加倍取样报告,也没有查找为什么没有加倍取样的具体原因.试验报告的规范性差,直接影响了资料整理的规范性.
2.2、资料管理方面的问题
2.2.1资料管理和施工进度不同步.资料是工程建设中过程控制的重要体现,所以,资料的收集、整理工作应该和现场施工进度同步.可是,当前一些项目总是爱写“回忆录”,存在进度超前,资料收集滞后现象；还有另一种现象就是：某种材料早已使用,但相应的产品合格证、试验报告迟迟没有送到现场；还就是过程资料已经收集齐全,但由于项目资料员责任心不强,没有及时整理,造成资料混乱,导致资料的管理工作总和施工进度不同步.
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2.2.2资料缺乏完整性.不完整的资料不能系统、全面的反映单位工程施工过程的控制情况和工程的质量状况.比如采用高分子防水卷材的地下防水工程,不仅要做防水卷材的试验与隐检,还要做基层隐检；与此同时,隐检的内容也要全面.对于防水混凝土,不但要做普通混凝土的分项工程质量检验评定,而且还要做防水混凝土的分项工程质量评定.还有房建桩基工程定位测量工作,正常检测完后,如果遇到雨后,要重新复测一次,但有的项目为了省事,就省略了.高层建筑沉降观测一般一个月或每升高一层为一个观测周期,如果遇到雨季或者出现沉降不均匀时,要增加观测次数,有的项目测量人员懈怠,不愿复测,有的项目已经进行复测,但是不愿填写复测记录,这就造成资料的不完整现象.
2.2.3资料填写出现前后矛盾.资料管理贯穿整个项目的管理工作,并需要各部门之间的相互配合.如果不严格按照施工进度来进行资料的整理和缺乏部门之间的相互配合,就会出现前后矛盾,如施工日记中记录：2014年8月5日施工进度为18层柱钢筋绑扎,而安全质量部的分项工程质量验收记录中却显示的是17层柱钢筋绑扎,测量放线记录中标记的却是19层,这样就造成资料填写前后矛盾现象.
2.2.4资料缺乏真实性.真实性是资料管理最基本的要求,是资料管理的灵魂.失去了真实性,资料便失去了本来意义.但事实是,一些资料太完美了,与实际相差甚远.比如某单位工程的所有分项工程都验收合格且没有任何缺陷,出现了真正的“零缺陷工程”.又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值都为几毫米,明显不切实际.
2.3、资料规范性方面的问题
2.3.1资料原件较少.个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足工程建设中“重要文件资料不允许出现复印件”的要求（比如设计变更）.所有分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录、开竣工报告、各阶段会议纪要、工程建设备案表等必须为原件.但是有些项目在做这些资料时,不按照规定做,比如单位工程质量竣工验收记录只做3-4份,造成在最后竣工移交档案资料时原件不够,只能拿复印件来应对.
2.3.2工程质量验收签证资料不齐全.随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,建设“四方”现场验收后,没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式.由于施工管理不严格,造成原始文件丢失.有因专业技术人员工作调动移交手续时,把关不严,造成竣工原始文件遗失.也有因费用方面没有及时付清的,造成拖延不签的.
2.3.3竣工图文件编制不够规范.一些分部工程不同程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,有的竣工图尽然用的就是原设计图纸,没有根据实际施工进行修改.
2.3.4施工原始资料书写不规范. 施工过程中的施工记录、原始签证资料五花八门,有用纯兰墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与资料编制要求要求不符,给竣工后资料的移交工作带来极大的困难.
2.3.5施工原始验收签证资料填写不规范.原始验收签证资料存在签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了资料的使用价值.
2.3.6群体工程的资料混淆不清.群体工程的资料中如隐蔽工程检查记录、试水记录、验收资料等参杂在一起,没有分开.如一个工程有10个单体（即1-10#楼）,把1#、3#楼的各种记录等混在一起,资料没有按照每个单体来分开管理,会给以后分类、编目及竣工验收带来不必要的麻烦,造成资料整理的不规范.
3. 造成目前资料管理现状的原因
3.1领导重视不够,没有完善健全的资料管理制度 项目部领导对资料管理意识薄弱,存在着只重视工程建设、轻视资料管理的现象.
