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【摘 要】工程建设资料是工程建设活动中形成的各种形式的信息记录,包括基建文件、监理资料、施工资料、校验报告、变量更改和竣工图等,是工程建设项目从可行性研究和立项开始到竣工验收、交付使用整个过程的记录文件.工程建设资料的管理是建筑工程项目管理的一部分,其管理的好坏直接关系到工程建设的质量.本文将从工程建设过程中资料管理普遍存在的问题出发,分析产生问题的主要原因,探究工程建设资料有效管理的措施,从根本上提高工程建设过程中资料管理工作的质量.
【关键字】工程建设；资料管理；建筑工程；工程档案
自改革开放以来,尤其是进入二十一世纪以后,我国的经济和科技得到了突飞猛进的发展,建设事业在全国各地蓬勃兴起,大量的工程建设资料即工程档案也在建设事业兴趣的同时大量形成.作为工程建设活动中最原始、最基本的图文资料,工程建设资料具有极为重要的保存价值,记载着建筑物、构筑物、地下管线铺设、施工设计、维修改建、投资计划等一系列工程建设活动中的信息,其管理的好坏,直接影关系到工程质量的好坏.如何有效的管理好工程建设资料,成为工程建设本身的迫切需要.
1.工程建设资料管理的内容
工程建设资料,主要是指工程建设项目从提出、立项、审批、堪察设计、施工监理、生产准备、直至竣工验收的整个过程中形成的文件资料.通常来说,包括工程前期资料、堪察设计资料、工程管理资料、施工管理资料、技术资料、竣工决算和建设消耗资料、生产准备及考核资料、监理资料、检测资料、竣工验收文件资料等.
详细的来说,主要包括上级审批文件；项目计划立项文件；工程地质堪察文件；征地拆迁安置文件；相关合同协议；审计报告；工程相关照片、录像、录音、光盘；开工、竣工报告；图纸会审、设计变更材料；监理相关材料；配件、材料、半成品及成品质量证明文件和试
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2.当前我国工程建设资料管理存在的问题
2.1 工程建设资料不够完整.
由于工程建设项目工期较长,档案管理人员频繁更换,办公地点也存在经常转移的现象,使得工程建设资料不够完整成为我国工程建设资料管理上的主要问题.很多工程项目甚至存在竣工后没有档案材料的现象,能达到80%归档率的单位也只是少数,大多数单位存在大量的档案文件丢失,或者只有复印件现象.
2.2 工程建设资料管理模式不够规范.
由于缺少对资料管理相关标准规范的宣传和学习,工程建设主管领导对资料管理得视程度不够,工程人员、技术人员、监理人员缺乏资料管理相关知识,造成资料管理极不规范的情况,大量资料没有统一的标准,从格式到书写用纸、用笔,再到栏目设置和填写等,形形色色五花八门,极不利于工程建设资料的长期保存.
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2.3 工程建设资料管理人员素质急需提高
由于工程建设单位工程建设资料管理的重视程度不够,很多单位没有专业的资料管理人员,既便有资料管理人员也大多都是兼任,缺乏档案管理人员所需要的专业素养,很难适应工程建设资料管理的需要.成为我国工程建设管理上存在的又一大问题.
3.工程建设资料有效管理的措施
我国工程建设资料管理存在众多问题的原因,与工程建设主管单位重视程度不够、工程建设资料管理缺乏相关规定、施工单位资料管理技术不够、相关人员素质良莠不齐等有关.要有效的管理工程建设资料,可从以下几个方面着手进行.
3.1 强化工程建设资料管理意识,改变轻视档案管理的观念
由于施工过程十分繁忙,工程建设人员的大部分精力都集中在工地上,再加上工程建设资料的整理十分繁琐,而且没有直接的经济效益,使我国各行各业的工程建设中,一直存在“重建设轻档案”的现象,工程建设主管单位领导档案管理意施薄弱,施工单位对档案管理重视程度不够,需要相关资料时只是应付性整理,甚至很多施工单位是在工程结束竣工时才忙着整理资料,给工程档案管理带来极大的难度.这种档案管理意识薄弱的现象,是造成我国目前工程档案管理混乱、大量资料缺失的根本原因.
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要改变这种现象,必须加强对《档案法》及相关法律法规的宣传力度,加强建筑行业档案管理工作的法制教育工作,增强建设单位、施工单位以及各主管部门的档案管理意识,切实提高对工程建设档案管理工作的重视程度,为工程建设资料的收集和整理创造良好的主观环境.
3.2 建立和健全工程建设档案管理制度,提高工程建设档案管理的规范化
工程建设资料是对工程相关活动的记录,是对工程建设项目整个过程的真实写照,也是工程项目交工验收、质量评定、改建维护的主要参考依据.随着社会的发展,工程资料已经不再只包括施工合同、设计图纸、审批文件、自检审核等书面材料,还包括相关照片、录影、光盘软盘等资料.由于工程建设项目参建单位众多,施工人员、技术人员素质良莠不齐,没有统一的标准,没有规范的格式,是工程建设项目档案管理工作质量不高的一个重要因素.
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要提高工程建设档案管理质量,就必须强化档安材料的编制工作,制定出统一的标准,建立完善的档案管理制度,加强对工程建设档案资料的有序管理.只有按照了统一的标准编制工程资料,才能确保归档材料的准确、完备、规范,才能避免归档材料出现五花八门、混乱不堪的现象.
3.3 加强工程档案管理人员的培训力度,切实提高工程档案管理技术
工程档案管理人员及相关技术人员档案知识缺乏、业务素质偏低是我国工程档安管理上的又一个明显缺陷,很多工程监理人员甚至没有资质证书.要改变这一缺陷,必须加强工程档案管理人员的培训力度,提高档案管理人员的业务水平.运用现代化的科学技术和设备,从多个层次、多个角度,采用科学的管理方法进行档案管理.比如缩微档案、磁介质档案、电子档案等的运用,采用先进技术和先进管理方法,大力推进工程建设资料管理的网络化、信息化水平,确保工程档案管理的有效性和时序性.
4.结束语
工程建设资料管理工作,是工程建设过程中的一项重要工作.在我国经济和科技高速发展的情况下,我国建筑市场面临着巨大的挑战和激烈的竞争,面对着国际环境所带来的冲击在.如果依然延续以前陈旧的作法,重“建设轻档案”,势必给我们的工程建设项目带来众多潜在的风险.我们应该积极提高工程建设档案管理意识,加强工程档案的标准化、规划化程度,积极学习和借鉴国外先进的工程建设档案管理经验,保证工程建设相关资料的完整性、准确性、系统性,真实的记录和反映工程建设从立项到竣工的整个过程,为建设一流的工程项目提供强而有力的资料保证.
参考文献
[1]王晓艳,《水利工程档案管理工作浅析》,陕西水利,2010.5
[2]赵金玉,《对建设工程档安管理的体会与认识》,安徽建筑,2002.07
[3]张丽德,《建设工程声像档案管理探计》,福建建设科技,2008.06
[4]文玲,《浅谈工程建设项目档案管理》,湖南水利水电,2009.03
[5]闫亚珍,《目前工程档安管理工作中存在的问题及对策》,福建建筑,2009.11
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