3.2资料管理人员非专业化现象普遍
项目资料人员没有经过专业培训且兼职现象多,有的是在施工当地聘请的,专业知识不足,精力有限.
3.3作业层人员素质低
项目部技术力量薄弱,管理水平差,是造成工程建设中资料编制不规范、资料整理质量不高的一个不可忽视的重要因素.
3.4监理问题
监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术但施工管理水平比较差,对现场签证、检查工作把关不严,造成资料的编制工作比较混乱.
3.5资料验收签证不齐全,收集不及时.
项目部为了赶进度,盲目满足工程施工进度的需要,工程验收后,没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字,以致验收小组解散后找不到当事人签字而出现代签现象.对资料管理重视不够,缺乏有效控制资料编制质量的具体措施.在资料管理过程中,对规范资料管理不细不严,不够深入.
4.解决方法与措施
4.1、从工程项目立项就开始抓资料管理工作
工程建设项目目前均实行项目法管理方式,项目经理不仅要对整个项目负责,也应对整个工程项目的资料负责.因此,为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行,项目部应将资料管理工作纳入工程建设管理的重要日程,纳入相关人员的考核范围,从工程项目开始就设立专业资料管理人员,负责工程项目资料的收集、整理和归档管理工作.实行项目资料编制工作“三同步”管理制度,即工程开工与资料收集同步,工程施工过程与资料形成同步,工程竣工验收与资料验收同步.且资料管理人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程.
4.2、 建立健全资料管理制度
4.2.1工程项目部工程管理部门,在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况,制定相应的工程项目资料管理办法,明确项目技术人员及资料员等在工程资料形成过程中各自应负的责任.只有在工程项目建设过程中资料的有序进行,才能保证资料及图纸内容的准确、齐全、规范,才能保证资料记录齐全、完整、规范,资料填写才不会出现前后矛盾现象.
4.2.2项目资料的管理应分三级管理：项目经理和项目总工向公司分管生产的副总经理和总工程师签定责任状；项目技术科科长向项目经理和总工程师签定责任状；资料员向技术科科长签定责任状.各专业人员也要各负其职.比如：材料员要将各种材料的合格证如数移交项目资料员,并将采购数量告知试验员,（如钢材数量）以便进行批量取样、送检等,并取得试验报告 ；质检员要将每个工序的检查结果如实告知资料员,以便准确填写具体内容；技术员要将设计变更、技术交底、图纸会审、施工组织设计、方案等及时移交资料员,特别是工程竣工图的绘制,更需技术员与资料员一起根据变更设计逐一的修改,为以后的改（扩）建工作提供有据可查、真实可信的资料.
4.2.3建设、施工及监理单位各级管理人员要责任到人,各工种工作人员相互积极配合,真正认识资料在工程建设中的重要性,就不难杜绝资料和进度不相适应,资料滞后于进度的问题,确保资料收集、整理的及时性与完整性.
4.3、资料的整理与施工进度“同步”实施
工程项目部在制订工程进度计划时,应将每个分部分项工程资料管理工作列入到该项目部工程进度计划中,并将其作为一项重要的工作来完成.对在资料编制中发现“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题,要及时研究给予解决.为防止再出现此类问题,要加强监督检查.对不符合标准的资料要从新规范,从源头抓起,以保证资料编制的规范性.
4.4、认真贯彻执行新规范新标准
国家新技术、新工艺、新规范更新日益加快,对技术人员及资料员来说,及时更新、及时学习新规范对工程建设中的资料管理非常重要,如2007年国家实施的《建筑节能工程施工质量验收规范》GB50411-2007规范实施后,给建筑节能的资料整理带来了很多困难,一是各施工单位不按照规要求而是根据自身理解来填写资料；二是国家节能规范在分项工程划分上与《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001中的分项、检验批有重复之处,这就造成资料编写的漏项和重复.因此就需要技术人员和资料员从中领会并确定建筑节能分项、检验批之原则和资料填写格.
为了避免资料填写重复,根据本人多年实际经验和常用的施工工艺做法,现将墙体、地面、屋面的节能工程检验批划分表述如下：墙体、地面、屋面检验批划分为三部分,即基层、保温材料层、保温材料面层.墙体、地面部分的其它内容划归在装饰装修分部工程,屋面部分的其它内容划归在建筑为屋面工程.具体划分如下：
序号 分项工程 划分部位及验收内容
1.墙体节能 1、外墙外保温：主体结构基层、保温材料层、保温面层
2.不采暖楼梯间内墙保温：主体结构基层、保温材料层、保温面层
2 地面节能 1、接触室外空气地板保温：地面基层、保温材料层、保温面层
2.不采暖空间上楼板保温：楼板基层、保温材料层、保温面层
3.屋面节能 屋面基层、保温材料层、保温材料保护层
4.5、 确保过程资料的真实性
有些项目的资料收集、整理均是事后而形成的.不但不能真实反映工程的实际情况,而且极易造成工程项目资料的混乱,失去其工程资料所要表述的真实意义.所以试验部门要对试验资料负责,严格执行见证取样制度,不符合要求的坚决不出具试验报告.施工当日形成各种资料,要及时填写,不要写“回忆录”.上级主管部门要加强监督检查,不仅要查质量、查安全,同时也要检查资料的真实性和及时性.监理部门要要认真履行监督职责,对在资料整理中出现的弄虚作假、延时补做资料的现象要采取相应的处罚措施,以保证工程资料的真实性和可靠性. 4.6、提高资料人员素质
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4.6.1加强业务培训,提高业务素质.项目资料员要进行资料管理与国家规程、规范的培训,以提高资料人员的业务技能.
4.6.2培养有综合能力的项目资料管理人才 .项目资料人员要提高自身运用新知识的能力以及结合项目实际情况,研究对策,提高解决问题的能力,努力使自己成为懂工程、精业务、善协调、能指导的综合性项目资料管理人才,为项目资料提供智力保障.
4.7、加强过程监督管理
工程建设中的资料是对工程实物质量情况的真实反映,所以要求资料的收集、整理必须对每个专业、每个工序严格控制、严格检查,项目部要指定专人负责对过程中形成的资料逐项跟踪收集,以确保资料的完整、齐全.
4.8、严格把住竣工验收关
进行竣工验收的一个重要条件就是资料必须同时或提前通过验收.因此在竣工验收阶段,工程项目技术管理部门要严格把好审查验收关,对过程中编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查,着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况,认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备等等.总之,在竣工验收阶段,工程项目技术管理部门要严把审查验收关,确保资料的真实性和准确性.
4.9、完善绩效考核制度
规范施工过程管理,首先要从基础做起,即资料的管控工作做起,对工程项目资料的管理,要根据工程建设实际情况,实行日常巡检、专项检查和半年检查相结合的方式进行,且每半年进行一次考评,实行重奖重罚,以规范资料管理.附：项目资料过程绩效指标考核标准 如下；
考核内容 绩效标准 分值 考核标准和方法 考核得分
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三纳入 工程开始,资料管理纳入工程建设管理的重要日程、纳入相关人员的职责范围,纳入工程进度计划. 15分 三“纳入”,缺一项扣5分
组织机构 项目要成立资料管理组织机构,配备专职资料员,资料员要持证上岗. 15分 1、资料管理组织机构未建立、职责不明确,扣5分,
2.没有配备专职资料员扣5分,
3.资料员无证上岗扣5分.
制度管理 制定工程资料管理计划和管理制度 20分 1、没有编制工程资料管理计划扣分5分,内容空洞口5分.
2.没有制定资料管理制度,扣5分,内容空洞扣5分
日捡
专检
半年检 工程开工与资料收集同步,工程施工过程与资料形成同步,工程竣工与资料验收同步 50分 1、资料管理未实行三同步,扣20分.
2.资料收集不规范,分类不清楚,扣15分
3.资料内容不真实,扣15分
竣工阶段 工程竣工后三个月内香上级部门移交 10分 工程完工,资料不全,不能及时移交的,扣10分
5.结语
资料管理工作是一项系统工程,是涉及各个专业的一项复合型工作,要保证资料收集的完整、准确、系统、规范,能真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程
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